Termin-Konflikte

Aufgabe: Sie verkürzen die Arbeitszeit eines Mitarbeiters oder schließen einen Tag. Für diese Zeit gibt es aber schon gebuchte Termine. Das System warnt Sie und fragt, wie Sie weiter vorgehen möchten.

Das System storniert oder verschiebt keine Termine automatisch. Sie entscheiden bewusst.

So sieht die Warnung aus

Wenn Sie im Arbeitsplan-Fenster im Tab Arbeitszeit auf Speichern klicken und dadurch bestehende Termine außerhalb der neuen Zeit liegen, öffnet sich ein Hinweisfenster:

Titel: „Termine außerhalb der neuen Arbeitszeit"
Text: „Folgende Termine liegen außerhalb von 09:00 - 17:00:" (die Zeit richtet sich nach Ihrer Eingabe; bei einem geschlossenen Tag steht dort Frei)
Ein Achtung-Hinweis
Eine Liste der betroffenen Termine mit Datum, Uhrzeit, Leistung und Kundenname
Der Hinweis: „Diese Termine bleiben bestehen, aber der Mitarbeiter gilt zu diesen Zeiten als ‚nicht verfügbar'."

So geht es

Sie haben zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Abbrechen und zuerst die Termine regeln

Klicken Sie im Hinweisfenster auf Abbrechen.
Die Arbeitszeit-Änderung wird nicht gespeichert. Alles bleibt unverändert.
Regeln Sie zuerst die betroffenen Termine (siehe unten Termine regeln).
Speichern Sie die Arbeitszeit danach erneut.

Das ist der saubere Weg, wenn die Termine wirklich weg oder verschoben werden sollen.

Möglichkeit 2: Trotzdem speichern

Klicken Sie im Hinweisfenster auf Trotzdem speichern.
Die neue Arbeitszeit wird sofort gespeichert.
Die bestehenden Termine bleiben im Kalender stehen. Der Mitarbeiter gilt zu diesen Zeiten aber offiziell als nicht verfügbar.

Das ist sinnvoll, wenn die Termine bewusst gehalten werden — zum Beispiel, weil Sie diese Termine schon direkt mit dem Kunden abgesprochen haben.

Termine regeln

Die betroffenen Termine sind in keinem Fall automatisch erledigt. Sie müssen sie selbst im Kalender bearbeiten:

Termin verschieben: Klicken Sie den Termin im Kalender an und wählen Sie Bearbeiten. Stellen Sie dort eine neue Uhrzeit oder ein neues Datum ein.
Termin stornieren: Klicken Sie den Termin an und wählen Sie Stornieren. Sie wählen einen Grund (zum Beispiel Studio storniert). Ist eine E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt, können Sie zusätzlich Stornierungsmail an Kunden senden aktivieren.
Kunden informieren: Wenn Sie Trotzdem speichern gewählt haben, informieren Sie die betroffenen Kunden am besten selbst. Für diese Termine wird keine automatische Nachricht verschickt.

Hinweise

Die Warnung erscheint nur im Tab Arbeitszeit — also wenn Sie die reguläre Arbeitszeit ändern oder für einen einzelnen Tag anpassen.
Beim Anlegen von Urlaub/Abwesenheit und beim Einstellen von Feiertagen erscheint diese Warnung nicht. Bereits gebuchte Termine in diesem Zeitraum bleiben ebenfalls bestehen und müssen bei Bedarf von Hand geregelt werden.
Geprüft werden nur Termine der nächsten Zeit (bei dauerhaften Änderungen bis etwa 6 Monate im Voraus). Termine, die noch weiter in der Zukunft liegen, tauchen in der Liste nicht auf.
Bereits stornierte Termine und Termine mit „Nicht erschienen" lösen keine Warnung aus.