Arbeitsplan

Der Arbeitsplan legt fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten ein Mitarbeiter regelmäßig arbeitet. Diese Zeiten steuern, wann Kunden Termine buchen können. Außerhalb der Arbeitszeit erscheint der Mitarbeiter im Kalender als nicht verfügbar.

Für eine einmalige Abweichung an einem einzelnen Tag nutzen Sie eine Ausnahme. Für Urlaub oder Krankheit gibt es Abwesenheiten, für gesetzliche Feiertage die Feiertags-Regelung.

Voraussetzungen

• Der Kalender ist aktiviert (siehe Kalender einrichten).
• Sie sind als Inhaber oder Manager angemeldet. Beide dürfen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter bearbeiten.
• Ein Mitarbeiter mit eigenem Konto kann seinen eigenen Arbeitsplan pflegen, sofern ihm die Berechtigung dafür erteilt wurde. Die Arbeitszeiten anderer Mitarbeiter sieht er dann nicht.

So funktioniert der Arbeitsplan

Der Arbeitsplan wird direkt aus dem Wochenkalender heraus bearbeitet. Sie schalten dafür den Arbeitszeiten-Modus ein, öffnen den gewünschten Tag in der Spalte des Mitarbeiters und wählen im Auswahl-Fenster die Aktion „Plan dauerhaft ändern".

Schritt für Schritt

Um die regelmäßige Wochenarbeitszeit eines Mitarbeiters festzulegen (zum Beispiel „Mo–Fr 09:00–17:00"), gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie den Kalender.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf den Schalter Arbeitszeiten. Der Kalender wechselt in den Arbeitszeiten-Modus.
3. Klicken Sie in die Tages-Spalte des Mitarbeiters, für den die Regel gelten soll. Ein Fenster öffnet sich.
4. Wählen Sie im Fenster unter Was möchtest du tun? die Option Plan dauerhaft ändern.
5. Klicken Sie auf Zeitslot hinzufügen. Es erscheint ein Zeitraum mit der Vorgabe 09:00–17:00.
6. Passen Sie Startzeit und Endzeit an.
7. Wählen Sie unter Auch für andere Wochentage: die weiteren Wochentage aus, an denen dieselben Zeiten gelten sollen. Der angeklickte Wochentag ist bereits ausgewählt und lässt sich hier nicht abwählen.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Die Arbeitszeit gilt ab dem angeklickten Datum für jeden ausgewählten Wochentag — so lange, bis Sie etwas Neues hinterlegen.

Die einzelnen Schritte sind in den folgenden Abschnitten genauer erklärt.

Was der Arbeitszeiten-Modus verändert

Solange der Arbeitszeiten-Modus aktiv ist, erkennen Sie das an drei Dingen:

• Oberhalb des Kalenders erscheint der Hinweis „Arbeitszeiten bearbeiten" mit einem Fertig-Schalter rechts.
• In jeder Tagesspalte des Mitarbeiters erscheint mittig ein großer Plus-Schalter.
• Termine sind nicht mehr anklickbar, solange der Modus aktiv ist.

Hinweis: In diesem Modus können Sie keine Termine bearbeiten. Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie mit den Arbeitszeiten fertig sind, um zur normalen Kalender-Ansicht zurückzukehren.

Das Auswahl-Fenster

Wenn Sie einen Tag öffnen, zeigt das Fenster oben den Mitarbeiter und den Tag an — zum Beispiel „Anna · Mittwoch, 20. Mai". Darunter steht unter Aktuell: der aktuell gültige Stand für diesen Tag: entweder die geltenden Uhrzeiten (z. B. „09:00–17:00") oder ein Hinweis wie Keine Arbeitszeit (frei).

Darunter fragt das Fenster „Was möchtest du tun?" und bietet vier Wege an:

• Plan dauerhaft ändern — die regelmäßige Wochenarbeitszeit. Das ist der Weg für den Arbeitsplan.
• Heute andere Zeiten — eine Ausnahme nur für diesen einen Tag.
• Frei nehmen — eine Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit.
• Feiertag konfigurieren — eine Feiertags-Regelung.

Existiert für den geöffneten Tag bereits eine Ausnahme, Abwesenheit oder Feiertags-Regelung, öffnet das Fenster direkt die passende Ansicht statt der Auswahl. Für den Arbeitsplan wählen Sie Plan dauerhaft ändern.

Arbeitszeit eintragen

Nach der Auswahl Plan dauerhaft ändern tragen Sie die Uhrzeiten ein.

1. Klicken Sie auf Zeitslot hinzufügen. Es erscheinen zwei Uhrzeit-Felder, getrennt durch einen Strich.
2. Wählen Sie links die Startzeit und rechts die Endzeit.

Neu vorgeschlagen wird 09:00–17:00. Die Uhrzeiten lassen sich in 5-Minuten-Schritten wählen. Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen, sonst wird das Feld rot markiert.

Pausen abbilden

Eine Pause (z. B. Mittagspause) bilden Sie ab, indem Sie zwei Zeitslots anlegen:

1. Tragen Sie den ersten Slot ein, z. B. 09:00–12:00.
2. Klicken Sie auf den grünen Plus-Schalter am rechten Rand des Slots.
3. Tragen Sie den zweiten Slot ein, z. B. 13:00–18:00.

Die Lücke zwischen den Slots (im Beispiel 12:00–13:00) gilt automatisch als Pause. In dieser Zeit kann kein Termin gebucht werden.

Tipp: Sie können mehrere Slots pro Tag anlegen — zum Beispiel morgens, mittags und abends. Die Slots dürfen sich nicht überschneiden.

Geltungsbereich und Enddatum

Die Aktion Plan dauerhaft ändern legt immer eine dauerhafte Regel an. Unter den Zeitslots steht daher der Hinweis „Jeden {Wochentag} ab {Datum}" — zum Beispiel „Jeden Mittwoch ab 20. Mai". Die Zeiten gelten also ab dem geöffneten Datum für jeden gleichen Wochentag, bis Sie etwas Neues hinterlegen.

Zusätzlich sehen Sie den blauen Hinweis „Bestehende Abwesenheiten und Ausnahmen bleiben erhalten." Ein neuer Arbeitsplan überschreibt also keinen Urlaub und keine einmaligen Ausnahmen.

Bis zu welchem Datum?

Standardmäßig gilt eine dauerhafte Arbeitszeit unbegrenzt — bis Sie selbst eine neue Regel anlegen. Soll sie nur in einem bestimmten Zeitraum gelten (z. B. eine Sommer-Saison), aktivieren Sie Enddatum festlegen. Es erscheint ein Datumsfeld. Die Arbeitszeit gilt dann vom Startdatum bis einschließlich dem gewählten Enddatum.

Wichtig: Das Enddatum muss nach dem Startdatum liegen. Ein gleiches oder früheres Datum wird mit der Meldung „Das Enddatum muss nach dem Startdatum liegen." abgelehnt.

Mehrere Wochentage in einem Schritt

Soll dieselbe Arbeitszeit für mehrere Wochentage gelten, müssen Sie nicht jeden Tag einzeln öffnen. Unter Auch für andere Wochentage: stehen die Wochentage Mo bis So als Schalter. Ein Klick fügt einen Tag hinzu oder entfernt ihn wieder.

Der ursprünglich geöffnete Wochentag ist farblich hervorgehoben und lässt sich nicht abwählen — die Zeiten gelten für ihn immer.

Beispiel: Sie öffnen Mittwoch, tragen 09:00–17:00 ein und wählen zusätzlich Mo und Fr aus. Ergebnis: An Mo, Mi und Fr arbeitet der Mitarbeiter ab dem 20. Mai jeweils 09:00–17:00. Di, Do, Sa und So bleiben unverändert.

Arbeitszeit speichern

Wenn alle Eingaben passen, klicken Sie unten rechts auf Speichern. Das Fenster schließt sich und der Kalender zeigt die neue Arbeitszeit ab dem gewählten Datum.

Konflikte mit bestehenden Terminen

Wenn bereits Termine außerhalb der neuen Arbeitszeit liegen (z. B. Sie kürzen den Tag, aber für 17:30 ist schon ein Termin gebucht), erscheint vor dem Speichern ein Hinweisfenster „Termine außerhalb der neuen Arbeitszeit". Es listet die betroffenen Termine mit Datum, Uhrzeit, Leistung und Kundenname auf.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Abbrechen — die Arbeitszeit wird nicht geändert, die Termine bleiben unverändert.
• Trotzdem speichern — die Arbeitszeit wird geändert. Die bestehenden Termine bleiben erhalten, der Mitarbeiter gilt außerhalb der neuen Arbeitszeit aber offiziell als nicht verfügbar.

Hinweis: Bestehende Termine werden nicht automatisch verschoben oder storniert. Möchten Sie einen Termin innerhalb der neuen Arbeitszeit haben, müssen Sie ihn separat verschieben. Wie das geht, steht unter Termine verwalten.

Einen Wochentag dauerhaft schließen

Soll ein Mitarbeiter an einem bestimmten Wochentag dauerhaft nicht arbeiten, schließen Sie den Tag so:

1. Öffnen Sie den gewünschten Tag und wählen Sie Plan dauerhaft ändern.
2. Klicken Sie auf Arbeitszeit entfernen unterhalb der Zeitslots. Alle Slots werden entfernt.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Der Tag gilt ab dem gewählten Datum dauerhaft als geschlossen. Kunden können an diesem Wochentag keinen Termin mehr buchen.

Hinweis: Im Fenster steht bei einem geschlossenen Tag „Keine Arbeitszeit (frei)". Gemeint ist damit, dass der Mitarbeiter an diesem Tag nicht arbeitet — der Tag ist für Buchungen geschlossen, nicht etwa „frei verfügbar".

Bestehende Arbeitszeit ändern

Eine dauerhafte Arbeitszeit ändern Sie genauso, wie Sie sie angelegt haben. Wichtig ist das gewählte Startdatum: Die neue Regel gilt ab diesem Datum, die alte bleibt für den Zeitraum davor bestehen.

1. Öffnen Sie einen Tag ab dem Datum, ab dem die neue Regel gelten soll.
2. Wählen Sie Plan dauerhaft ändern. Die aktuell gültigen Zeiten sind bereits eingetragen.
3. Passen Sie die Zeiten an oder fügen Sie Slots hinzu bzw. entfernen Sie welche.
4. Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Wochentage aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet seit dem 1. Januar Mo–Fr 09:00–17:00. Ab dem 1. Juli soll er 10:00–18:00 arbeiten. Sie öffnen einen Tag ab dem 1. Juli, tragen 10:00–18:00 ein, wählen Mo–Fr aus und speichern. Bis 30. Juni gilt 09:00–17:00, ab 1. Juli 10:00–18:00. Frühere Zeiten bleiben für ihre Vergangenheit gültig, und jede Änderung ist im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen „Plan dauerhaft ändern" und „Heute andere Zeiten"?

• Plan dauerhaft ändern legt die regelmäßige Arbeitszeit an, die ab einem Datum für jeden gleichen Wochentag gilt.
• Heute andere Zeiten ist eine Ausnahme nur für den einen geöffneten Tag. Sie überschreibt die Regelzeit ausschließlich an diesem Tag und lässt den restlichen Arbeitsplan unberührt.

Werden Urlaub oder Ausnahmen überschrieben, wenn ich eine neue Arbeitszeit speichere?

Nein. Beim Anlegen einer dauerhaften Arbeitszeit sehen Sie den Hinweis „Bestehende Abwesenheiten und Ausnahmen bleiben erhalten." Urlaub, Krankheit und einmalige Ausnahmen werden nicht angetastet.

Kann ein Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplan ändern?

Ja, sofern er ein eigenes Konto und die entsprechende Berechtigung hat. Er sieht dann nur seine eigenen Arbeitszeiten und kann nur diese bearbeiten. Inhaber und Manager können die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter des Studios bearbeiten.

Was sieht der Kunde auf der Buchungsseite?

Außerhalb der Arbeitszeit sieht der Kunde keine buchbaren Termine. Pausen zwischen zwei Zeitslots gelten ebenfalls als nicht buchbar. Ist ein Wochentag geschlossen, wird er auf der Buchungsseite nicht angeboten.