Ausnahmen

Eine Ausnahme ist eine einmalige Abweichung vom regulären Arbeitsplan für einen einzelnen Tag. Sie nutzen Ausnahmen, wenn ein Mitarbeiter an genau diesem Tag andere Zeiten hat als sonst — ohne dass sich an der regelmäßigen Arbeitszeit etwas ändert.

Sobald Sie die Ausnahme wieder löschen, gilt automatisch die Regelzeit aus dem Arbeitsplan.

Voraussetzungen

• Der Kalender ist aktiviert und mindestens ein Mitarbeiter ist im Team angelegt.
• Sie dürfen Arbeitszeiten verwalten. Es gibt zwei Stufen: Wer alle Arbeitszeiten pflegen darf (Berechtigung „manageAvailability:all", meist Inhaber und Manager), kann Ausnahmen für jeden Mitarbeiter anlegen. Wer nur die eigenen Zeiten pflegen darf („manageAvailability:own"), kann Ausnahmen nur für die eigene Spalte setzen. Fehlt beides, bleibt die Ausnahme-Funktion für diesen Mitarbeiter gesperrt.

Wann eine Ausnahme, wann etwas anderes?

Ausnahmen betreffen immer nur einen einzelnen Tag. Für alles Wiederkehrende oder Längere gibt es passendere Werkzeuge:

Situation	Geeignetes Werkzeug
Heute mal länger oder kürzer arbeiten (z. B. wegen Arzttermin)	Ausnahme
Diesen Samstag ausnahmsweise arbeiten, obwohl normalerweise frei	Ausnahme
Ab nächstem Monat dauerhaft andere Zeiten	Arbeitsplan
Ein ganzer Tag oder mehrere Tage komplett frei (Urlaub, Krankheit)	Abwesenheiten
Sonderregelung an einem gesetzlichen Feiertag	Feiertage

Wichtig: Über eine Ausnahme können Sie einen Tag nur mit anderen Arbeitszeiten belegen, ihn aber nicht vollständig schließen. Möchten Sie einen Tag ganz freigeben, nutzen Sie stattdessen die Funktion Frei nehmen (siehe Abschnitt „Einen Tag ganz freigeben").

So funktioniert eine Ausnahme

Der Arbeitsplan und die Ausnahme sind zwei getrennte Ebenen. Der Arbeitsplan legt die Regelzeit für jeden Wochentag fest. Eine Ausnahme legt sich für genau ein Datum darüber und gewinnt dort. An allen anderen gleichen Wochentagen bleibt die Regelzeit unverändert.

Ist für denselben Tag auch eine Abwesenheit (Urlaub oder Krankheit) eingetragen, gilt die Abwesenheit vor der Ausnahme — der Mitarbeiter ist dann trotz Ausnahme frei.

Ausnahme anlegen

Ausnahmen pflegen Sie direkt im Kalender. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Kalender in der Wochenansicht.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf den Schalter Arbeitszeiten. Der Kalender wechselt in den Arbeitszeiten-Modus.
3. Klicken Sie in der Spalte des betroffenen Tages auf den runden +-Button in der Mitte. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster Arbeitszeit für diesen Mitarbeiter und diesen Tag.
4. Wählen Sie die Karte Heute andere Zeiten (Untertitel: „Ausnahme nur heute").
5. Klicken Sie auf Zeitslot hinzufügen und tragen Sie Startzeit und Endzeit ein, zum Beispiel 10:00–14:00.
6. Für eine Mittagspause tragen Sie zwei Zeitfenster ein, etwa 09:00–12:00 und 14:00–18:00. Die Lücke dazwischen gilt automatisch als Pause.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Zeit gilt jetzt nur für diesen Tag. Ab dem nächsten gleichen Wochentag greift wieder der reguläre Plan.

Der Speichern-Knopf ist so lange grau, wie kein Zeitfenster eingetragen ist — mindestens ein Zeitfenster ist Pflicht.

Hinweis: Die Ausnahme gilt ausschließlich für dieses eine Datum. Der reguläre Arbeitsplan und alle anderen Wochentage bleiben unangetastet.

Eine bestehende Ausnahme erkennen

Klicken Sie in der Spalte des Tages erneut auf den +-Button, öffnet sich das Bearbeitungsfenster direkt bei der Ausnahme. Oben zeigt es eine Status-Karte mit der aktuellen Zeit und dem Zusatz Ausnahme nur heute. Unter dem Fenstertitel steht außerdem Aktuell: Andere Zeiten (bzw. die eingetragenen Uhrzeiten).

Wechseln Sie in die Ausnahme-Ansicht, erscheint zusätzlich ein blauer Hinweis mit dem Text „Diese Arbeitszeit gilt nur für diesen Tag." Darunter steht unter Nach Löschen die Zeit, die ohne die Ausnahme gelten würde — also die Regelzeit aus dem Arbeitsplan. Steht dort Keine Arbeitszeit (frei), ist für diesen Wochentag kein Arbeitsplan hinterlegt.

Ausnahme ändern

Öffnen Sie den Tag über den +-Button erneut, wählen Sie Bearbeiten an der Status-Karte, passen Sie die Zeitslots an und speichern Sie. Die neue Eingabe ersetzt die bisherige Ausnahme vollständig. Pro Mitarbeiter und Tag gibt es immer nur eine Ausnahme.

Ausnahme löschen

Zum Entfernen einer Ausnahme öffnen Sie das Bearbeitungsfenster des Tages und wählen an der Status-Karte das Papierkorb-Symbol (oder im blauen Hinweis den Punkt Ausnahme löschen). Es erscheint ein Bestätigungsfenster „Ausnahme löschen" mit dem Text „Möchten Sie diese Ausnahme wirklich löschen? Die Regelzeit wird wieder aktiv." Darunter zeigt ein Vorschau-Block unter Nach Löschen gilt:, welche Zeit anschließend greift.

Nach der Bestätigung gilt für den Tag wieder die Regelzeit aus dem Arbeitsplan. Ist keine Regelzeit hinterlegt, ist der Tag danach ohne Arbeitszeit.

Einen Tag ganz freigeben

Ein Tag lässt sich über eine Ausnahme nicht komplett schließen — dafür ist mindestens ein Zeitfenster nötig. Soll der Mitarbeiter an einem einzelnen Tag gar nicht arbeiten, nutzen Sie im selben Bearbeitungsfenster die Karte Frei nehmen:

1. Öffnen Sie das Fenster über den +-Button (wie im Abschnitt „Ausnahme anlegen", Schritte 1 bis 3).
2. Wählen Sie die Karte Frei nehmen.
3. Wählen Sie einen Typ (Urlaub, Krankheit oder Sonstiges).
4. Wählen Sie beim Zeitraum denselben Tag als Start- und Enddatum aus. So gilt der Eintrag nur für diesen einen Tag.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Kunden sehen für den Tag dann keine buchbaren Termine. Details dazu finden Sie unter Abwesenheiten.

Konflikte mit bestehenden Terminen

Führt eine neue Ausnahme dazu, dass bereits gebuchte Termine außerhalb der neuen Arbeitszeit liegen, erscheint vor dem Speichern ein Warnfenster mit dem Titel „Termine außerhalb der neuen Arbeitszeit". Es listet die betroffenen Termine mit Datum, Uhrzeit, Leistung und Kundenname auf.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Abbrechen — die Ausnahme wird nicht gespeichert, alles bleibt wie bisher.
• Trotzdem speichern — die Ausnahme wird gespeichert. Die Termine bleiben bestehen, der Mitarbeiter gilt zu diesen Zeiten aber als nicht verfügbar.

Wichtig: Bestehende Termine werden weder verschoben noch storniert. Kümmern Sie sich bei Bedarf separat über den Kalender um die betroffenen Termine — verschieben oder stornieren Sie sie einzeln über den jeweiligen Termin.

Häufige Fragen

Ändert eine Ausnahme meinen Arbeitsplan?

Nein. Ausnahme und Arbeitsplan sind unabhängig. Die Ausnahme legt sich nur über das eine Datum. Der reguläre Plan gilt für alle anderen Tage unverändert weiter.

Bleiben Ausnahmen erhalten, wenn ich später die Regelzeit ändere?

Ja. Wenn Sie eine neue dauerhafte Arbeitszeit speichern, sehen Sie sogar den Hinweis „Bestehende Abwesenheiten und Ausnahmen bleiben erhalten." Ausnahmen müssen Sie bei Bedarf separat löschen oder anpassen.

Wie viele Ausnahmen kann ich pro Tag anlegen?

Genau eine je Mitarbeiter und Tag. Speichern Sie für denselben Tag erneut, ersetzt die neue Eingabe die alte Ausnahme. Innerhalb einer Ausnahme können Sie aber mehrere Zeitfenster kombinieren (z. B. mit Mittagspause).

Ich habe eine Ausnahme angelegt, obwohl gar keine Regelzeit besteht — was passiert beim Löschen?

Beim Löschen greift dann Keine Arbeitszeit (frei). Der Tag ist danach also ohne Arbeitszeit, und der Mitarbeiter wird für diesen Wochentag standardmäßig nicht eingeplant.

Warum kann ich einen Tag nicht direkt über die Ausnahme schließen?

Das ist bewusst so gelöst, damit ein leeres Zeitfenster nicht versehentlich einen ganzen Tag sperrt. Zum Freigeben eines Tages verwenden Sie die Funktion Frei nehmen (siehe Abwesenheiten).