Abwesenheiten

Eine Abwesenheit sperrt einen Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum — Urlaub, Krankheit oder Sonstiges. Solange eine Abwesenheit läuft, ist der Mitarbeiter nicht buchbar: Kunden können auf der Buchungsseite keinen Termin bei ihm wählen.

Für einen einzelnen Nachmittag oder einen halben Tag ist eine Abwesenheit übertrieben. Nutzen Sie dafür eine Ausnahme. Gesetzliche Feiertage haben eine eigene Regelung, siehe Feiertage.

Voraussetzungen

• Der Kalender ist aktiviert und der Mitarbeiter hat einen Arbeitsplan.
• Sie dürfen Verfügbarkeiten pflegen. Inhaber und Manager dürfen Abwesenheiten für alle Mitarbeiter anlegen. Ein normaler Mitarbeiter darf nur seine eigenen Abwesenheiten pflegen, sofern ihm die Berechtigung dafür erteilt wurde.

Hinweis: Der Zugriff hängt an der Berechtigung „Verfügbarkeit verwalten". Wer sie nur für sich selbst hat, sieht beim Versuch, einen Kollegen zu sperren, die Meldung „Keine Berechtigung für andere Mitarbeiter".

Wann eine Abwesenheit, wann eine Ausnahme?

Eine Abwesenheit ist für ganze Tage und mehrtägige Zeiträume gedacht. Eine Ausnahme passt nur die Zeiten eines einzelnen Tages an.

Situation	Geeignete Lösung
Zwei Wochen Sommerurlaub	Abwesenheit (Urlaub)
Drei Tage krank	Abwesenheit (Krankheit)
Fortbildung über mehrere Tage	Abwesenheit (Sonstiges)
Ein Nachmittag Arzttermin	Ausnahme
Heute später anfangen	Ausnahme

Die drei Abwesenheits-Typen

Beim Anlegen wählen Sie einen Typ. Er ändert nichts an der Sperre selbst — der Mitarbeiter ist in allen drei Fällen gleich blockiert. Der Typ dient nur der Übersicht im Kalender: Jeder Typ hat ein eigenes Symbol und eine eigene Farbe.

Typ	Symbol / Farbe	Wofür
Urlaub	Palme, grün	Geplante Abwesenheit, Erholung
Krankheit	Fieberthermometer, rot	Krankheitsbedingter Ausfall
Sonstiges	durchgestrichener Kalender, grau	Alles andere — Fortbildung, Behördentermin, Sonderurlaub

Abwesenheit anlegen

Sie legen eine Abwesenheit direkt im Kalender an:

1. Öffnen Sie den Kalender in der Wochenansicht.
2. Wählen Sie links den betroffenen Mitarbeiter aus.
3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Schalter Arbeitszeiten.
4. Klicken Sie auf den +-Button eines Tages im geplanten Zeitraum. Das genaue Start- und Enddatum legen Sie gleich noch fest.
5. Klicken Sie im Fenster auf die Karte Frei nehmen.
6. Wählen Sie oben unter Typ die passende Kategorie: Urlaub (bereits vorausgewählt), Krankheit oder Sonstiges.
7. Klicken Sie auf Zeitraum und wählen Sie Start- und Enddatum (siehe unten).
8. Tragen Sie unter Kommentar (optional) bei Bedarf eine kurze Notiz ein.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern gilt die Abwesenheit sofort. Alle Tage im gewählten Zeitraum sind für diesen Mitarbeiter gesperrt, und Kunden können dort keinen Termin mehr buchen.

Zeitraum: beide Tage zählen mit

Wenn Sie auf Zeitraum klicken, öffnet sich ein Kalender: erst das Startdatum anklicken, dann das Enddatum. Beide Tage sind eingeschlossen. Eine Abwesenheit vom 1. bis 15. August sperrt also auch den 15. August komplett.

Für einen einzelnen Tag — etwa eine Krankmeldung über einen Tag — klicken Sie zweimal auf denselben Tag: einmal als Start, einmal als Ende. Haben Sie den +-Button eines Tages angeklickt, ist dieser Tag bereits als Start und Ende vorbelegt.

Kommentar (optional)

Im Feld Kommentar können Sie eine kurze Notiz hinterlegen, zum Beispiel „Familienurlaub" oder „Erkältung". Der Kommentar ist rein intern und auf 500 Zeichen begrenzt. Kunden sehen ihn nie. Er erscheint später beim Aufrufen der Abwesenheit im Kalender.

Bestehende Abwesenheit ansehen, bearbeiten und löschen

Öffnen Sie im Modus Arbeitszeiten einen Tag, an dem bereits eine Abwesenheit läuft, springt das Fenster direkt in die Abwesenheits-Ansicht. Sie sehen dort in einem grauen Block:

• den Typ mit Symbol (zum Beispiel die Palme für Urlaub),
• den Zeitraum in voller Schreibweise, etwa „12. Mai 2026 – 26. Mai 2026",
• den Kommentar in Anführungszeichen, falls Sie einen eingetragen haben.

Darunter finden Sie die Buttons Bearbeiten und Löschen.

Bearbeiten

Über Bearbeiten blenden sich die Felder wieder ein. Sie können Typ, Zeitraum und Kommentar ändern. Mit Speichern übernehmen Sie die Änderung, mit Bearbeiten abbrechen verwerfen Sie sie und kehren zur Ansicht zurück.

Hinweis: Eine Abwesenheit ist immer ein zusammenhängender Block. Wenn Sie mitten in einer Urlaubswoche doch arbeiten möchten, verkürzen Sie den Zeitraum oder löschen die Abwesenheit und legen zwei kürzere neu an.

Löschen

Über Löschen erscheint ein Bestätigungsfenster mit dem Text „Möchten Sie diese Abwesenheit wirklich löschen?". Das Fenster zeigt außerdem an, was nach dem Löschen für den Zeitraum gilt — meist „Der reguläre Plan greift wieder.", bei besonderen Tagen auch die dann gültigen Zeiten oder „geschlossen".

Nach dem Bestätigen ist die Sperre aufgehoben. Für den vorher gesperrten Zeitraum gilt wieder die normale Zeit aus dem Arbeitsplan, und Kunden können dort wieder Termine buchen.

Warnung: Eine gelöschte Abwesenheit lässt sich nicht wiederherstellen. Legen Sie sie im Zweifel einfach neu an.

Bestehende Termine während einer Abwesenheit

Wenn im Abwesenheitszeitraum bereits Termine gebucht sind, werden diese beim Anlegen der Abwesenheit nicht automatisch storniert oder verschoben. Es erscheint auch keine Warnung. Die Termine bleiben im Kalender stehen, der Mitarbeiter gilt aber offiziell als nicht verfügbar.

Wichtig: Prüfen Sie nach dem Eintragen einer Abwesenheit die betroffenen Tage im Kalender. Kontaktieren Sie betroffene Kunden und verschieben oder stornieren Sie deren Termine von Hand.

Häufige Fragen

Was sieht der Kunde auf der Buchungsseite?

Während der Abwesenheit ist der Mitarbeiter auf der Buchungsseite nicht auswählbar. Hat Ihr Studio mehrere Mitarbeiter, sieht der Kunde nur die noch verfügbaren Kollegen. Hat das Studio nur diesen einen Mitarbeiter, ist für den Zeitraum gar kein Termin buchbar.

Werden Mitarbeiter oder Kunden automatisch benachrichtigt?

Nein. Das Eintragen einer Abwesenheit verschickt keine Nachricht. Informieren Sie betroffene Mitarbeiter und Kunden selbst.

Kann ich mehrere Abwesenheiten für denselben Mitarbeiter anlegen?

Ja, beliebig viele — zum Beispiel zwei getrennte Urlaubsblöcke im Jahr. Die Zeiträume dürfen sich allerdings nicht überschneiden, pro Tag ist nur eine Abwesenheit möglich. Versuchen Sie es doch, meldet das System „Es existiert bereits eine überlappende Abwesenheit". Legen Sie in dem Fall die Blöcke ohne Überlappung an oder passen Sie den bestehenden Block an.

Startdatum liegt hinter dem Enddatum — was passiert?

Das lässt sich nicht speichern. Das System meldet „Startdatum muss vor Enddatum liegen". Wählen Sie den Zeitraum erneut, Start vor Ende.

Was passiert mit Arbeitsplan und Ausnahmen während der Abwesenheit?

Der reguläre Arbeitsplan und alle Ausnahmen bleiben gespeichert. Die Abwesenheit überlagert sie nur für ihren Zeitraum. Sobald die Abwesenheit endet oder gelöscht wird, gilt automatisch wieder die ursprüngliche Regelung.