Berechtigungen

Wer in Ihrem Konto was darf, steuern Sie über zwei Ebenen: die Rolle einer Person in der Organisation und die feinen Studio-Berechtigungen pro Mitarbeiter und Studio. Diese Seite erklärt beide Ebenen und alle einzelnen Berechtigungen.

Voraussetzungen

• Sie müssen Inhaber oder Manager sein, um Rollen und Berechtigungen anderer zu ändern.
• Ein Mitarbeiter braucht ein verknüpftes Benutzerkonto, damit Berechtigungen wirksam werden. Ohne Konto werden gesetzte Berechtigungen erst nach der Verknüpfung aktiv.

Die zwei Ebenen im Überblick

1. Organisations-Rolle. Jedes Mitglied hat genau eine Rolle: Inhaber, Manager oder Mitarbeiter. Die Rolle legt den Grundrahmen fest und entscheidet über Bereiche wie Abrechnung, Live-Schaltung und Team-Verwaltung.

2. Studio-Berechtigungen. Nur für Mitarbeiter zusätzlich einstellbar, und zwar getrennt für jedes Studio. Damit steuern Sie zum Beispiel, ob jemand nur eigene oder alle Termine sieht.

Wichtig: Inhaber und Manager haben automatisch vollen Zugriff auf alle Studios. Bei ihnen haben die Studio-Berechtigungen keine Wirkung, das Berechtigungs-Formular ist für sie gesperrt.

Die drei Rollen

Rolle	Bedeutung
Inhaber	Der Eigentümer des Kontos. Voller Zugriff auf alles, auch auf Abrechnung, Live-Schaltung und Datenexport. Es gibt genau einen Inhaber.
Manager	Voller Zugriff auf alle Studios und die Team-Verwaltung. Kann aber keine neuen Studios anlegen, die Abrechnung nicht verwalten und das Konto nicht live schalten.
Mitarbeiter	Grundzugang. Was ein Mitarbeiter sieht und tun darf, bestimmen Sie fein über die Studio-Berechtigungen, getrennt je Studio.

Was nur der Inhaber darf

Manche Aktionen bleiben allein dem Inhaber vorbehalten, auch ein Manager kann sie nicht ausführen:

• Neue Studios anlegen
• Das Abonnement und die Zahlungsdaten verwalten
• Das Konto live schalten (Online-Buchungen aktivieren)
• Den Gutschein-Shop einrichten (Auszahlungs-Anmeldung)
• Daten als CSV exportieren (Kunden, Termine, Gutscheine, Einlösungen)
• Die Inhaberschaft an eine andere Person übertragen

Rollen ändern

Rollen ändern kann nur der Inhaber. Sie können jemanden zwischen Manager und Mitarbeiter umstellen.

Die Rolle Inhaber lässt sich nicht direkt vergeben. Um jemanden zum Inhaber zu machen, übertragen Sie die Inhaberschaft. Dabei werden Sie selbst automatisch zum Manager. Der letzte verbleibende Inhaber kann nicht herabgestuft werden.

Hinweis: Beim Herabstufen einer Person wird diese aus Sicherheitsgründen aus allen offenen Sitzungen abgemeldet. Die neue, eingeschränkte Rolle greift damit sofort und nicht erst beim nächsten Login.

Endgültiges Löschen von Kunden (Manager)

Ein Manager darf Kundendaten normalerweise nicht endgültig löschen. Der Inhaber kann diese Erlaubnis pro Manager einzeln freischalten. Wird der Manager später zum Mitarbeiter herabgestuft, entfällt die Erlaubnis automatisch.

Studio-Berechtigungen für Mitarbeiter

Studio-Berechtigungen konfigurieren Sie im Studio-Team-Bereich für jeden Mitarbeiter einzeln. Hat ein Mitarbeiter Zugang zu mehreren Studios, stellen Sie die Berechtigungen für jedes Studio getrennt ein. Ein Mitarbeiter kann also im Studio A alle Termine sehen und im Studio B nur die eigenen.

Änderungen wirken erst, wenn Sie unten auf Speichern klicken. Danach greifen sie beim nächsten Aufruf des Mitarbeiters. Eine erneute Anmeldung ist nicht nötig.

Das Formular hat zwei Abschnitte: Kalender und Verwaltung.

Reichweite: „Aus", „Eigene" oder „Alle"

Mehrere Kalender-Berechtigungen haben eine Reichweite. Sie wählen zwischen drei Stufen:

• Aus — die Berechtigung ist nicht erteilt.
• Eigene — gilt nur für Termine, an denen der Mitarbeiter selbst beteiligt ist.
• Alle — gilt für die Termine aller Mitarbeiter im Studio.

Hinweis: Die Reichweite von Termine hinzufügen, Termine bearbeiten und Termine absagen darf nie größer sein als die von Termine ansehen. Setzen Sie „Termine ansehen" auf „Eigene", werden diese drei automatisch mit heruntergestuft. „Alle" ist bei ihnen gesperrt, solange „Termine ansehen" nicht auf „Alle" steht.

Abschnitt Kalender

Berechtigung	Reichweite	Was sie bewirkt
Termine ansehen	Eigene / Alle	Legt fest, welche Termine im Kalender sichtbar sind. „Eigene" zeigt nur eigene Termine, „Alle" zeigt die aller Mitarbeiter. Diese Berechtigung hat als kleinste Stufe „Eigene", ein völliges „Aus" gibt es nicht.
Termine hinzufügen	Aus / Eigene / Alle	Erlaubt das Erstellen neuer Termine. Bei „Eigene" nur für sich selbst, bei „Alle" auch für andere Mitarbeiter.
Termine bearbeiten	Aus / Eigene / Alle	Erlaubt das Ändern bestehender Termine, etwa Zeit oder Notizen.
Termine absagen	Aus / Eigene / Alle	Erlaubt das Absagen von Terminen. Der Kunde wird dabei benachrichtigt.
Verfügbarkeit verwalten	Aus / Eigene / Alle	Erlaubt das Pflegen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Innerhalb des Kalender-Abschnitts gibt es zwei Zusatz-Schalter, die von einer Hauptberechtigung abhängen:

Kundenkontaktdaten (unter „Termine ansehen"). Ist er aktiv, sieht der Mitarbeiter Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Kunden in den Termindetails. Ohne ihn bleiben diese Angaben verborgen. Der Schalter erscheint nur, wenn der Mitarbeiter überhaupt Termine sehen darf.

Hinweis: Sobald ein Mitarbeiter Termine hinzufügen, bearbeiten oder absagen darf, wird „Kundenkontaktdaten" automatisch mitaktiviert und lässt sich nicht mehr abschalten. Wer Termine bearbeitet, braucht die Kontaktdaten.

Terminkonflikte überschreiben (unter „Termine bearbeiten"). Ist er aktiv, kann der Mitarbeiter Termine auch dann anlegen, wenn es Überschneidungen oder Verfügbarkeits-Konflikte gibt. Der Schalter erscheint nur, wenn der Mitarbeiter Termine bearbeiten darf.

Abschnitt Verwaltung

Diese Berechtigungen sind einfache Ja/Nein-Schalter ohne Reichweite.

Berechtigung	Was sie bewirkt
Archiv verwalten	Zugriff auf das Archiv: Termine archivieren und endgültig löschen. Setzt voraus, dass alle vier Termin-Berechtigungen (Ansehen, Hinzufügen, Bearbeiten, Absagen) auf „Alle" stehen. Sonst ist der Schalter gesperrt.
Bewertungen verwalten	Zugriff auf den Bewertungen-Bereich: Kundenbewertungen ansehen und beantworten.
Vorschläge verwalten	Zugriff auf den Vorschläge-Bereich: Änderungsvorschläge von Besuchern des Verzeichnisses einsehen und bearbeiten.
Kalendereinstellungen verwalten	Zugriff auf die Kalendereinstellungen: Design, Buchungsregeln, Buchungsfelder, Richtlinien und Kundenbenachrichtigungen.
Studio-Profil bearbeiten	Ändern der Stammdaten: Name, Adresse, Kontakt, Bilder, Öffnungszeiten und Ausstattungsmerkmale.
Services bearbeiten	Services (Behandlungen) erstellen, bearbeiten und löschen.
Berichte ansehen	Berichte und Statistiken einsehen.

Warnung: „Archiv verwalten" umfasst das endgültige Löschen von Terminen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Vergeben Sie diese Berechtigung sparsam.

Neue Mitarbeiter: Standard-Berechtigungen

Ein neu angelegter Mitarbeiter startet bewusst mit sehr wenig: Er darf nur die eigenen Termine ansehen. Alle weiteren Rechte vergeben Sie danach gezielt. So sieht niemand versehentlich mehr, als er soll.

Was passiert, wenn eine Berechtigung fehlt

Fehlt einem Mitarbeiter eine Berechtigung, ist der jeweilige Bereich für ihn nicht erreichbar. Der zugehörige Menüpunkt wird ausgeblendet, und Schaltflächen wie „Termin bearbeiten" oder „Absagen" erscheinen erst gar nicht. Es gibt keine sichtbare, aber gesperrte Ansicht: Was jemand nicht darf, sieht er auch nicht.

Tagesreport per E-Mail

Der Tagesreport ist ein separates Thema und wird nicht über die Berechtigungs-Liste gesteuert, sondern über die Benachrichtigungs-Einstellungen eines Mitarbeiters. Der Umfang des Reports richtet sich nach der Termin-Reichweite: Wer nur eigene Termine sehen darf, erhält einen Report über die eigenen Termine. Wer alle Termine sehen darf, kann einen Report über alle Termine des Studios erhalten.