Gutschein einlösen — Hilfe-Center

Wenn ein Kunde mit einem gekauften Gutschein bezahlen möchte, lösen Sie ihn ein. Dabei wird der genutzte Betrag vom Guthaben abgezogen. Es gibt zwei Wege: den Selbst-Einlöse-Weg (Kunde gibt den PIN ein) und die manuelle Einlösung aus dem Dashboard (ohne PIN). Beide sind auf denselben Gutschein anwendbar.

Voraussetzungen

Der Gutschein wurde bezahlt und ist aktiv. Nicht bezahlte, stornierte, gesperrte oder abgelaufene Gutscheine lassen sich nicht einlösen.
Für die manuelle Einlösung im Dashboard müssen Sie als Inhaber oder Manager angemeldet sein. Mitarbeiter mit der Rolle „Staff" können nicht manuell einlösen.
Der Selbst-Einlöse-Weg über die Einlöse-Seite braucht keinen Login.

So funktioniert das Guthaben

Jeder Gutschein hat ein Guthaben in Euro. Sie müssen nicht immer den ganzen Gutschein auf einmal verbrauchen. Löst ein Kunde nur einen Teil ein, bleibt der Rest als Restguthaben stehen und kann später weiter genutzt werden.

Beispiel: Ein Gutschein über 60 € wird mit 45 € eingelöst. Danach hat der Gutschein noch 15 € Restguthaben. Der Kunde kann diese 15 € bei einem späteren Besuch einlösen.

Hinweis: Ein Betrag kann höchstens so hoch sein wie das verfügbare Restguthaben. Sie können nicht mehr einlösen, als noch auf dem Gutschein ist.

Weg 1: Kunde löst selbst ein (mit PIN)

Auf jedem Gutschein stehen ein 16-stelliger Code und ein 6-stelliger PIN. Über die Einlöse-Seite prüft und verbraucht der Kunde sein Guthaben selbst. Die Seite erreichen Sie über die Adresse .../check Ihres Studios. Der QR-Code auf dem Gutschein führt direkt dorthin und trägt den Code bereits ein.

Der Ablauf hat fünf Schritte:

Code eingeben. Der Code besteht aus 16 Ziffern (Format 1234-5678-9012-3456). Alternativ kann der QR-Code auf dem Gutschein mit der Kamera gescannt werden.
Guthaben ansehen. Die Seite zeigt das verfügbare Guthaben, das Gültigkeitsdatum und das ausstellende Studio. Wurde der Gutschein rabattiert verkauft oder bereits teilweise erstattet, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Betrag wählen. Der Kunde gibt den einzulösenden Betrag ein. Dieser lässt sich nicht höher setzen als das Restguthaben.
PIN eingeben. Der 6-stellige PIN bestätigt die Einlösung. Optional kann ein interner Vermerk hinzugefügt werden — dieser ist nur für Sie als Studio sichtbar, nicht für den Kunden.
Bestätigung. Der Kunde sieht den eingelösten Betrag und das verbleibende Guthaben.

Wichtig: Die Einlöse-Seite zeigt den Warnhinweis „Die Einlösung kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte erst einlösen, wenn wir darum bitten." Der Kunde soll den PIN also erst am Tresen eingeben, wenn Sie die Zahlung tatsächlich entgegennehmen.

Wenn der PIN falsch ist

Nach dem dritten falschen PIN wird der Gutschein für 30 Minuten gesperrt. Während dieser Sperre ist keine Einlösung möglich. Nach Ablauf der 30 Minuten kann der Kunde es erneut versuchen. Die Seite zeigt bei jedem Fehlversuch, wie viele Versuche noch übrig sind.

Tipp: Ein mehrfach falscher PIN deutet meist auf einen Tippfehler oder ein verwechseltes Feld hin (Code statt PIN). Prüfen Sie mit dem Kunden gemeinsam, ob die richtigen Ziffern eingegeben werden.

Gutscheine anderer Studios

Ein Kunde kann über die Einlöse-Seite auch den Code eines Gutscheins eingeben, der von einem anderen Studio ausgestellt wurde. In diesem Fall erscheint ein Hinweis mit dem Namen des ausstellenden Studios. Eingelöst wird immer beim ausstellenden Studio — nicht bei Ihnen.

Weg 2: Manuell einlösen im Dashboard (ohne PIN)

Als Inhaber oder Manager können Sie eine Einlösung direkt im Dashboard erfassen, ohne dass der Kunde einen PIN eingibt. Das ist praktisch, wenn der Kunde den PIN nicht zur Hand hat oder Sie die Einlösung selbst am Tresen abwickeln.

Öffnen Sie das Dashboard.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Gutschein-Shop → Verkäufe.
Suchen Sie den Gutschein in der Liste und öffnen Sie das Aktionsmenü (drei Punkte).
Wählen Sie Manuell einlösen.
Geben Sie den Einlöse-Betrag in Euro ein. Angezeigt wird das verfügbare Guthaben als Obergrenze.
Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu (z. B. die zugrunde liegende Dienstleistung, bis zu 500 Zeichen).
Bestätigen Sie mit Einlösen.

Nach dem Einlösen wird der Betrag vom Guthaben abgezogen. Der Vorgang erscheint anschließend in der Übersicht Einlösungen.

Warnung: Bei der manuellen Einlösung wird kein PIN abgefragt. Stellen Sie deshalb sicher, dass der Gutschein wirklich zum Kunden gehört, bevor Sie den Betrag abbuchen.

Einlösungen einsehen

Alle Einlösungen finden Sie im Dashboard unter Gutschein-Shop → Einlösungen. Diese Seite können nur Inhaber und Manager öffnen.

Oben sehen Sie vier Kennzahlen:

Kennzahl	Bedeutung
Einlösungen	Anzahl aller Einlösungen insgesamt
Eingelöster Wert	Summe aller eingelösten Beträge in Euro
Heute	Anzahl der Einlösungen des heutigen Tages
Durchschnittl. Betrag	Durchschnittlicher Betrag pro Einlösung

In der Tabelle darunter sehen Sie zu jeder Einlösung unter anderem:

Code — der Gutschein-Code. Als Inhaber oder Manager sehen Sie den vollständigen Code.
Eingelöst — der bei dieser Einlösung verbrauchte Betrag.
Restbetrag — das nach der Einlösung verbliebene Guthaben. Ein Restbetrag über 0 € wird farblich hervorgehoben.
Ursprungsbetrag — der ursprüngliche Wert des Gutscheins.
Eingelöst am — Datum und Uhrzeit der Einlösung.
Eingelöst von — der Mitarbeiter, der die Einlösung erfasst hat. Bei Selbst-Einlösung über die Einlöse-Seite steht hier „Kunde".

Weitere Spalten wie Käufer, Vorlage oder Notizen lassen sich über die Spaltenauswahl der Tabelle einblenden.

Tipp: Über das Suchfeld finden Sie Einlösungen anhand von Code oder E-Mail-Adresse. Als Inhaber können Sie die gefilterte Liste zusätzlich als CSV-Datei exportieren.

Eine Einlösung stornieren

Haben Sie versehentlich einen falschen Betrag eingelöst, können Sie die Einlösung stornieren. Der eingelöste Betrag wird dann dem Gutschein wieder gutgeschrieben.

Öffnen Sie Gutschein-Shop → Einlösungen.
Öffnen Sie beim betreffenden Eintrag das Aktionsmenü (drei Punkte).
Wählen Sie Stornieren.
Geben Sie einen Grund ein (zwischen 3 und 500 Zeichen).
Bestätigen Sie mit Stornieren.

Die stornierte Einlösung bleibt in der Liste sichtbar, ist aber durchgestrichen und mit dem Vermerk Storniert markiert. Fahren Sie mit der Maus über den Vermerk, sehen Sie, wer die Einlösung wann und mit welchem Grund storniert hat.

Stornieren dürfen nur Inhaber und Manager. Eine Einlösung lässt sich nicht stornieren, wenn der Gutschein zwischenzeitlich gesperrt wurde oder wenn zu dem Gutschein Erstattungen vorliegen.

Warnung: Das Stornieren gibt den Betrag zwar an den Gutschein zurück, macht aber die Zahlung selbst nicht rückgängig. Klären Sie eine eventuelle Rückerstattung an den Kunden separat.

Einlöse-Hinweis für Kunden hinterlegen

In den Gutschein-Einstellungen können Sie einen Einlöse-Hinweis hinterlegen. Dieser Text erscheint dem Kunden auf der Einlöse-Seite, wenn er sein Guthaben ansieht. So können Sie zum Beispiel darauf hinweisen, dass der PIN erst am Tresen eingegeben werden soll. Die Einstellung finden Sie unter Gutschein-Shop → Einstellungen.

Häufige Meldungen bei der Einlösung

Meldung	Bedeutung
Gutschein nicht gefunden	Der eingegebene Code existiert nicht. Prüfen Sie die 16 Ziffern.
Dieser Gutschein wurde noch nicht bezahlt	Die Zahlung ist noch nicht bestätigt. Der Gutschein ist noch nicht gültig.
Dieser Gutschein ist abgelaufen	Das Gültigkeitsdatum ist überschritten.
Dieser Gutschein wurde storniert	Die zugehörige Bestellung wurde storniert.
Dieser Gutschein wurde gesperrt	Der Gutschein wurde vom Studio gesperrt (z. B. bei Verlust).
Dieser Gutschein wurde bereits vollständig eingelöst	Es ist kein Guthaben mehr übrig.
Das Guthaben reicht nicht aus	Der gewünschte Betrag ist höher als das Restguthaben.
Falscher PIN	Der eingegebene PIN stimmt nicht.
Zu viele Fehlversuche. Bitte warten Sie 30 Minuten.	Nach drei falschen PINs ist der Gutschein 30 Minuten gesperrt.