Studios zuweisen

Jeder Mitarbeiter arbeitet in einem oder mehreren Ihrer Studios. Über die Studio-Zuweisung legen Sie fest, in welchen Studios eine Person auftaucht, Termine bekommt und sich anmelden darf. Diese Seite erklärt, wie Sie Studios zuweisen und wieder entfernen und was dabei im Hintergrund passiert.

Voraussetzungen

Sie müssen Inhaber oder Manager sein. Nur diese beiden Rollen dürfen Studios zuweisen oder entfernen.
Es muss mindestens ein Studio in Ihrer Organisation angelegt sein.
Die Person muss bereits als Mitarbeiter existieren. Wie Sie jemanden anlegen, steht unter Mitarbeiter anlegen.

Was die Studio-Zuweisung bewirkt

Die Studio-Zuweisung ist die Grundlage dafür, dass ein Mitarbeiter überhaupt in einem Studio sichtbar und nutzbar ist. Sie steuert drei Dinge:

Sichtbarkeit im Kalender. Nur zugewiesene Mitarbeiter erscheinen im Kalender des jeweiligen Studios und können dort Termine erhalten.
Zugriff für Mitarbeiter mit Login. Hat eine Person ein eigenes Benutzerkonto, kann sie sich zwar anmelden, aber ohne Studio-Zuweisung weder Kalender noch Dashboard öffnen.
Berechtigungen pro Studio. Beim Zuweisen erhält ein Mitarbeiter automatisch die Standard-Berechtigungen für dieses Studio. Feineinstellungen nehmen Sie danach getrennt je Studio vor, siehe Berechtigungen im Team.

Hinweis: Die Studio-Zuweisung ist unabhängig von den Services (Behandlungen). Sie können jemanden einem Studio zuweisen, ohne ihm dort Services zuzuordnen. Das ist zum Beispiel für Empfangskräfte gedacht, die selbst keine Behandlungen anbieten, aber den Kalender bedienen. Wie Sie Services zuordnen, steht unter Services zuweisen.

Wo Sie Studios zuweisen

Sie erreichen die Studio-Zuweisung über das Mitarbeiter-Detail:

Öffnen Sie im Dashboard den Bereich Team.
Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter. Es öffnet sich das Detail-Fenster.
Scrollen Sie zum Abschnitt Studios. Die Zahl neben der Überschrift zeigt, in wie vielen Studios die Person aktuell aktiv ist.

Im Abschnitt Studios sehen Sie eine Liste der zugewiesenen Studios. Jeder Eintrag zeigt den Studio-Namen und, falls vorhanden, die Anzahl der zugeordneten Services.

Ein Studio zuweisen

Öffnen Sie im Auswahlfeld Studio hinzufügen … die Liste der noch nicht zugewiesenen Studios.
Wählen Sie das gewünschte Studio.
Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Zuweisung greift sofort. Bereits zugewiesene Studios erscheinen nicht in der Auswahl. Sind alle Studios zugewiesen, erscheint der Hinweis „Alle verfügbaren Studios sind bereits zugeordnet".

Tipp: In diesem Auswahlfeld erscheinen alle Studios Ihrer Organisation, auch solche ohne aktiven Kalender. Beim ersten Anlegen eines Mitarbeiters (siehe Mitarbeiter anlegen) werden dagegen nur Studios mit aktivem Kalender angeboten. Fehlt Ihnen dort ein Studio, weisen Sie es nachträglich hier im Mitarbeiter-Detail zu.

Was beim Zuweisen automatisch passiert

Der Mitarbeiter erhält die Standard-Berechtigungen: Er darf nur die eigenen Termine ansehen und einen Tagesreport über die eigenen Termine erhalten. Alles Weitere vergeben Sie danach gezielt.
Bereits geplante Abwesenheiten (zum Beispiel Feiertage oder Schließtage), die für das gesamte Studio hinterlegt sind, werden für den neuen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Auswirkung auf die Abrechnung

Ein Mitarbeiter wird für die Abrechnung kostenpflichtig, sobald er aktiv ist und mindestens einem Studio zugewiesen ist. Ein Mitarbeiter ganz ohne Studio-Zuweisung kostet nichts.

Erste Zuweisung: Weisen Sie einem aktiven Mitarbeiter das erste Studio zu, wird er kostenpflichtig. Falls für Sie ein Preis anfällt, wird er Ihnen vor dem Speichern angezeigt.
Weitere Zuweisungen: Jede zusätzliche Studio-Zuweisung ändert den Preis nicht. Sie zahlen pro Mitarbeiter, nicht pro Studio. In diesem Fall erscheint der Hinweis „Keine Preisänderung".

Hinweis: Maßgeblich für den Preis ist die Zahl der aktiven Mitarbeiter mit mindestens einer Studio-Zuweisung.

Ein Studio entfernen

Klicken Sie im Abschnitt Studios beim betreffenden Studio auf das X.
Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster.
Bestätigen Sie mit Entfernen.

Ein entferntes Studio können Sie jederzeit wieder zuweisen.

Umgang mit zukünftigen Terminen

Hat der Mitarbeiter in diesem Studio noch zukünftige Termine, prüft das System das vor dem Entfernen und fragt nach, wie damit umgegangen werden soll. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Löschen — die zukünftigen Termine des Mitarbeiters in diesem Studio werden entfernt.
Übertragen — die Termine gehen an einen anderen aktiven Mitarbeiter desselben Studios über, den Sie auswählen.

Bestehen keine zukünftigen Termine, folgt nur eine einfache Bestätigung ohne diese Abfrage.

Warnung: Beim Übertragen prüft das System, ob der ausgewählte Mitarbeiter die betroffenen Behandlungen überhaupt anbieten darf. Ist das nicht der Fall, lässt sich die Übertragung nicht abschließen. Wählen Sie dann einen anderen Mitarbeiter oder ordnen Sie die passenden Services vorher zu.

Was beim Entfernen mit gelöscht wird

Wird ein Mitarbeiter aus einem Studio entfernt, entfallen dort auch seine studiospezifischen Einstellungen: die Service-Zuordnungen dieses Studios samt individueller Preis-, Puffer- und Dauer-Abweichungen werden gelöscht. Zuweisungen in anderen Studios bleiben unberührt.

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen wird der Mitarbeiter beim Entfernen aus einem Studio aus allen offenen Sitzungen abgemeldet. Die geänderten Zugriffsrechte greifen damit sofort und nicht erst beim nächsten Login.

Das letzte Studio entfernen

Entfernen Sie das letzte verbleibende Studio eines Mitarbeiters, hat das je nach Situation Folgen:

Mitarbeiter mit Login: Die Person kann sich zwar weiterhin anmelden, aber ohne Studio-Zuweisung weder Kalender noch Dashboard öffnen. Das Bestätigungsfenster weist ausdrücklich darauf hin.
Abrechnung: Ohne aktive Studio-Zuweisung ist der Mitarbeiter nicht mehr kostenpflichtig.

Der Mitarbeiter selbst bleibt in Ihrer Organisation bestehen. Um ihn ganz zu entfernen, nutzen Sie das endgültige Entfernen im Mitarbeiter-Detail.

Mitarbeiter ohne Studio

Ein Mitarbeiter ohne Studio-Zuweisung ist ein gültiger Zustand, aber eingeschränkt:

Er erscheint in keinem Kalender und bekommt keine Termine.
Hat er einen Login, kann er sich anmelden, aber nichts Wesentliches tun.
Er verursacht keine Kosten.

Fehlt einem Mitarbeiter mit Login jede Studio-Zuweisung, sehen Sie im Studios-Abschnitt einen entsprechenden Warnhinweis.