Aktivierung

Mit dem Online-Kalender buchen Ihre Kunden Termine direkt über Ihre eigene Buchungsseite. Ein Einrichtungs-Assistent führt Sie in zehn Schritten durch alle Einstellungen. Danach startet Ihr Kalender im Testmodus, den Sie in Ruhe ausprobieren und anschließend live schalten.

Voraussetzungen

Ihr Studio muss angelegt sein (siehe Studio anlegen).
Für die Einrichtung des ersten Studios genügt die Rolle Inhaber oder Manager. Der spätere Schritt "Live schalten" ist dem Inhaber vorbehalten.

Einrichtung starten

Öffnen Sie das Dashboard und rufen Sie den Bereich Kalender auf. Ist für Ihr Studio noch kein Kalender eingerichtet, führt der Weg direkt in den Einrichtungs-Assistenten.

Der Assistent besteht aus zehn Schritten. Oben sehen Sie einen Fortschrittsbalken. Mit Weiter und Zurück bewegen Sie sich zwischen den Schritten.

Hinweis: Sie können die Einrichtung jederzeit unterbrechen und später fortsetzen. Ihr Fortschritt wird gespeichert. Beim nächsten Aufruf landen Sie automatisch beim zuletzt bearbeiteten Schritt.

Schritt 1: Willkommen

Der erste Schritt begrüßt Sie und erklärt kurz, was Sie erwartet. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2: Services

Legen Sie fest, welche Dienstleistungen Ihre Kunden buchen können. Mindestens ein Service ist Pflicht, sonst können Sie nicht fortfahren.

Klicken Sie auf Neuer Service und füllen Sie das Formular aus:

Name (Pflichtfeld, bis zu 100 Zeichen) — zum Beispiel "Traditionelle Thai-Massage".
Beschreibung (optional, bis zu 2000 Zeichen) — dieser Text erscheint für Kunden auf der Buchungsseite.
Dauer und Preis — mindestens eine Variante ist Pflicht. Die Vorgabe ist 60 Minuten zu 50,00 €. Über Weitere Variante legen Sie zusätzliche Dauern mit eigenen Preisen an (zum Beispiel 90 Minuten zu 69,00 €). Kunden wählen beim Buchen die gewünschte Variante. Die Dauer geben Sie in Minuten an (in Schritten von 5 Minuten).
Kalenderfarbe — jeder Service bekommt eine Farbe, die ihn im Wochenkalender kenntlich macht. Eine zufällige Farbe ist bereits vorausgewählt.

Unter Weitere Einstellungen finden Sie zwei optionale Angaben:

Gleichzeitige Buchungen — legt fest, wie oft dieser Service zur selben Zeit gebucht werden kann (Wert zwischen 1 und 100). Lassen Sie das Feld leer, ist die Zahl unbegrenzt. Beispiel: Bei drei Behandlungsräumen tragen Sie 3 ein, damit nie mehr als drei Massagen parallel gebucht werden.
Öffentlich gelistet — steuert, ob der Service auch in Ihrem öffentlichen Studio-Eintrag im Verzeichnis erscheint. Standardmäßig aktiviert.

Speichern Sie den Service und wiederholen Sie den Vorgang für weitere Services. Bestehende Services lassen sich anklicken, um sie zu bearbeiten oder zu löschen.

Hinweis: Ob ein Service einen oder zwei Mitarbeiter benötigt, legen Sie nicht hier im Assistenten fest, sondern später in der Service-Verwaltung. Im Assistenten wird jeder Service zunächst mit einem Mitarbeiter angelegt.

Schritt 3: Team

Hier bestimmen Sie, wer in Ihrem Studio Termine annimmt.

Prüfen Sie, ob Sie selbst bereits in der Liste stehen. Über einen Schalter können Sie sich als buchbaren Mitarbeiter ein- oder austragen — etwa wenn Sie nur verwalten und selbst keine Termine annehmen.
Über Neuer Mitarbeiter fügen Sie weitere Personen hinzu. Der Name ist Pflicht, eine E-Mail-Adresse ist optional.
Über die Service-Zuordnung legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Services anbietet.

Wichtig: Die Anzahl der Mitarbeiter, die einem Studio zugeordnet sind, bestimmt später die monatlichen Kosten. Details finden Sie unter Abo und Kosten. Mitarbeiter, die Sie hier anlegen, erscheinen auch in Ihrer Team-Verwaltung.

Schritt 4: Buchungsregeln

Legen Sie fest, in welchem Takt und wie kurzfristig Kunden buchen können. Drei Einstellungen stehen zur Wahl:

Einstellung	Bedeutung	Standardwert
Zeitraster	In welchen Abständen freie Termine angeboten werden	15 Minuten
Vorlaufzeit	Wie viel Zeit zwischen Buchung und Termin mindestens liegen muss	60 Minuten
Maximaler Vorlauf	Wie weit im Voraus Kunden buchen können	28 Tage

Zeitraster — wählbar sind 10, 15, 30 oder 60 Minuten. Bei 15 Minuten werden Termine zum Beispiel um 10:00, 10:15 und 10:30 angeboten. Ein größeres Raster (etwa 30 Minuten) verringert die Zahl der Auswahlmöglichkeiten für Kunden.

Vorlaufzeit — verhindert zu kurzfristige Buchungen. Bei 60 Minuten kann ein Kunde um 14:00 keinen Termin mehr für 14:30 buchen. Angabe in Minuten, Stunden oder Tagen, maximal 7 Tage.

Maximaler Vorlauf — begrenzt, wie weit in die Zukunft Kunden buchen können. Bei 28 Tagen sehen sie nur die nächsten vier Wochen. Einstellbar von 1 bis 365 Tage.

Ausführliche Erklärungen finden Sie unter Buchungsregeln.

Schritt 5: Schutz

Schützen Sie Ihren Kalender vor Spam-Buchungen und unzuverlässigen Kunden.

E-Mail-Verifizierung (standardmäßig aus)

Wenn aktiviert, müssen Kunden ihre E-Mail-Adresse per Bestätigungslink freischalten, bevor der Termin reserviert wird. Das verhindert Buchungen mit erfundenen Adressen. Empfehlenswert, wenn Sie viele Spam-Buchungen erhalten.

Automatisches Blockieren

Unter diesem Punkt sehen Sie die Regeln für das automatische Sperren unzuverlässiger Kunden — etwa nach wiederholten Nicht-Erscheinen (No-Shows) oder kurzfristigen Absagen. Standardmäßig ist diese Automatik ausgeschaltet.

Hinweis: Im Einrichtungs-Assistenten werden diese Sperr-Regeln nur zur Ansicht angezeigt. Ändern und speichern lassen sie sich erst nach der Einrichtung im Bereich Richtlinien. Dort finden Sie auch alle Schwellenwerte (Standard: 3 No-Shows innerhalb von 180 Tagen; 3 kurzfristige Absagen unter 60 Minuten vor dem Termin innerhalb von 180 Tagen).

Schritt 6: Design

Wählen Sie eine Farbe für Ihre Buchungsseite. Aktivieren Sie Eigene Farbe verwenden und wählen Sie per Farbwähler einen Ton, der zu Ihrem Studio passt. Die Farbe wird für Buttons, Links und Hervorhebungen auf der Buchungsseite genutzt. Ohne eigene Farbe bleibt die Standardfarbe erhalten.

Mehr dazu unter Design.

Schritt 7: Zusatzfragen

Fügen Sie eigene Fragen zum Buchungsformular hinzu, die Kunden beim Buchen beantworten. So erfahren Sie vorab alles Wichtige. Dieser Schritt ist optional — ohne Zusatzfragen klicken Sie einfach auf Weiter.

Zwei Feldtypen stehen zur Verfügung:

Typ	Beschreibung	Beispiel
Textfeld	Freitext-Eingabe, optional mehrzeilig	"Haben Sie Allergien oder gesundheitliche Einschränkungen?"
Checkbox	Ja/Nein-Auswahl	"Ich habe die Hinweise zur Behandlung gelesen."

Für jedes Feld legen Sie fest:

Pflichtfeld — ob Kunden das Feld ausfüllen müssen, bevor sie die Buchung abschließen.
Service-Zuordnung — für welche Services das Feld gilt. So können Sie zum Beispiel eine Allergie-Frage nur bei Massage-Services zeigen.

Felder lassen sich per Ziehen umsortieren. Mehr dazu unter Buchungsfelder.

Schritt 8: Kommunikation

Legen Sie fest, wie Ihre automatischen E-Mails an Kunden aussehen und ob Terminerinnerungen verschickt werden.

Antwort-E-Mail (Pflichtfeld)

Automatische E-Mails (Terminbestätigungen, Stornierungen, Erinnerungen) werden von einer System-Adresse verschickt, auf die Kunden nicht direkt antworten können. Mit der Antwort-E-Mail legen Sie fest, wohin Antworten von Kunden stattdessen gelangen. Antwortet ein Kunde auf eine Terminbestätigung, landet die Nachricht in dem Postfach, das Sie hier angeben. Auch Zustell-Fehlermeldungen (etwa bei einer nicht existierenden Kundenadresse) gehen an diese Adresse.

Das Feld ist mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse vorausgefüllt. Sie können es auf eine gemeinsame Studio-Adresse wie info@mein-studio.de ändern.

Wichtig: Dieses Feld darf nicht leer sein. Ohne gültige Antwort-Adresse können Sie den Schritt nicht abschließen.

Kundenansprache

Wählen Sie, ob Kunden in E-Mails mit Sie (formell) oder Du (informell) angesprochen werden. Standard ist die formelle Ansprache.

Terminerinnerungen

Sie können bis zu zwei Erinnerungen einstellen, die Kunden vor ihrem Termin per E-Mail erhalten.

Typ	Beschreibung	Beispiel
Relativ zum Termin	Feste Zeitspanne vor dem Termin	24 Stunden vorher
Feste Uhrzeit am Vortag	Beliebige Uhrzeit am Tag vor dem Termin	18:00 Uhr am Vortag

Bei relativer Erinnerung stehen diese Zeitspannen zur Wahl: 1, 2, 3, 6, 12, 24, 48 Stunden oder 3 Tage vorher.

Hinweis: Die erste Erinnerung ist standardmäßig aktiviert — als feste Uhrzeit um 18:00 Uhr am Vortag. Die zweite Erinnerung ist standardmäßig ausgeschaltet. Passen Sie beide nach Bedarf an.

Hinweis: Wird ein Termin abgesagt, entfallen geplante Erinnerungen automatisch. Wird ein Termin verschoben, passen sich die Erinnerungen an die neue Zeit an.

Mehr dazu unter Kommunikation.

Schritt 9: Adresse der Buchungsseite

Hier legen Sie die Internetadresse fest, unter der Kunden Termine buchen. Sie wählen einen Namen, der zusammen mit -studio und thai-massage.de Ihre vollständige Adresse ergibt.

Beispiel: Sie geben siam ein — Ihre Buchungsseite ist dann unter siam-studio.thai-massage.de erreichbar.

Geben Sie den gewünschten Namen ein (Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche, mindestens 3 und höchstens 50 Zeichen).
Das System prüft während der Eingabe, ob der Name noch frei ist.
Bei Verfügbarkeit erscheint ein grünes Häkchen.
Unter dem Eingabefeld sehen Sie eine Vorschau der vollständigen Adresse.

Wichtig: Die Adresse lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern. Wählen Sie sie sorgfältig.

Tipp: Später können Sie eine kürzere Adresse ohne den Zusatz -studio erhalten — zum Beispiel siam.thai-massage.de statt siam-studio.thai-massage.de. Das kostet nichts extra und wird individuell geprüft. Mehr dazu unter Premium-Adresse.

Hinweis: Wenn Sie die Adresse bereits beim Gutschein-Shop oder bei der Geschäftsdaten-Einrichtung festgelegt haben, wird sie hier nur angezeigt und für den Kalender mitverwendet.

Schritt 10: Abschluss

Der letzte Schritt fasst zusammen, dass alles bereit ist.

Klicken Sie auf Kalender aktivieren.
Der Kalender startet im Testmodus.
Sie erhalten ein 6-stelliges Passwort (zum Beispiel 534821), das Sie kopieren können.

Was ist der Testmodus?

Im Testmodus ist Ihre Buchungsseite passwortgeschützt. Nur Personen mit dem Passwort können die Seite aufrufen und Buchungen vornehmen. So probieren Sie alles in Ruhe aus, bevor Ihre Kunden den Kalender sehen.

Im Testmodus können Sie:

die Buchungsseite aufrufen und testen,
den Link und das Passwort mit Kollegen oder Bekannten teilen,
Testbuchungen vornehmen,
alle Einstellungen weiter anpassen.

Hinweis: Der Testmodus ist kostenlos. Ein Abo wird erst beim Live-Schalten benötigt.

Nach der Aktivierung sehen Sie oben im Kalender einen blauen Hinweisbalken mit:

Buchungs-URL — die Internetadresse Ihrer Buchungsseite, mit Buttons zum Kopieren und Öffnen.
Test-Passwort — das 6-stellige Passwort zum Aufrufen der Seite.
Testdaten verwerfen — löscht alle Testtermine und Testkunden, ohne Öffnungszeiten oder Einstellungen anzutasten. Nützlich, wenn Sie beim Ausprobieren durcheinandergeraten sind und sauber neu starten möchten.
Live schalten — der Button, um den Kalender öffentlich freizuschalten (siehe nächster Abschnitt). Nur der Inhaber sieht diesen Button aktiv.

Kalender live schalten

Sind Sie mit dem Testen fertig, schalten Sie den Kalender öffentlich frei. Danach ist Ihre Buchungsseite ohne Passwort für alle erreichbar. Klicken Sie im Testmodus-Banner auf Live schalten — es öffnet sich ein dreistufiger Ablauf.

Schritt 1 des Live-Ablaufs: Preis

Zuerst sehen Sie, wie Ihr Kalender abgerechnet wird: den aktuellen monatlichen Preis auf Basis Ihrer Mitarbeiterzahl, die Preisstaffel und einen Hinweis, dass die Abrechnung per SEPA-Lastschrift erfolgt. Details zur Berechnung finden Sie unter Abo und Kosten. Mit Weiter geht es zum nächsten Schritt.

Hinweis: Haben Sie noch keinen Mitarbeiter einem Studio zugeordnet, erscheint statt des Preises ein Hinweis mit einem Link zur Team-Verwaltung. Ein Buchungskalender braucht mindestens einen buchbaren Mitarbeiter.

Schritt 2 des Live-Ablaufs: Testdaten

Sie entscheiden, was mit Ihren bisherigen Testdaten geschieht. Zwei Optionen stehen zur Wahl:

Testdaten behalten (Vorauswahl) — Ihre Testtermine, -kunden und -aktivitäten bleiben erhalten und werden Teil des Live-Betriebs. Sinnvoll, wenn Sie den Kalender im Testmodus bereits mit echten Terminen gefüllt haben.
Testdaten löschen — sauberer Live-Start. Alle Testtermine und Testkunden werden unwiderruflich entfernt. Die Zahl der betroffenen Einträge wird Ihnen angezeigt.

Wichtig: Die Option Testdaten löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie im Zweifel Testdaten behalten.

In beiden Fällen bleiben Ihre Einstellungen wie Services, Öffnungszeiten und Buchungsregeln erhalten.

Schritt 3 des Live-Ablaufs: Zahlung

Zum Schluss richten Sie die SEPA-Lastschrift ein (IBAN). Danach ist Ihr Kalender live: Der Passwortschutz entfällt und Ihre Buchungsseite ist öffentlich erreichbar.

Hinweis: Haben Sie bereits ein aktives Abo (etwa von einem anderen Studio), wird dieser Zahlungsschritt übersprungen und der Kalender sofort freigeschaltet.

Voraussetzungen fürs Live-Schalten

Bevor der Kalender live gehen kann, prüft das System automatisch:

Nur der Inhaber darf live schalten. Manager und Mitarbeiter sehen den Button, können ihn aber nicht auslösen.
Geschäftsdaten vollständig — Firmenname, Adresse und E-Mail Ihres Unternehmens müssen hinterlegt sein. Fehlen sie, werden Sie zur Geschäftsdaten-Einrichtung geleitet.
Mindestens ein buchbarer Mitarbeiter — mindestens eine Person muss dem Studio zugeordnet und aktiv sein.
Aktives Abo — fehlt es, führt der Zahlungsschritt zur Einrichtung der SEPA-Lastschrift.

Abo und Kosten

Für den aktiven Kalender fällt ein monatliches Abo an. Die Höhe richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Mitarbeiter — also jener, die einem Studio zugeordnet sind. Der Preis ist gestaffelt: Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto weniger kostet jeder weitere. Den genauen Monatspreis sehen Sie vor dem Abschluss im Abo-Fenster.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Kostenlos bleiben Mitarbeiter ohne Studio-Zuordnung sowie inaktive Mitarbeiter — ideal für Inhaber, die nur verwalten und selbst keine Termine annehmen.

Die Abrechnung erfolgt monatlich per SEPA-Lastschrift. Ändern Sie mitten im Monat die Zahl der Mitarbeiter, wird anteilig abgerechnet. Sie können den Kalender jederzeit wieder deaktivieren.

Hinweis: Im Testmodus fallen keine Kosten an. Das Abo beginnt erst mit dem Live-Schalten.

Zweites Studio einrichten

Haben Sie bereits einen aktiven Kalender und richten ein weiteres Studio ein, gibt es zwei Unterschiede:

Kein Testmodus — der Kalender des zweiten Studios wird nach Abschluss des Assistenten direkt live geschaltet. Ihr bestehendes Abo gilt weiter.
Getrennte Buchungs-Adressen — im vorletzten Schritt vergeben Sie für beide Studios eigene Namen, damit jedes Studio seine eigene Buchungsseite hat. Die Adressen hängen an Ihrer Haupt-Adresse, zum Beispiel siam-studio.thai-massage.de/filiale-ost/buchen. Beide Namen müssen sich unterscheiden.

Nach der Einrichtung

Im Kalender-Dashboard finden Sie danach alle wichtigen Bereiche:

Wochenansicht — Termine im Wochenkalender verwalten (siehe Wochenansicht)
Termine erstellen — neue Termine direkt anlegen (siehe Termin erstellen)
Arbeitszeiten — Arbeitsplan, Ausnahmen, Feiertage und Abwesenheiten verwalten (siehe Arbeitszeiten)
Kunden — Übersicht aller Kunden, die über den Kalender gebucht haben (siehe Kunden)
Einstellungen — alle Angaben aus dem Assistenten jederzeit ändern (Buchungsregeln, Design, Kommunikation, Richtlinien)

Alle im Assistenten getroffenen Einstellungen lassen sich später in den jeweiligen Bereichen anpassen.