Termin verwalten

Wenn ein Termin bereits im Kalender steht, verwalten Sie ihn über das Termin-Fenster. Dort ändern Sie Daten, stornieren, markieren No-Shows und stellen abgesagte Termine wieder her.

Zum Erstellen neuer Termine siehe Termin erstellen. Wie Sie sich im Kalender bewegen, steht unter Wochenansicht.

Voraussetzungen

Der Kalender ist aktiviert (siehe Kalender aktivieren).
Sie haben die passende Berechtigung. Was Sie tun dürfen, hängt von Ihrer Rolle ab (siehe Abschnitt Wer darf was).

Das Termin-Fenster öffnen

Tippen oder klicken Sie im Kalender auf eine Terminkarte. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Details:

Datum und Uhrzeit — Start und Ende, ergänzt um das Wort „Uhr".
Mitarbeiter — wer den Termin durchführt. Steht dahinter „(beliebig)", wurde der Termin ohne feste Mitarbeiterwahl gebucht.
Service und die Dauer in Minuten.
Telefonnummer und E-Mail des Kunden, jeweils als anklickbarer Link zum Anrufen oder Schreiben.
Zusatzangaben aus Ihren Buchungsfeldern, sofern welche ausgefüllt wurden.
Ein Status-Kennzeichen oben (Aktiv, Storniert, Wartend).

Oben im Fenster steht der Kundenname. Ist der Kunde als Datensatz hinterlegt, öffnet ein Klick darauf das Kundenprofil.

Hinweis: Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) sehen nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung. Fehlt sie, bleiben diese Felder leer — der Termin ist trotzdem sichtbar.

Ist der Termin ein Blocker (eine geblockte, nicht buchbare Zeit statt eines Kundentermins), zeigt das Fenster keine Kundendaten. Blocker haben nur die Aktion „Entfernen".

Termin bearbeiten

Über Bearbeiten öffnen Sie das Termin-Formular. Dort ändern Sie:

Datum und Uhrzeit — so verschieben Sie einen Termin. Einen eigenen „Verschieben"-Knopf gibt es nicht; die neue Zeit tragen Sie direkt im Formular ein.
Mitarbeiter — Sie weisen den Termin einer anderen Person zu. Wählen Sie manuell einen Mitarbeiter, wird die frühere „Beliebig"-Markierung aufgehoben.
Service — bei einem Wechsel des Service.
Kundendaten — Name, Telefonnummer und (mit Berechtigung) E-Mail.
Eine interne Notiz (bis 500 Zeichen), die nur Sie im Studio sehen. Der Kunde bekommt sie nie zu sehen.

Nur tatsächlich geänderte Felder werden gespeichert. Ändert sich die Uhrzeit oder ein anderes für den Kunden relevantes Feld, kann automatisch eine Info-E-Mail an den Kunden gehen.

Tipp: Über Neuen Termin buchen im Termin-Fenster legen Sie direkt einen Folgetermin für denselben Kunden an. Name und Kontaktdaten sind dann schon vorausgefüllt.

Konflikte beim Speichern

Kollidiert die Änderung mit einer Regel, erscheint das Fenster Konflikte erkannt mit einer Liste. Mögliche Konflikte sind zum Beispiel:

Außerhalb der Arbeitszeit
Mitarbeiter hat frei / Abwesenheit
Mitarbeiter bietet diesen Service nicht an
Zeitüberschneidung mit bestehendem Termin
Verletzt die Pufferzeit eines angrenzenden Termins
Kunde ist auf der Blocklist
Buchungslimit erreicht

Haben Sie die Berechtigung, Konflikte zu überschreiben, bestätigen Sie das Kontrollkästchen „Ich verstehe die Konflikte und möchte trotzdem speichern" und wählen Trotzdem speichern. Ohne diese Berechtigung können Sie nur abbrechen und einen konfliktfreien Zeitpunkt wählen.

Hinweis: Termine, die zu einer Partner- oder Team-Buchung gehören (mehrere Mitarbeiter, ein gemeinsamer Slot), lassen sich nicht einzeln über dieses Formular umtragen, weil die Änderung die ganze Buchung betrifft.

Termin stornieren

Über den roten Knopf mit dem Verbotszeichen öffnen Sie das Fenster Termin stornieren. Zuerst wählen Sie unter Aktion einen Grund:

Grund	Bedeutung
Kunde hat abgesagt	Der Kunde hat den Termin abgesagt.
Studio storniert	Sie sagen den Termin von Studio-Seite ab.
Nicht erschienen	Der Kunde ist ohne Absage nicht gekommen (No-Show, siehe unten).

Je nach Grund erscheinen weitere Optionen:

Stornierungsmail an Kunden senden — ein Schalter für „Kunde hat abgesagt" und „Studio storniert". Er ist nur aktiv, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ohne Adresse erscheint der Hinweis, dass keine Mail versendet wird.
Notiz (optional) — ein Freitextfeld (bis 500 Zeichen). Bei „Studio storniert" mit aktiver Mail wird diese Notiz in die Stornierungsmail übernommen.

Nach dem Bestätigen wechselt der Termin auf Storniert und verschwindet als aktiver Termin aus dem Kalender.

Hinweis: Sagt ein Kunde kurzfristig ab, kann laut Ihren Richtlinien zusätzlich eine Mail an den Kunden gehen (etwa ein Verstoß-Zähler oder eine Sperrung) — auch dann, wenn Sie den Mail-Schalter ausgeschaltet haben. Ein Hinweis im Fenster warnt Sie davor. Details regeln Ihre Studio-Richtlinien.

Nicht erschienen (No-Show)

„Nicht erschienen" markiert, dass der Kunde ohne Absage nicht gekommen ist. Diese Auswahl ist erst nach Terminbeginn möglich — vorher ist sie ausgegraut mit dem Zusatz „(erst nach Terminbeginn)". No-Shows setzen zwingend einen hinterlegten Kunden voraus; ein anonymer Termin ohne Kundendatensatz lässt sich nicht als No-Show markieren.

Ein No-Show storniert den Termin ebenfalls. Zusätzlich kann er als Verstoß gezählt werden. Ist in Ihrem Studio die automatische Blocklist aktiv, erscheint danach das Fenster Als Verwarnung in Blocklist erfassen?. Dort entscheiden Sie bewusst:

Als Verwarnung erfassen — der No-Show zählt zum Verstoß-Zähler des Kunden. Genug Verstöße können zur automatischen Sperrung führen.
Nicht erfassen — der Termin bleibt storniert, es wird aber kein Verstoß gezählt.

Bei einem No-Show wird keine E-Mail an den Kunden versendet.

Hinweis: Ist die automatische Blocklist nicht aktiv, entfällt dieses Nachfrage-Fenster. Der No-Show wird dann nur festgehalten, ohne Verstoß-Zähler.

Abgesagten Termin wiederherstellen

Öffnen Sie einen stornierten Termin, zeigt das Fenster den Grund der Stornierung und den Knopf Wiederherstellen. Im folgenden Fenster Termin wiederherstellen? können Sie zusätzlich eine Bestätigungs-Email an den Kunden ein- oder ausschalten (nur wenn eine Adresse hinterlegt ist).

Nach dem Bestätigen wird der Termin wieder aktiv und im Kalender sichtbar.

Hinweis: Termine, die durch ein Verschieben storniert wurden, lassen sich nicht wiederherstellen — sonst entstünde eine Doppelbuchung mit dem parallel angelegten neuen Termin.

Termin aus dem Kalender entfernen (Archivieren)

Neben dem Wiederherstellen finden Sie bei einem stornierten Termin einen Papierkorb-Knopf: Entfernen. Damit verschieben Sie den Termin ins Archiv — er verschwindet aus der Kalenderansicht, bleibt aber erhalten. Die Kundendaten und die Aktivitätsprotokolle gehen dabei nicht verloren.

Sie können auch einen aktiven Termin direkt entfernen. Dann storniert das System ihn zuerst und archiviert ihn anschließend. Je nach Situation passt sich das Bestätigungsfenster an:

Zukünftiger Termin: Es erscheint zusätzlich der Schalter Stornomail an Kunden senden, damit der Kunde von der Absage erfährt.
Vergangener Termin oder bereits stornierter Termin: Keine Mail-Option, nur die einfache Bestätigung.
Blocker: Die geblockte Zeit wird entfernt und ist danach wieder buchbar.

Archivierte Termine lassen sich später wiederherstellen. Wo Sie das Archiv finden, steht unter Listenansicht.

Endgültig löschen

Endgültiges Löschen entfernt einen Termin samt aller zugehörigen Daten unwiderruflich. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn sie für Ihr Studio freigeschaltet ist, und erscheint bei archivierten Terminen als roter Papierkorb.

Warnung: Endgültiges Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Es hat spürbare Folgen:

Statistiken (Kennzahlen, Trends, Auslastung) werden verfälscht.

Die Kunden-Timeline wird unvollständig.

Nachweise für nicht wahrgenommene Termine und Kundensperren gehen verloren.

Im Löschfenster warnt das System je nach Termin zusätzlich, wenn:

ein No-Show-Verstoß am Termin hängt (der Kunde könnte dadurch automatisch entsperrt werden),
der Termin zu einer Team-Buchung gehört (die anderen verknüpften Termine bleiben erhalten),
eine Bewertung am Termin hängt (sie verliert den Termin-Bezug).

Sie müssen das Kontrollkästchen „Ich möchte diesen Termin dauerhaft löschen" bestätigen, bevor der Löschknopf freigeschaltet wird.

Tipp: In fast allen Fällen ist Entfernen (Archivieren) die bessere Wahl. Es räumt den Kalender auf, erhält aber Ihre Kundendaten und Statistiken. Löschen Sie nur, wenn ein Termin wirklich spurlos verschwinden soll.

Wer darf was

Welche Aktionen Sie im Termin-Fenster sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Fehlt eine Berechtigung, wird der entsprechende Knopf ausgeblendet.

Bearbeiten und Stornieren setzen die jeweilige Termin-Berechtigung voraus. Manche Mitarbeiter dürfen nur ihre eigenen Termine bearbeiten, andere alle.
Konflikte überschreiben („Trotzdem speichern") ist eine eigene Berechtigung.
Wiederherstellen verlangt dieselbe Berechtigung wie das Stornieren.
Endgültig löschen muss zusätzlich für Ihr Studio aktiviert sein.

Bei Partner- und Team-Buchungen braucht das Stornieren aller beteiligten Termine eine gesonderte Freigabe.