Termin erstellen

Sie können jederzeit selbst einen Termin in Ihren Kalender eintragen — etwa für eine telefonische Buchung, einen Stammkunden vor Ort oder eine private Auszeit. Diese Seite erklärt, wie Sie das Terminformular öffnen, welche Felder es hat und was beim Speichern passiert.

Voraussetzungen

Der Kalender ist aktiviert (siehe Kalender aktivieren).
Sie haben die Berechtigung, Termine anzulegen. Fehlt sie, meldet das System beim Speichern „Keine Berechtigung". Manche Mitarbeiter dürfen ausschließlich für sich selbst buchen — dann ist die Mitarbeiter-Auswahl gesperrt und fest auf den eigenen Namen gesetzt.
Mindestens ein Studio, ein Mitarbeiter und ein Service (Massage-Angebot) sind angelegt. Ohne Service lässt sich nur ein Blocker eintragen (siehe unten).

Das Formular öffnen

Es gibt mehrere Wege, das Formular „Neuer Termin" zu öffnen:

Runder Plus-Knopf: Unten rechts im Kalender liegt ein blauer Knopf mit einem Pluszeichen. Ein Klick öffnet ein leeres Formular. Datum und Uhrzeit werden dabei automatisch vorbelegt: das heutige Datum und die nächste volle Viertelstunde.
Am Computer — leere Stelle anklicken: Klicken Sie in eine freie Fläche in der Spalte eines Mitarbeiters. Das Formular öffnet sich sofort mit passendem Mitarbeiter, Datum und der angeklickten Uhrzeit.
Am Handy/Tablet — zweifaches Tippen: Ein erstes Tippen setzt an der Stelle einen gestrichelten Platzhalter (Ghost-Chip) mit Pluszeichen. Erst ein Tippen auf diesen Platzhalter öffnet das Formular. Das verhindert versehentliche Terminanlagen beim Scrollen.
Am Handy/Tablet — langes Drücken: Halten Sie den Finger kurz auf eine freie Stelle. Das Formular öffnet sich direkt, ohne den Zwischenschritt mit dem Platzhalter.

Hinweis: Bestehende Termine sind von diesen Gesten ausgenommen. Ein Tippen oder Klick auf eine vorhandene Terminkarte öffnet immer die Terminansicht, nicht das Anlege-Formular.

Die Felder ausfüllen

Das Formular trägt die Überschrift Neuer Termin. Von oben nach unten füllen Sie aus:

Studio

Nur sichtbar, wenn Sie mehrere Studios führen. Bei einem einzigen Studio ist es bereits gesetzt. Das gewählte Studio bestimmt, welche Services und Mitarbeiter danach zur Auswahl stehen.

Kundeninformationen

Kundenname: Beginnen Sie zu tippen. Das System schlägt bestehende Kunden vor. Wählen Sie einen Vorschlag, werden Telefon und E-Mail automatisch übernommen und der Termin fest mit diesem Kunden verknüpft. Tippen Sie einen neuen Namen, wird beim Speichern automatisch ein neuer Kunde angelegt.
Telefon: Optional. Die Nummer wird auf ein gültiges Format geprüft. Ist sie unvollständig oder falsch, erscheint der Hinweis „Bitte geben Sie eine gültige Telefonnummer ein", und das Speichern ist blockiert, bis Sie die Nummer korrigieren oder das Feld leeren. Eine bereits am Kunden hinterlegte Nummer, die Sie nicht anfassen, blockiert nie.
E-Mail: Optional. Wird eine E-Mail eingetragen, fragt das System beim Speichern, ob eine Terminbestätigung an den Kunden gesendet werden soll (siehe Speichern). Ohne E-Mail wird keine Bestätigung verschickt.

Tipp: Für eine schnelle Notiz reicht der Name. Telefon und E-Mail sind Kür, keine Pflicht.

Service und Mitarbeiter

Service auswählen: Wählen Sie das Angebot und dessen Dauer, zum Beispiel „Thai-Massage – 60 Min.". Die Endzeit rechnet sich daraus automatisch aus (Startzeit plus Dauer). Angebote, die nicht öffentlich buchbar sind, erkennen Sie an einem durchgestrichenen Augen-Symbol.
Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie die Person, die den Termin ausführt. Dürfen Sie nur für sich selbst buchen, ist Ihr Name fest vorgegeben.

Hinweis: Kundenname und Service gehören zusammen. Wenn Sie einen Kunden eintragen, aber keinen Service wählen (oder umgekehrt), erscheint beim Speichern ein Hinweis. Sie müssen dann entweder das fehlende Feld ergänzen oder den Termin als Blocker speichern.

Datum und Uhrzeit

Datum, Startzeit und Endzeit stehen in einer Zeile. Die Endzeit füllt sich beim Wählen des Service selbst; Sie können sie bei Bedarf von Hand ändern. Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen — andernfalls erscheint „Endzeit muss nach der Startzeit liegen". Termine über Mitternacht hinaus sind nicht möglich; Start und Ende müssen am selben Tag liegen.

Interne Notiz (optional)

Ein freies Textfeld für Vermerke, zum Beispiel „Kunde hat Rückenprobleme" oder „zahlt bar". Diese Notiz ist nur für Ihr Team sichtbar und wird dem Kunden nie angezeigt.

Partner-Buchung (zwei Personen gleichzeitig)

Neben Service und Mitarbeiter liegt ein Knopf mit einem Personen-Symbol. Er wird aktiv, sobald Sie einen Service mit Dauer gewählt haben. Damit legen Sie eine Partner-Buchung an: zwei Personen, die zur gleichen Zeit behandelt werden, etwa bei einer Paar-Massage. Der Zusatzbereich fragt nach Service, Mitarbeiter und Zeiten der zweiten Person. Beide Termine gehören danach zu einer gemeinsamen Buchungsgruppe.

Termin oder Blocker

Unten links im Formular schalten Sie mit Als Blocker zwischen zwei Arten um:

Termin (Standard): Eine echte Kundenbuchung mit Kunde und Service. Sie zählt in Statistiken, kann Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails auslösen und wird auf Konflikte geprüft.
Blocker: Eine reine Zeitsperre ohne Kunde und ohne Service, zum Beispiel für Pause, Einkauf oder eine private Verpflichtung. Kunden können in dieser Zeit nicht buchen. Für einen Blocker genügen Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit — Kunden- und Service-Felder blenden sich aus.

Wenn Sie von Termin auf Blocker wechseln, werden bereits eingetragene Kunden- und Service-Angaben geleert, da ein Blocker sie nicht kennt.

Konflikt-Warnungen

Bevor der Termin gespeichert wird, prüft das System auf Überschneidungen und andere Probleme. Erkennt es einen Konflikt, öffnet sich das Fenster Konflikte erkannt mit einer Liste. Mögliche Warnungen sind unter anderem:

Warnung	Bedeutung
Außerhalb der Arbeitszeit	Der Mitarbeiter arbeitet zu dieser Zeit laut Arbeitsplan nicht.
Mitarbeiter hat frei / Abwesenheit	Für den Zeitraum ist eine Abwesenheit hinterlegt.
Mitarbeiter bietet diesen Service nicht an	Der gewählte Service ist der Person nicht zugeordnet.
Zeitüberschneidung mit bestehendem Termin	Ein anderer Termin liegt zur selben Zeit.
Verletzt die Pufferzeit eines angrenzenden Termins	Der Abstand zum Nachbartermin ist zu klein.
Kunde ist auf der Blocklist	Der Kunde ist gesperrt.
Buchungslimit erreicht	Die erlaubte Buchungsanzahl ist ausgeschöpft.
Termin liegt in der Vergangenheit	Start- oder Endzeit liegt vor jetzt.

Sie haben zwei Möglichkeiten: den Termin ändern (Fenster schließen und Zeit, Mitarbeiter oder Service anpassen) oder — falls Sie die passende Berechtigung haben — mit Trotzdem speichern über die Warnung hinweggehen. Fehlt Ihnen diese Berechtigung, ist nur das Ändern möglich; das System weist dann darauf hin, dass Sie sich an einen Administrator wenden sollen.

Hinweis: Eine Warnung ist kein harter Fehler. Sie hilft, versehentliche Doppelbuchungen zu vermeiden. Nach bewusster Prüfung dürfen Sie den Termin bei ausreichender Berechtigung trotzdem anlegen.

Speichern und Bestätigungs-E-Mail {#speichern-und-bestatigungs-e-mail}

Mit Termin erstellen speichern Sie. Vorher prüft das System die Pflichtangaben. Fehlt etwas (Mitarbeiter, Datum, Zeit oder — im Termin-Modus — Kunde und Service), werden die betroffenen Felder rot markiert.

Haben Sie eine E-Mail-Adresse eingetragen, erscheint vor dem endgültigen Speichern das Fenster Terminbestätigung senden?:

Speichern & E-Mail senden: Der Termin wird angelegt und der Kunde erhält eine Terminbestätigung per E-Mail.
Ohne E-Mail speichern: Der Termin wird angelegt, es wird keine Bestätigung verschickt.

Ohne hinterlegte E-Mail wird der Termin direkt gespeichert, ohne diese Rückfrage.

Nach dem Speichern schließt sich das Formular und der neue Termin erscheint sofort im Kalender. Legen Sie ihn parallel zu einer Kollegin an, aktualisiert sich deren Ansicht automatisch.

Tipp: Haben Sie Angaben gemacht und schließen das Fenster versehentlich, fragt das System „Änderungen verwerfen?", damit nichts ungewollt verloren geht.