Rollen & Berechtigungen

Jedes Team-Mitglied hat genau eine Rolle in Ihrer Organisation: Inhaber, Manager oder Mitarbeiter. Die Rolle legt fest, welche Bereiche jemand verwalten darf. Diese Seite erklärt die drei Rollen, wer was ändern kann und wie Sie die Inhaberschaft übertragen.

Die Rolle ist die grobe Ebene. Für Mitarbeiter gibt es zusätzlich feine Studio-Berechtigungen pro Studio (nur eigene Termine sehen, Verfügbarkeit pflegen und so weiter). Diese sind in der Anleitung Berechtigungen im Team im Detail beschrieben.

Voraussetzungen

Sie müssen Inhaber oder Manager sein, um andere einzuladen und deren Studio-Berechtigungen zu ändern.
Rollen ändern und die Inhaberschaft übertragen kann nur der Inhaber.
Sie finden die Rolle jedes Mitglieds unter Team, wenn Sie ein Mitglied öffnen, im Reiter Profil.

Die drei Rollen

Rolle	Kurzbeschreibung
Inhaber	Der Eigentümer des Kontos. Voller Zugriff auf alles, auch auf Abrechnung, Live-Schaltung und Datenexport. Es gibt genau einen Inhaber.
Manager	Voller Zugriff auf alle Studios und die Team-Verwaltung. Kann aber keine neuen Studios anlegen und das Konto nicht live schalten.
Mitarbeiter	Grundzugang. Was ein Mitarbeiter sehen und tun darf, stellen Sie fein über die Studio-Berechtigungen ein, getrennt je Studio.

Hinweis: Inhaber und Manager haben automatisch vollen Zugriff auf alle Studios Ihrer Organisation. Bei ihnen wirken die einzelnen Studio-Berechtigungen nicht, das Berechtigungs-Formular ist für sie gesperrt.

Inhaber

Der Inhaber ist der Eigentümer des Kontos. Es gibt immer genau einen. Der Inhaber darf alles, was ein Manager darf, und zusätzlich einige Aktionen, die niemand sonst ausführen kann (siehe unten).

Manager

Ein Manager verwaltet Ihre Organisation im Alltag: Team einladen, Studio-Einstellungen pflegen, Termine, Gutscheine und Bewertungen bearbeiten. Ein Manager hat auf alle Studios vollen Zugriff, ohne dass Sie ihn einzelnen Studios zuweisen müssen.

Ein Manager kann jedoch keine neuen Studios anlegen, das Konto nicht live schalten und Daten nicht als CSV exportieren. Diese Aktionen bleiben dem Inhaber vorbehalten.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter hat zunächst nur Grundzugang. Alles Weitere steuern Sie über die Studio-Berechtigungen, und zwar getrennt für jedes Studio, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist. So kann jemand im Studio A alle Termine sehen und im Studio B nur die eigenen.

Ein neu angelegter Mitarbeiter startet bewusst mit sehr wenig: Er darf nur die eigenen Termine ansehen und erhält den Tagesreport nur über die eigenen Termine. Alle weiteren Rechte vergeben Sie danach gezielt.

Was nur der Inhaber darf

Einige Aktionen bleiben allein dem Inhaber vorbehalten. Auch ein Manager kann sie nicht ausführen:

Neue Studios anlegen
Das Konto live schalten (Online-Buchungen aktivieren)
Daten als CSV exportieren (Kunden, Termine, Gutscheine, Bestellungen, Einlösungen)
Das Abonnement kündigen oder erneut aktivieren und den Zahlungsvorgang starten
Die Inhaberschaft übertragen
Rollen ändern (jemanden zwischen Manager und Mitarbeiter umstellen)
Das endgültige Löschen von Kunden pro Manager freischalten (siehe unten)

Hinweis zum Abonnement: Die Abonnement-Seite mit Preis und Status können Inhaber und Manager öffnen. Nur der Inhaber kann das Abonnement dort tatsächlich kündigen, erneut aktivieren oder den Zahlungsvorgang auslösen.

Was Inhaber und Manager gemeinsam dürfen

Diese Aktionen können sowohl Inhaber als auch Manager ausführen:

Team einladen und Mitarbeiter anlegen
Studio-Einstellungen bearbeiten (bei Managern über die Studio-Berechtigungen, die für sie ohnehin alle aktiv sind)
Studio-Berechtigungen anderer Mitarbeiter setzen und Mitarbeiter Studios zuweisen
Team-Mitglieder aktivieren, deaktivieren und entfernen
Gutscheine verwalten: erstatten, sperren, entsperren, Bestätigungs-E-Mail erneut senden, Einlösung manuell erfassen
Kundenkontaktdaten bearbeiten (Telefon, E-Mail)

Hinweis: Ein Mitarbeiter kann keine anderen Mitglieder einladen oder verwalten. Er sieht und bearbeitet nur sein eigenes Profil und die ihm zugewiesenen Bereiche.

Hinweis zum Einladen als Manager: Beim Anlegen eines neuen Mitglieds kann ein Manager nur die Rolle Mitarbeiter vergeben. Nur der Inhaber kann jemanden direkt als Manager einladen. Ein Manager kann ein bestehendes Mitglied ohnehin nicht zum Manager hochstufen, da Rollenänderungen dem Inhaber vorbehalten sind.

Rollen ändern

Nur der Inhaber kann Rollen ändern. Öffnen Sie dazu unter Team das gewünschte Mitglied. Im Reiter Profil finden Sie den Abschnitt Rolle mit einem Auswahlfeld.

Sie können ein Mitglied zwischen diesen zwei Stufen umstellen:

Manager – Verwaltung
Mitarbeiter – Eingeschränkt

Speichern Sie das Profil, damit die Änderung wirkt.

Hinweis: Ihre eigene Rolle können Sie hier nicht ändern. Das Auswahlfeld erscheint nur beim Profil anderer Mitglieder.

Warum die Rolle „Inhaber" nicht im Auswahlfeld steht

Die Rolle Inhaber lässt sich nicht direkt vergeben. Um jemanden zum Inhaber zu machen, übertragen Sie die Inhaberschaft (siehe nächster Abschnitt). Ein Mitglied, das bereits Inhaber ist, zeigt statt des Auswahlfelds nur den Hinweis, dass die Inhaberrolle allein über eine Übertragung geändert werden kann.

Sofortige Wirkung beim Herabstufen

Hinweis: Wenn Sie ein Mitglied herabstufen, wird es aus Sicherheitsgründen aus allen offenen Sitzungen abgemeldet. Die neue, eingeschränktere Rolle greift damit sofort und nicht erst beim nächsten Login.

Inhaberschaft übertragen

Die Inhaberschaft ist auf genau eine Person festgelegt. Um sie an ein anderes Mitglied zu geben, öffnen Sie dessen Profil und klicken im Abschnitt Rolle auf Inhaberschaft übertragen. Es erscheint ein Bestätigungsfenster.

Bei der Übertragung passiert Folgendes:

Die Zielperson wird zum Inhaber.
Sie selbst werden automatisch zum Manager herabgestuft.

Warnung: Die Übertragung ist nicht mit einem Klick rückgängig zu machen. Danach ist die andere Person der Inhaber und nur sie kann die Inhaberschaft wieder zurückgeben.

Voraussetzungen für die Übertragung:

Sie sind selbst der Inhaber.
Die Zielperson hat ein verknüpftes Benutzerkonto. An ein Mitglied ohne eigenes Login lässt sich die Inhaberschaft nicht übertragen.
Sie können die Inhaberschaft nicht an sich selbst übertragen.

Tipp: Haben Sie selbst keinem Studio direkt zugewiesene Aufgaben, erscheint vor der Übertragung ein Warnhinweis. Nach der Übertragung als Manager verlieren Sie in diesem Fall den direkten Studio-Zugang, bis Sie sich wieder einem Studio zuweisen.

Der letzte Inhaber lässt sich nicht herabstufen

Solange es nur einen Inhaber gibt, kann dieser nicht zum Manager oder Mitarbeiter werden. So bleibt immer eine Person mit vollem Zugriff. Möchten Sie die Rolle abgeben, nutzen Sie die Inhaberschaftsübertragung.

Endgültiges Löschen von Kunden freischalten (für Manager)

Ein Manager darf archivierte Kundendaten normalerweise nicht endgültig löschen. Der Inhaber kann diese Erlaubnis pro Manager einzeln freischalten.

Öffnen Sie dazu das Profil des Managers. Sobald die Rolle Manager ausgewählt ist, erscheint der Abschnitt Endgültiges Löschen mit dem Schalter Endgültiges Löschen erlauben.

Warnung: Endgültiges Löschen entfernt Kundendaten unwiderruflich. Vergeben Sie diese Erlaubnis sparsam.

Wird der Manager später zum Mitarbeiter herabgestuft, entfällt die Erlaubnis automatisch. Der Schalter ist nur für Manager sichtbar, weil der Inhaber ohnehin löschen darf und ein Mitarbeiter das nie darf.

Verbindung zum Benutzerkonto trennen

Sie können die Verbindung eines Mitglieds zu seinem Benutzerkonto trennen. Dabei gilt eine Rangfolge:

Der Inhaber kann die Verbindung bei jedem Mitglied trennen.
Ein Manager kann die Verbindung nur bei Mitarbeitern trennen, nicht bei anderen Managern oder dem Inhaber.
Die eigene Verbindung können Sie über diese Ansicht nicht trennen.

Die Aktion finden Sie im Profil des Mitglieds im Abschnitt zum verknüpften Konto.

Zusammenspiel mit den Studio-Berechtigungen

Die Rolle ist die grobe Ebene, die Studio-Berechtigungen sind die feine Ebene für Mitarbeiter:

Inhaber und Manager übergehen die Studio-Berechtigungen und haben überall Vollzugriff. Änderungen im Berechtigungs-Formular haben bei ihnen keine Wirkung.
Bei Mitarbeitern entscheiden die Studio-Berechtigungen, was sie in jedem einzelnen Studio dürfen: welche Termine sie sehen, ob sie buchen, das Archiv verwalten oder Bewertungen beantworten dürfen.

Damit gesetzte Berechtigungen wirken, braucht ein Mitarbeiter ein verknüpftes Benutzerkonto. Ohne Konto werden die Berechtigungen erst nach der Verknüpfung aktiv.

Die vollständige Liste aller Studio-Berechtigungen mit Erklärung finden Sie in der Anleitung Berechtigungen im Team. Wie Sie Mitarbeiter anlegen und Studios zuweisen, steht unter Mitarbeiter anlegen und Studios zuweisen.