Mitarbeiter anlegen

Jede Person, die in Ihrem Studio arbeitet oder buchbar sein soll, legen Sie im Team an. Beim Anlegen entscheiden Sie in einem Rutsch über Profil, Studios, Rolle und ob die Person einen eigenen Dashboard-Zugang bekommt.

Voraussetzungen

• Sie sind als Inhaber oder Manager angemeldet. Mitarbeiter mit der Rolle "Mitarbeiter" können kein Team anlegen.
• Manager dürfen nur Personen mit der Rolle "Mitarbeiter" anlegen. Nur der Inhaber kann jemandem die Manager-Rolle geben.
• Für die Studio-Zuweisung muss im jeweiligen Studio der Kalender aktiv sein. Ohne aktiven Kalender erscheint das Studio hier nicht zur Auswahl.

Hinweis: Ein Login ist beim Anlegen nicht zwingend. Sie können einen Mitarbeiter zunächst nur als buchbaren Namen anlegen und den Zugang später nachreichen.

So legen Sie einen Mitarbeiter an

1. Öffnen Sie im Dashboard den Bereich Team.
2. Klicken Sie oben rechts auf Mitarbeiter hinzufügen. Es öffnet sich ein Vollbild-Fenster mit vier Abschnitten.
3. Füllen Sie die Abschnitte aus (siehe unten).
4. Klicken Sie unten auf Erstellen. Der Mitarbeiter erscheint danach in der Team-Liste.

Solange Sie das Fenster nicht gespeichert haben, können Sie es jederzeit abbrechen. Bei ungespeicherten Eingaben werden Sie vorher gefragt, ob Sie die Änderungen verwerfen möchten.

Abschnitt "Profil"

Hier tragen Sie den Namen ein (Vor- und Nachname, bis zu 100 Zeichen). Der Name ist das einzige Pflichtfeld und erscheint später im Kalender und auf dem öffentlichen Profil.

Optional laden Sie ein Profilbild hoch. Das Bild wird nach dem Speichern separat übertragen; falls dabei etwas schiefgeht, bleibt der Mitarbeiter trotzdem angelegt.

Abschnitt "Rolle"

Diesen Abschnitt sehen nur Inhaber. Er legt die Organisationsrolle fest:

• Mitarbeiter — eingeschränkter Zugriff, nur auf die zugewiesenen Studios. Das ist die Voreinstellung.
• Manager — kann die Organisation und alle Studios verwalten sowie selbst Team anlegen.

Melden Sie sich als Manager an, fehlt dieser Abschnitt. Jede von einem Manager angelegte Person ist automatisch ein "Mitarbeiter". Die Inhaber-Rolle lässt sich hier nicht vergeben; sie wird ausschließlich über eine ausdrückliche Inhaberschafts-Übertragung weitergegeben.

Tipp: Details, welche Rolle was darf, finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

Abschnitt "Studios"

Hier wählen Sie per Häkchen, in welchen Studios der Mitarbeiter arbeitet. Angezeigt werden nur Studios mit aktivem Kalender.

Die Zuweisung bestimmt, wo die Person im Kalender auftaucht und buchbar ist. Ohne Studio-Zuweisung ist ein Mitarbeiter zwar angelegt, hat aber keinen Zugriff auf Kalender oder Dashboard.

Hat Ihre Organisation kein Studio mit aktivem Kalender, erscheint statt der Liste ein Hinweis. Sie können den Mitarbeiter dann trotzdem anlegen und die Zuweisung später nachholen.

Hinweis: Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement haben, sehen Sie hier eine Vorschau, wie sich das Hinzufügen auf Ihren Monatsbeitrag auswirkt. Nur Mitarbeiter mit mindestens einer Studio-Zuweisung sind abrechnungsrelevant.

Abschnitt "Account einrichten (optional)"

Hier entscheiden Sie, ob und wie die Person einen eigenen Dashboard-Zugang bekommt. Über das Feld Methode wählen Sie eine von vier Optionen:

Methode	Was passiert	Wann sinnvoll
Kein Account / später	Es wird nur ein buchbarer Name angelegt, kein Login.	Reine Kalender-Namen, oder wenn Sie den Zugang später nachreichen.
Direkt anlegen	Sie legen E-Mail und Passwort selbst fest. Der Zugang ist sofort nutzbar.	Neue Person ohne bestehendes Konto, die sofort loslegen soll.
Per E-Mail	Die Person bekommt einen Einladungslink und wählt ihr eigenes Passwort.	Der empfohlene, sichere Weg.
Auth-Code	Sie erhalten einen 6-stelligen Code, den die Person bei der Registrierung eingibt.	Wenn die Person bereits ein Konto hat, oder wenn Sie den Code persönlich weitergeben.

Die Voreinstellung ist Kein Account / später.

Die vier Zugangs-Methoden im Detail

Kein Account / später

Es wird ausschließlich ein Mitarbeiter-Eintrag ohne Login angelegt. Die Person kann sich nicht einloggen, ist aber im Kalender buchbar. Sie können den Zugang jederzeit später über die Mitarbeiter-Detailseite nachholen.

Direkt anlegen

Sie tragen eine E-Mail-Adresse und ein Passwort (mindestens 8 Zeichen) ein. Über das Würfel-Symbol neben dem Passwortfeld erzeugen Sie auf Wunsch ein sicheres Passwort automatisch. Als Sprache des Kontos wählen Sie Deutsch, Englisch oder Thailändisch.

Nach dem Speichern werden die Zugangsdaten einmalig angezeigt. Geben Sie E-Mail und Passwort an die Person weiter. Bei der ersten Anmeldung wird sie gebeten, das Passwort zu ändern.

Während der Eingabe prüft das System die E-Mail-Adresse:

• Gibt es zu dieser Adresse bereits ein Konto, ist "Direkt anlegen" gesperrt. Ein Passwort für ein fremdes, bestehendes Konto zu setzen ist nicht erlaubt. Das System bietet Ihnen dann einen Knopf Zur E-Mail-Einladung wechseln an — nutzen Sie stattdessen die Einladung oder einen Auth-Code.
• Ist die Person bereits Mitglied dieser Organisation, erscheint ein Hinweis, und das Anlegen ist blockiert.

Per E-Mail (empfohlen)

Sie tragen die E-Mail-Adresse ein und wählen die Sprache der Einladung. Nach dem Speichern erhält die Person eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Über den Link registriert sie sich mit einem selbst gewählten Passwort (neue Personen) oder tritt mit ihrem bestehenden Konto bei. Der Einladungslink ist 7 Tage gültig.

Dieser Weg ist der sicherste, weil das Passwort nie über Ihre Hände geht und die Person ihre E-Mail-Adresse selbst bestätigt.

Tipp: Ist zur eingetragenen Adresse bereits ein Konto vorhanden, funktioniert die Einladung trotzdem — die Person tritt dann einfach mit dem vorhandenen Konto bei.

Auth-Code

Nach dem Speichern wird ein 6-stelliger Code angezeigt (Buchstaben und Ziffern, ohne leicht verwechselbare Zeichen wie 0/O oder 1/I). Kopieren Sie ihn und geben Sie ihn an die Person weiter.

Die Person gibt den Code bei der Registrierung ein und wird dadurch Ihrer Organisation zugeordnet. Wichtige Eigenschaften:

• Der Code ist 24 Stunden gültig.
• Er kann nur einmal verwendet werden.

Nach dem Anlegen bleibt das Fenster geöffnet, damit Sie den Code in Ruhe kopieren können. Schließen Sie es erst, wenn Sie den Code notiert oder weitergegeben haben.

Warnung: Der Auth-Code wird nur einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn, bevor Sie das Fenster schließen. Läuft er ab oder geht er verloren, legen Sie einfach einen neuen an.

Nach dem Anlegen

Der neue Mitarbeiter erscheint sofort in der Team-Liste. Über einen Klick auf den Eintrag gelangen Sie zur Detailseite. Dort können Sie:

• den Zugang nachträglich einrichten oder ändern (falls Sie "Kein Account / später" gewählt haben),
• Services zuweisen (siehe Services zuweisen),
• weitere Studios zuweisen (siehe Studios zuweisen),
• Buchungslimits festlegen (siehe Buchungslimits).

Häufige Meldungen

• "Bereits Mitglied dieser Organisation" — Zu dieser E-Mail-Adresse existiert schon ein Team-Mitglied. Suchen Sie die Person in der bestehenden Team-Liste, statt sie neu anzulegen.
• "Bestehender Benutzer" bei "Direkt anlegen" — Die Adresse gehört zu einem vorhandenen Konto. Wechseln Sie zu "Per E-Mail" oder erzeugen Sie einen Auth-Code.
• Zu viele Versuche — Zum Schutz vor Massen-E-Mails ist die Zahl neuer Anlagen pro Stunde und pro Tag begrenzt. Warten Sie kurz und versuchen Sie es erneut.