Buchungslimits

Mit Buchungslimits legen Sie fest, wie viele Termine oder wie viele Arbeitsstunden ein Mitarbeiter höchstens annehmen darf. So verhindern Sie Überlastung und steuern die Auslastung pro Person.

Voraussetzungen

• Sie sind als Inhaber oder Manager angemeldet, oder Sie haben im Studio die Berechtigung zur Team-Verwaltung.
• Das Studio hat einen aktiven Kalender.
• Der Mitarbeiter ist dem Studio zugewiesen (siehe Studios zuweisen).

Was Buchungslimits bewirken

Ein Limit ist eine Obergrenze pro Mitarbeiter und pro Studio. Ist die Grenze erreicht, kann für diese Person kein weiterer Termin mehr angelegt werden — weder von Ihnen im Kalender noch durch einen Kunden über die Online-Buchung.

Bei der Online-Buchung sieht der Kunde die betroffene Person an vollen Tagen gar nicht erst als verfügbar. Es erscheint keine Fehlermeldung; die belegten Zeiten werden einfach nicht mehr angeboten.

Legen Sie einen Termin selbst im Kalender an und würde er das Limit sprengen, wird das Speichern mit einer Meldung abgelehnt, zum Beispiel:

Tageslimit für Buchungen erreicht: 4/4

Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die aktuelle Auslastung, die Zahl dahinter das eingestellte Limit.

Hinweis: Buchungslimits gelten immer nur für ein Studio. Legen Sie für dieselbe Person in mehreren Studios Grenzen fest, zählt jedes Studio getrennt. Es gibt keine organisationsweite Gesamtgrenze über alle Studios hinweg.

Die sechs einstellbaren Limits

Es gibt zwei Gruppen mit je drei Feldern. Alle sechs Felder sind unabhängig voneinander und optional. Ein leeres Feld bedeutet kein Limit.

Maximale Buchungen (Anzahl Termine)

Feld	Bedeutung
Pro Tag	Höchstzahl an Terminen an einem Kalendertag
Pro Woche	Höchstzahl an Terminen in einer Woche (Montag bis Sonntag)
Pro Monat	Höchstzahl an Terminen in einem Kalendermonat

Maximale Arbeitszeit (Minuten)

Feld	Bedeutung
Pro Tag (Minuten)	Höchstdauer aller Termine an einem Kalendertag
Pro Woche (Minuten)	Höchstdauer aller Termine in einer Woche
Pro Monat (Minuten)	Höchstdauer aller Termine in einem Kalendermonat

Die Arbeitszeit rechnet in Minuten. Eine Grenze von 480 entspricht also acht Stunden, 2400 entspricht 40 Stunden.

Beispiel: "Pro Tag = 5" bei den Buchungen und "Pro Tag (Minuten) = 480" bedeutet: Der Mitarbeiter bekommt höchstens fünf Termine pro Tag, insgesamt aber nie mehr als acht Stunden. Es greift jeweils die Grenze, die zuerst erreicht wird.

So legen Sie Limits fest

1. Öffnen Sie im Dashboard das gewünschte Studio und dort den Kalender.
2. Wechseln Sie in die Team-Verwaltung des Studios.
3. Klicken Sie auf den Mitarbeiter, dessen Limits Sie setzen möchten.
4. Öffnen Sie den Reiter Limits.
5. Tragen Sie in den sechs Feldern die gewünschten Obergrenzen ein. Lassen Sie ein Feld leer, gilt dort kein Limit.
6. Klicken Sie unten auf Speichern.

Nach dem Speichern erscheint die Bestätigung "Buchungslimits wurden gespeichert". Die Grenzen gelten sofort für alle neuen Buchungen.

Tipp: Um ein bestehendes Limit wieder aufzuheben, leeren Sie einfach das Feld und speichern erneut. Auch eine eingetragene 0 wird wie ein leeres Feld behandelt, also als "kein Limit". Möchten Sie eine echte Grenze setzen, tragen Sie mindestens 1 ein.

Sinnvolle Werte: Tag ≤ Woche ≤ Monat

Die Werte müssen zueinander passen. Ein Tageswert darf nicht höher sein als der Wochenwert, und der Wochenwert nicht höher als der Monatswert. Das gilt getrennt für die Buchungen und für die Arbeitszeit.

Der Grund ist einfach: Wer pro Woche höchstens 20 Termine annimmt, kann an einem einzelnen Tag nicht 30 schaffen. Eine solche Kombination wäre widersprüchlich.

Tragen Sie trotzdem widersprüchliche Werte ein, wird das Speichern abgelehnt. Das betroffene Feld wird gelb markiert, und Sie sehen einen Hinweis wie:

Tägliches Limit (30) kann nicht höher sein als wöchentliches Limit (20).

Korrigieren Sie den Wert und speichern Sie erneut.

Hinweis: Sie müssen nicht alle drei Zeitebenen ausfüllen. Es ist völlig in Ordnung, nur ein Wochenlimit zu setzen und Tag und Monat leer zu lassen.

Welche Termine zählen mit

Nicht jeder Eintrag im Kalender wird auf ein Limit angerechnet. Mitgezählt werden nur echte Kundentermine:

• Bestätigte Termine zählen mit.
• Termine auf der Warteliste zählen ebenfalls mit, weil sie eine Kapazität reservieren.
• Sperr-Einträge ohne Kunde (zum Beispiel Pausen oder persönliche Blocker im Kalender) zählen nicht mit.
• Stornierte oder gelöschte Termine zählen nicht mehr mit.

So bleibt das Limit auf das gerichtet, was es steuern soll: die tatsächliche Kundenlast.

Zeitzone und Wochengrenze

Alle Zeiträume werden in der deutschen Zeitzone (Europe/Berlin) berechnet. Ein "Tag" ist also der deutsche Kalendertag, unabhängig davon, von wo aus Sie das Dashboard bedienen.

Eine Woche läuft von Montag bis Sonntag. Ein Termin am Sonntagabend zählt noch zur laufenden Woche; ein Termin am darauffolgenden Montag beginnt die neue Woche.

Häufige Fragen

• Ein Kunde findet keinen freien Termin bei einer bestimmten Person. Prüfen Sie, ob deren Tages-, Wochen- oder Monatslimit für den fraglichen Zeitraum bereits ausgeschöpft ist. Ist das Limit erreicht, wird die Person online nicht mehr angeboten.
• Das Feld lässt sich nicht speichern und ist gelb markiert. Die Werte widersprechen der Regel Tag ≤ Woche ≤ Monat. Passen Sie den markierten Wert an.
• Ein Limit soll für ein zweites Studio anders sein. Öffnen Sie die Team-Verwaltung des anderen Studios und setzen Sie dort eigene Werte. Jedes Studio hat seine eigenen Limits.