Buchungsregeln

Buchungsregeln legen fest, wann und in welchen Abständen Kunden über Ihre Buchungsseite Termine buchen können. Sie schalten hier außerdem die Online-Buchung ein oder aus und steuern die intelligente Slot-Optimierung.

Voraussetzungen

• Sie brauchen die Berechtigung Kalendereinstellungen verwalten. Als Inhaber oder Manager haben Sie diese automatisch. Mitarbeiter können sie in der Team-Verwaltung zusätzlich erhalten.
• Der Kalender muss eingerichtet sein (siehe Kalender aktivieren).

Seite öffnen

1. Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender.
2. Öffnen Sie die Buchungseinstellungen und wählen Sie Buchungsregeln.

Alle Einstellungen auf dieser Seite gelten pro Studio. Wenn Sie mehrere Studios haben, stellen Sie die Regeln für jedes Studio getrennt ein.

Tipp: Änderungen an den Regeln werden erst wirksam, wenn Sie unten auf Speichern klicken. Eine Leiste mit den Buttons Speichern und Verwerfen erscheint automatisch, sobald Sie etwas geändert haben.

Online-Buchung ein- und ausschalten

Ganz oben steht der Schalter Online-Buchung aktiv. Er entscheidet, ob Kunden über Ihre Buchungsseite überhaupt Termine buchen können.

• Eingeschaltet — Kunden können online Termine buchen.
• Ausgeschaltet — Es können keine neuen Online-Termine gebucht werden. Bestehende Termine bleiben unverändert. Auch Ihr Kalender-Abonnement bleibt davon unberührt.

Beim Ausschalten erscheint ein Bestätigungsfenster, das Sie zunächst bestätigen müssen. Beim Einschalten wird die Buchung sofort aktiviert.

Hinweis: Wenn Sie oben eine Warnung sehen, dass die Online-Buchung vom Administrator gesperrt wurde, lässt sich der Schalter nicht bedienen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Die drei Buchungsregeln

Im Abschnitt Buchungseinstellungen stellen Sie ein, wie Termine angeboten werden. Die folgende Tabelle zeigt die Regeln und ihre Standardwerte:

Einstellung	Bedeutung	Standardwert	Grenzen
Buchungs-Slot-Intervall	Abstand zwischen den angebotenen Startzeiten	15 Minuten	10, 15, 30 oder 60 Minuten
Vorlaufzeit	Mindestzeit zwischen Buchung und Termin	60 Minuten	0 Minuten bis 7 Tage
Maximaler Buchungszeitraum	Wie weit im Voraus gebucht werden kann	28 Tage	1 bis 365 Tage

Zusätzlich gibt es den Schalter Buchungen am selben Tag sperren (siehe unten).

Buchungs-Slot-Intervall

Das Slot-Intervall legt den Abstand zwischen den angebotenen Startzeiten fest. Bei 15 Minuten werden Termine zum Beispiel um 10:00, 10:15 und 10:30 Uhr angeboten. Bei 30 Minuten nur um 10:00 und 10:30 Uhr.

Sie wählen zwischen 10, 15, 30 oder 60 Minuten. Ein größeres Intervall bietet weniger Startzeiten zur Auswahl und macht den Kalender übersichtlicher. Ein kleineres Intervall gibt Kunden mehr Auswahl.

Tipp: Wenn Ihre häufigste Behandlung 60 Minuten dauert, passt ein 15- oder 30-Minuten-Intervall gut. Dauert eine Behandlung 50 Minuten, ist ein 10-Minuten-Intervall ideal, damit keine unnötigen Lücken entstehen.

Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit ist die Mindestzeit, die zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem Termin liegen muss. Sie verhindert zu kurzfristige Buchungen.

Beispiel: Bei einer Vorlaufzeit von 60 Minuten kann ein Kunde um 14:00 Uhr keinen Termin mehr für 14:30 Uhr buchen — der nächste buchbare Termin liegt frühestens um 15:00 Uhr.

Sie geben die Vorlaufzeit in Minuten, Stunden oder Tagen an. Der Wert 0 bedeutet: sofort buchbar. Der Höchstwert liegt bei 7 Tagen.

Buchungen am selben Tag sperren

Dieser Schalter blockiert alle Termine für den aktuellen Tag. Ist er eingeschaltet, sehen Kunden ab sofort erst wieder Termine ab dem nächsten Tag.

Der Unterschied zur Vorlaufzeit: Die Vorlaufzeit rechnet in Stunden oder Minuten ab dem Buchungszeitpunkt. Die Sperre für den selben Tag entfernt hingegen den kompletten heutigen Tag — unabhängig von der Uhrzeit.

Tipp: Nutzen Sie diese Sperre, wenn Sie am Buchungstag keine kurzfristigen Termine mehr annehmen möchten, etwa weil Sie den Tagesablauf im Voraus planen.

Maximaler Buchungszeitraum

Der maximale Buchungszeitraum begrenzt, wie weit in der Zukunft Kunden buchen können. Bei 28 Tagen sehen Kunden nur die nächsten vier Wochen.

Sie geben den Wert in Tagen oder Wochen an, mindestens 1 Tag, höchstens 365 Tage. Der letzte buchbare Tag ist eingeschlossen: Bei 28 Tagen ist der 28. Tag ab heute noch buchbar.

Tipp: Ein kürzerer Zeitraum hält Ihren Buchungskalender überschaubar und verhindert Buchungen, deren Termin noch weit entfernt liegt und die häufiger abgesagt werden.

Unter den Einstellungen finden Sie eine blaue Info-Box, die die Wirkung der Regeln noch einmal kurz zusammenfasst.

Intelligente Slot-Optimierung

Die Slot-Optimierung (im Kalender „Intelligente Slot-Optimierung") sorgt dafür, dass bei der Terminvergabe möglichst wenige ungünstig kleine Lücken im Kalender entstehen. Ist sie aktiv, werden Termine bevorzugt so gelegt, dass keine unbrauchbaren Zwischenräume übrig bleiben.

So funktioniert sie

Die Optimierung betrachtet alle buchbaren Dienstleistungen, deren Dauern und Pufferzeiten. Sie priorisiert dann Startzeiten, die keine kleinen Lücken erzeugen, in die keine weitere Behandlung mehr passt.

Als Bezugsgröße dient eine Hauptdienstleistung: Sie geben an, welche Behandlung am häufigsten gebucht wird. Deren Dauer bestimmt die Referenzdauer für die Optimierung.

Einrichten

1. Schalten Sie Slot-Optimierung aktivieren ein.
2. Wählen Sie unter Welcher Service wird am häufigsten gebucht? die Kombination aus Service und Dauer, zum Beispiel „Traditionelle Thai-Massage — 60 Minuten".
3. Speichern Sie über die eingeblendete Leiste.

Ist die Optimierung ausgeschaltet, zeigt die Buchungsseite alle verfügbaren Startzeiten ohne Rücksicht auf entstehende Lücken.

Tipp: Die Optimierung arbeitet am zuverlässigsten, wenn Service-Dauern, Pufferzeiten und das Buchungs-Slot-Intervall jeweils Vielfache von 15 Minuten sind.

Hinweis: Wenn Sie die Optimierung wieder ausschalten, bleibt Ihre Auswahl der Hauptdienstleistung gespeichert. Beim erneuten Einschalten ist sie sofort wieder da.

Abweichende Hauptdienstleistung je Mitarbeiter

Sobald Sie eine Hauptdienstleistung gewählt haben, erscheint darunter eine Liste Ihrer Mitarbeiter. Dort können Sie für einzelne Mitarbeiter eine andere Hauptdienstleistung hinterlegen, wenn diese überwiegend eine andere Behandlung anbieten als der Studio-Durchschnitt.

Ohne eigene Einstellung gilt für einen Mitarbeiter automatisch die Studio-Hauptdienstleistung.

Hinweis: Wenn Sie die Studio-Hauptdienstleistung auf einen Service ändern, den ein Mitarbeiter gar nicht anbietet, erscheint ein Hinweisfenster. Dort legen Sie fest, welche Dienstleistung stattdessen für diesen Mitarbeiter gelten soll.

Wann Kunden welche Termine sehen

Die Buchungsregeln greifen alle gleichzeitig. Ein Termin erscheint auf der Buchungsseite nur, wenn er alle Bedingungen erfüllt:

• Er liegt weit genug in der Zukunft (Vorlaufzeit).
• Er liegt nicht am heutigen Tag, falls Buchungen am selben Tag sperren aktiv ist.
• Er liegt innerhalb des maximalen Buchungszeitraums.
• Seine Startzeit passt ins gewählte Slot-Intervall.
• Im Arbeitsplan des Mitarbeiters ist die entsprechende Zeit als Arbeitszeit hinterlegt (siehe Arbeitszeiten).

Weitere Einstellungen

Nicht alle Kalender-Regeln stehen auf dieser Seite. Verwandte Einstellungen finden Sie hier:

• Sperrregeln, No-Shows und kurzfristige Absagen — unter Richtlinien.
• Zusätzliche Fragen im Buchungsformular — unter Buchungsfelder.
• Automatische E-Mails und Terminerinnerungen — unter Kommunikation.
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter — unter Arbeitszeiten.