Richtlinien

Auf der Seite Richtlinien schützen Sie Ihren Kalender vor Spam-Buchungen und unzuverlässigen Kunden. Sie schalten hier die E-Mail-Verifizierung ein und legen fest, ob das System auffällige Kunden automatisch sperrt.

Voraussetzungen

• Sie brauchen die Berechtigung Kalendereinstellungen verwalten. Als Inhaber oder Manager haben Sie diese automatisch. Mitarbeiter können sie in der Team-Verwaltung zusätzlich erhalten.
• Der Kalender muss eingerichtet sein (siehe Kalender aktivieren).

Seite öffnen

1. Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender.
2. Öffnen Sie die Buchungseinstellungen und wählen Sie Richtlinien.

Auf dieser Seite gibt es zwei getrennte Bereiche mit unterschiedlichem Speicherverhalten:

• Die E-Mail-Verifizierung wird sofort gespeichert, sobald Sie den Schalter umlegen.
• Die automatische Blocklist speichern Sie erst, wenn Sie unten auf Speichern klicken. Ein Button-Paar Abbrechen und Speichern erscheint, sobald Sie etwas geändert haben.

Hinweis: Ist Ihr Kalender noch im Testmodus, sehen Sie oben einen Hinweis. Sie können alle Einstellungen bereits konfigurieren. Die Erfassung nicht wahrgenommener Termine und die automatischen Sperrungen werden aber erst wirksam, sobald der Kalender live ist. Mehr zum Testmodus unter Kalender aktivieren.

E-Mail-Verifizierung für Buchungen

Ganz oben steht der Schalter E-Mail-Verifizierung für Buchungen. Standardmäßig ist er ausgeschaltet.

Ist er eingeschaltet, müssen Kunden ihre E-Mail-Adresse mit einem Code bestätigen, bevor der Termin reserviert wird. Das verhindert Fake-Buchungen mit erfundenen Adressen.

Die Verifizierung hat aber einen Preis: Der zusätzliche Schritt kann die Buchungsrate verschlechtern, weil manche Kunden ihn nicht abschließen. Aktivieren Sie diese Option deshalb erst, wenn Sie tatsächlich Probleme mit Spam-Buchungen haben.

Tipp: Für den Anfang lassen Sie die E-Mail-Verifizierung ausgeschaltet. So buchen Ihre Kunden ohne Hürde. Schalten Sie sie nur ein, wenn wiederholt Fantasie-Buchungen eingehen.

Automatische Blocklist

Die automatische Blocklist sperrt Kunden ohne Ihr Zutun, wenn sie wiederholt nicht zum Termin erscheinen oder zu kurzfristig absagen. Ein gesperrter Kunde kann danach weder über Ihre Buchungsseite noch im eingebetteten Formular buchen.

Hinweis: Die Blocklist-Regeln gelten für Ihre gesamte Organisation, nicht nur für ein einzelnes Studio. Haben Sie mehrere Studios, wirken die Regeln in allen Studios gleich. Vor dem Speichern erscheint dann ein Bestätigungsfenster mit dem Hinweis, dass die Änderung für alle Studios gilt.

Automatisches Blockieren aktivieren

Mit dem Schalter Automatisches Blockieren aktivieren schalten Sie die Funktion ein. Standardmäßig ist sie aus. Erst wenn Sie den Schalter einschalten, erscheinen die Regeln für No-Shows und kurzfristige Absagen.

Solange die Funktion aus ist, sperrt das System niemanden automatisch. Sie können Kunden weiterhin von Hand sperren (siehe Kunden verwalten).

Das rollende Zeitfenster

Alle Regeln arbeiten mit einem rollenden Zeitfenster. Das bedeutet: Jeder Vorfall (ein No-Show oder eine kurzfristige Absage) verfällt automatisch nach der von Ihnen eingestellten Anzahl von Tagen und zählt danach nicht mehr mit.

Wichtig ist der Unterschied zur Sperre selbst: Eine bereits ausgelöste Sperre läuft nicht automatisch ab. Sie heben sie manuell über das Kundenprofil wieder auf. Der Zähler verfällt also rollend, die verhängte Sperre bleibt bestehen, bis Sie sie entsperren.

Regel: Nicht wahrgenommene Termine (No-Shows)

Ein No-Show liegt vor, wenn ein Kunde nicht zum gebuchten Termin erscheint. Ob ein Termin als No-Show gilt, entscheidet Ihr Team im Kalender.

Sie legen zwei Werte fest:

Wert	Bedeutung	Standardwert	Grenzen
Anzahl No-Shows	Nach wie vielen nicht wahrgenommenen Terminen gesperrt wird	3	1 bis 10
Zeitfenster	Innerhalb wie vieler Tage die No-Shows zusammenzählen	180 Tage	1 bis 365 Tage

Beispiel mit den Standardwerten: Erscheint ein Kunde innerhalb von 180 Tagen dreimal nicht, wird er automatisch gesperrt.

Regel: Kurzfristige Absagen

Diese Regel erfasst Absagen und Verschiebungen kurz vor dem Termin. Sie besteht aus mehreren Einstellungen.

Was als kurzfristige Absage zählt:

• Der Kunde sagt den Termin innerhalb der eingestellten Storno-Frist ab.
• Der Kunde verschiebt den Termin innerhalb des Verschiebungs-Fensters um mehr als die eingestellte Diff-Schwelle.

Was nicht zählt:

• Kleine Verschiebungen unterhalb der Diff-Schwelle.
• Verschiebungen außerhalb des Verschiebungs-Fensters.

Hinweis: Sagt ein Mitarbeiter selbst im Kalender ab und wählt „Kunde hat abgesagt", entscheidet der Mitarbeiter, ob der Vorfall als Verstoß zählt. Die Regel greift also nicht nur bei Kunden-Absagen über die Buchungsseite.

Die Einstellungen im Einzelnen:

Einstellung	Bedeutung	Standardwert	Grenzen
Storno-Frist	Absage weniger als X vor Termin gilt als kurzfristig	60 Minuten	1 Minute bis 7 Tage
Verschiebungs-Fenster	In diesem Zeitraum vor dem Termin wird eine Verschiebung geprüft	180 Minuten	1 Minute bis 7 Tage
Diff-Schwelle	Verschiebung um mehr als diese Zeitspanne gilt als Absage	180 Minuten	1 Minute bis 7 Tage
Anzahl Absagen	Nach wie vielen kurzfristigen Absagen gesperrt wird	3	1 bis 10
Zeitfenster	Innerhalb wie vieler Tage die Absagen zusammenzählen	180 Tage	1 bis 365 Tage

Die Zeitwerte geben Sie in Minuten oder Stunden an (Storno-Frist, Verschiebungs-Fenster, Diff-Schwelle) beziehungsweise in Tagen (Zeitfenster). Das Höchstmaß der Minuten-/Stunden-Werte liegt bei 7 Tagen.

Beispiel mit den Standardwerten: Sagt ein Kunde weniger als 60 Minuten vor dem Termin ab, zählt das als kurzfristige Absage. Passiert das innerhalb von 180 Tagen dreimal, wird der Kunde gesperrt.

Tipp: Die Diff-Schwelle verhindert Fehlalarme durch Mini-Verschiebungen. Verschiebt ein Kunde seinen Termin nur um zehn Minuten, soll das keine Absage sein. Erst eine deutliche Verschiebung (über der Diff-Schwelle) wird wie eine Absage gewertet.

Transparenz gegenüber Kunden

Sobald das automatische Blockieren eingeschaltet ist, erscheint der Bereich Transparenz gegenüber Kunden. Damit entscheiden Sie, ob Sie Ihre Kunden über die Regeln und drohende Sperren informieren. Standardmäßig ist die Transparenz ausgeschaltet.

Kunden über Buchungsbedingungen und Sperren informieren

Der Hauptschalter aktiviert drei Dinge gleichzeitig:

• Beim Buchen erscheint ein Fenster mit Ihren Buchungsbedingungen und einer Pflicht-Checkbox, die der Kunde bestätigen muss.
• Nähert sich ein Kunde dem Grenzwert, sieht er eine Warnung mit seinem aktuellen Zählerstand.
• Der Kunde erhält bei einer Sperre eine Benachrichtigung per E-Mail.

Ist die Transparenz ausgeschaltet, laufen die Regeln weiterhin im Hintergrund, aber der Kunde erfährt nichts davon.

Zusätzliche E-Mails

Nur bei eingeschalteter Transparenz können Sie zwei weitere E-Mails aktivieren. Beide sind standardmäßig aus:

• Mail an Kunden nach No-Show-Erfassung — schickt dem Kunden eine E-Mail mit dem aktuellen Zählerstand und einer Warnung vor der Sperre, sobald ein No-Show erfasst wurde.
• Mail an Kunden nach kurzfristiger Absage oder Verschiebung — schickt dieselbe Warn-E-Mail nach einer kurzfristigen Absage oder Verschiebung.

Hinweis: Schalten Sie die Transparenz wieder aus, werden auch diese beiden E-Mail-Schalter automatisch ausgeschaltet. So verschickt das System keine Warn-Mails, ohne dass Sie sie bewusst aktiviert haben.

Was passiert bei einer Sperre?

Erreicht ein Kunde einen Grenzwert, sperrt das System ihn automatisch. Danach gilt:

• Der Kunde kann über Ihre Buchungsseite oder das eingebettete Formular keinen neuen Termin mehr buchen.
• Legen Sie selbst im Kalender einen Termin für einen gesperrten Kunden an, erscheint eine Warnung. Als Inhaber mit der nötigen Berechtigung können Sie die Warnung übergehen — das wird protokolliert.
• Bestehende Termine des Kunden bleiben unverändert.

Wie nah ein Kunde am Grenzwert steht, sehen Sie im Kundenprofil im Reiter Aktivitäten als Ampel-Übersicht. Die Sperre heben Sie über Entsperren im Kundenprofil auf. Mehr dazu unter Kunden verwalten.

Weitere Einstellungen

Nicht alle Kalender-Regeln stehen auf dieser Seite. Verwandte Einstellungen finden Sie hier:

• Zeitraster, Vorlaufzeit und maximaler Buchungszeitraum — unter Buchungsregeln.
• Kunden sperren, entsperren und Daten löschen — unter Kunden verwalten.
• Zusätzliche Fragen im Buchungsformular — unter Buchungsfelder.
• Automatische E-Mails und Terminerinnerungen — unter Kommunikation.