Buchungsfelder

Buchungsfelder bestimmen, welche Angaben Ihre Kunden beim Buchen eines Termins machen. Sie steuern die Standardfelder (Name, E-Mail, Telefon, Adresse) und können eigene Zusatzfragen ergänzen.

Voraussetzungen

Sie müssen als Inhaber angemeldet sein oder die Berechtigung Kalendereinstellungen verwalten besitzen.
Der Kalender-Einrichtungs-Assistent muss mindestens bis zum Schritt "Zusatzfragen" durchlaufen sein.

Seite öffnen

Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender.
Öffnen Sie die Einstellungen des gewünschten Studios.
Klicken Sie auf Buchungsfelder verwalten.

Die Seite ist in zwei Bereiche gegliedert: Systemfelder (die festen Standardfelder) und Benutzerdefinierte Felder (Ihre eigenen Zusatzfragen).

Hinweis: Buchungsfelder werden pro Studio verwaltet. Wenn Sie mehrere Studios betreiben, hat jedes Studio eigene Zusatzfragen. Eine Ausnahme ist das Namensformat — dazu unten mehr.

Systemfelder

Systemfelder sind die Standardfelder, die auf dem Buchungsformular immer oder wahlweise abgefragt werden. Sie erscheinen bei jeder Buchung.

Hinweis: Name und E-Mail sind immer Pflichtfelder. Sie lassen sich nicht deaktivieren, weil ohne sie keine Buchung und keine Terminbestätigung möglich ist.

Namensformat

Legt fest, wie der Name des Kunden erfasst wird. Zwei Optionen stehen zur Wahl:

Option	Bedeutung
Einzelnes Namensfeld	Ein einziges Feld für den kompletten Namen (z. B. "Anna Beispiel"). Standard.
Vorname + Nachname	Zwei getrennte Felder für Vor- und Nachname.

Wählen Sie Vorname + Nachname, wenn Sie Kunden gezielt mit Vornamen ansprechen oder Namen getrennt auswerten möchten. Für die meisten Studios genügt das einzelne Feld.

Wichtig: Das Namensformat gilt für alle Studios Ihrer Organisation gemeinsam, nicht nur für das aktuelle Studio. Wenn Sie mehr als ein Studio haben, erscheint vor dem Speichern ein Bestätigungsfenster mit dem Hinweis, dass die Änderung alle Studios betrifft.

Telefonnummer

Steuert, ob die Telefonnummer des Kunden abgefragt wird. Standardmäßig ausgeschaltet.

Schalten Sie Telefonnummer ein, um das Feld auf dem Buchungsformular anzuzeigen.
Erst wenn das Feld eingeschaltet ist, erscheint darunter der Schalter Pflichtfeld. Ist er aktiv, muss der Kunde eine Telefonnummer angeben, sonst kann er die Buchung nicht abschließen.

Tipp: Eine Telefonnummer ist hilfreich, um Kunden bei kurzfristigen Änderungen erreichen zu können. Machen Sie das Feld nur zur Pflicht, wenn Sie den Rückkanal wirklich benötigen — jede zusätzliche Pflichtangabe kann Kunden vom Buchen abhalten.

Adresse

Steuert, ob die Postadresse des Kunden abgefragt wird. Standardmäßig ausgeschaltet.

Schalten Sie Adresse ein, um das Feld anzuzeigen.
Auch hier erscheint der Schalter Pflichtfeld erst, wenn das Feld eingeschaltet ist.

Eine Adresse benötigen Sie in der Regel nur bei Hausbesuchen oder Rechnungsversand. Für Termine im Studio ist sie meist überflüssig.

Hinweis: Wenn Sie ein Feld ausschalten, wird ein zuvor gesetzter Pflicht-Schalter automatisch zurückgesetzt. Beim erneuten Einschalten müssen Sie die Pflicht bei Bedarf neu aktivieren.

Änderungen an den Systemfeldern werden sofort gespeichert. Eine kurze Bestätigung erscheint unten am Bildschirmrand.

Benutzerdefinierte Felder (Zusatzfragen)

Zusätzlich zu den Systemfeldern können Sie eigene Fragen stellen, die Kunden beim Buchen beantworten. So erfahren Sie vorab, was Sie für den Termin wissen müssen.

Neues Feld anlegen

Klicken Sie oben rechts im Bereich Benutzerdefinierte Felder auf Neues Feld.
Es öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen des Feldes.
Füllen Sie die Felder aus (siehe unten) und klicken Sie auf Hinzufügen.

Feldtyp wählen

Zwei Feldtypen stehen zur Verfügung:

Typ	Beschreibung	Beispiel
Checkbox	Ein Ankreuzfeld für Ja/Nein-Bestätigungen	"Ich verstehe, dass keine Erotik-Massage angeboten wird"
Textfeld	Ein freies Eingabefeld für Text	"Besondere Wünsche"

Wichtig: Der Feldtyp lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern. Wählen Sie ihn sorgfältig. Wenn Sie den Typ wechseln möchten, löschen Sie das Feld und legen Sie es neu an.

Label und Beschreibung

Label — Der Text, den der Kunde als Frage oder Bestätigung sieht. Pflichtangabe, maximal 100 Zeichen. Beispiele: "Besondere Wünsche" oder eine Bestätigung zum Ankreuzen.
Beschreibung (optional) — Ein zusätzlicher Erklärtext unter dem Label, maximal 500 Zeichen. Nützlich, um dem Kunden zu erklären, wozu die Angabe dient.

Mehrzeilig (nur Textfeld)

Bei einem Textfeld können Sie den Schalter Mehrzeilig aktivieren. Dann erhält der Kunde ein größeres Eingabefeld für längere Texte — etwa für ausführliche Wünsche. Ohne diesen Schalter steht nur eine einzelne Zeile zur Verfügung.

Pflichtfeld

Mit dem Schalter Pflichtfeld legen Sie fest, ob der Kunde das Feld ausfüllen bzw. ankreuzen muss, bevor er die Buchung abschließen kann. Standardmäßig ist ein neues Feld kein Pflichtfeld.

Tipp: Eine Einverständnis-Checkbox (z. B. "Ich verstehe, dass keine Erotik-Massage angeboten wird") macht als Pflichtfeld Sinn — so kann der Kunde nur buchen, wenn er zustimmt.

Service-Zuordnung

Jedes Feld muss mindestens einem Service zugeordnet werden. Damit steuern Sie, bei welchen Buchungen die Frage überhaupt erscheint.

Alle Services — Das Feld erscheint bei jeder Buchung. Diese Option ist bei neuen Feldern voreingestellt.
Einzelne Services — Wählen Sie gezielt die Services aus, bei denen das Feld gezeigt wird. So können Sie eine bestimmte Frage z. B. nur bei der Thai-Massage stellen, nicht aber bei anderen Behandlungen.

Hinweis: Sie müssen mindestens einen Service auswählen, sonst lässt sich das Feld nicht speichern. Ein entsprechender Warnhinweis erscheint, solange kein Service gewählt ist.

Für den Kunden bedeutet das: Das Feld wird nur angezeigt, wenn er einen der zugeordneten Services bucht. Bei anderen Services bleibt es unsichtbar.

AGB und Datenschutzerklärung verlinken

Bei einer Checkbox können Sie im Label direkte Links auf Ihre Rechtstexte einfügen. Unter dem Label erscheinen dazu die Schaltflächen + AGB und + Datenschutzerklärung.

Ein Klick fügt an der Cursor-Position einen Platzhalter ein ({{agb}} bzw. {{datenschutz}}). Auf dem Buchungsformular wird daraus ein anklickbarer Link zum jeweiligen Dokument. So können Sie z. B. eine Checkbox "Ich akzeptiere die AGB und die Datenschutzerklärung" mit funktionierenden Links erstellen.

Hinweis: Die Schaltflächen sind nur verfügbar, wenn Sie den entsprechenden Rechtstext hinterlegt haben. Fehlt ein Text, ist die Schaltfläche ausgegraut und ein Hinweis weist darauf hin, dass Sie ihn zuerst anlegen müssen. Rechtstexte verwalten Sie unter Rechtliches.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz

Warnung: Gemäß DSGVO dürfen Sie über das Buchungsformular keine Gesundheitsdaten abfragen. Stellen Sie keine Fragen nach Beschwerden, Diagnosen, Allergien oder anderen gesundheitsbezogenen Informationen. Solche Angaben unterliegen einem besonderen Schutz und dürfen nicht über ein einfaches Buchungsformular erhoben werden.

Ein Info-Symbol im Feld-Fenster erinnert an diese Regel. Nutzen Sie die Felder für organisatorische Angaben (z. B. Wünsche zur Uhrzeit, Parkplatzbedarf) oder Einverständnis-Bestätigungen, nicht für medizinische Daten.

Felder verwalten

In der Liste der benutzerdefinierten Felder haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Aktivieren/Deaktivieren — Über den Schalter rechts an jedem Feld. Ein deaktiviertes Feld wird Kunden nicht mehr angezeigt, bleibt aber gespeichert. So können Sie eine Frage vorübergehend ausblenden, ohne sie zu löschen.
Bearbeiten — Über das Stift-Symbol. Der Feldtyp bleibt dabei fest (siehe oben).
Löschen — Über das Papierkorb-Symbol. Es erscheint ein Bestätigungsfenster.
Reihenfolge ändern — Ziehen Sie ein Feld am Griff-Symbol links (die sechs Punkte) an die gewünschte Position. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Abfolge die Felder auf dem Buchungsformular erscheinen.

Warnung: Ein gelöschtes Feld kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie ein Feld nur zeitweise ausblenden möchten, deaktivieren Sie es lieber über den Schalter, statt es zu löschen.

Was der Kunde sieht

Auf dem Buchungsformular erscheinen die Felder in dieser Reihenfolge: zuerst die Systemfelder (Name, E-Mail, gegebenenfalls Telefon und Adresse), danach die aktiven benutzerdefinierten Felder in der von Ihnen festgelegten Sortierung.

Ein benutzerdefiniertes Feld wird dem Kunden nur gezeigt, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:

Das Feld ist aktiviert.
Der gebuchte Service ist dem Feld zugeordnet (oder das Feld gilt für alle Services).

Pflichtfelder muss der Kunde ausfüllen, sonst kann er die Buchung nicht abschließen.