Rechnungsnummern

Kauft ein Kunde einen Gutschein in Ihrem Shop, erstellt das System automatisch eine Rechnung im PDF-Format. Auf dieser Seite legen Sie fest, wie die Rechnungsnummern aufgebaut sind und ob überhaupt automatisch Rechnungen erzeugt werden.

Voraussetzungen

• Der Gutschein-Shop muss eingerichtet sein (siehe Einrichtung).
• Nur Inhaber und Manager können diese Einstellungen bearbeiten.
• Für die automatische Rechnungserstellung ist eine USt-IdNr. oder Steuernummer erforderlich. Ohne eine dieser Angaben lässt sich die Funktion nicht aktivieren.

Wo Sie die Einstellungen finden

Die Rechnungsnummern konfigurieren Sie in den Einstellungen Ihres Gutschein-Shops, im Abschnitt Rechnungsnummern (siehe Einstellungen). Anders als die meisten anderen Einstellungen werden die Rechnungsnummern nicht sofort gespeichert. Sie ändern die Felder und bestätigen anschließend mit der Schaltfläche Einstellungen speichern.

Automatische Rechnungserstellung

Ganz oben steht der Schalter Automatische Rechnungserstellung aktivieren. Ist er eingeschaltet, erzeugt das System bei jedem erfolgreichen Gutschein-Kauf automatisch eine Rechnung. Ist er ausgeschaltet, werden keine Rechnungen erstellt.

Hinweis: Bei neuen Shops ist die automatische Rechnungserstellung standardmäßig eingeschaltet. Alle weiteren Felder werden erst sichtbar, wenn der Schalter aktiv ist.

Beim Einschalten prüft das System, ob eine USt-IdNr. oder Steuernummer hinterlegt ist. Fehlt beides, erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie eine der beiden Angaben nachtragen. Ohne diese Angabe bleibt die Funktion aus.

Aufbau einer Rechnungsnummer

Eine Rechnungsnummer setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen. In welcher Reihenfolge sie erscheinen, ist fest vorgegeben:

Präfix → Zusatzfeld (optional) → Jahr → Monat (nur im Monatsmodus) → laufende Nummer

Ein Beispiel mit den Standardwerten (Präfix RE, keine weiteren Änderungen):

RE-2026-001

Dabei steht RE für das Präfix, 2026 für das Jahr und 001 für die erste Rechnung des Jahres. Unter den Eingabefeldern zeigt Ihnen eine Vorschau jederzeit, wie die nächste Rechnungsnummer mit Ihren aktuellen Einstellungen aussehen würde.

Präfix

Das Rechnungs-Präfix sind genau 2 Zeichen am Anfang jeder Rechnungsnummer. Erlaubt sind nur Buchstaben und Ziffern (A–Z, 0–9). Kleinbuchstaben werden automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Der Standardwert ist RE (für „Rechnung").

Zusatzfeld (optional)

Das Zusatzfeld ist ein freiwilliger Baustein mit 1 bis 5 Zeichen (Buchstaben und Ziffern). Er wird direkt hinter dem Präfix eingefügt. Damit können Sie zum Beispiel eine Filiale oder einen Standort kennzeichnen. Ein Zusatzfeld SHOP1 ergibt:

RE-SHOP1-2026-001

Lassen Sie das Feld leer, entfällt dieser Baustein.

Mindestlänge der Nummer

Die Mindestlänge Nummer legt fest, mit wie vielen Stellen die laufende Nummer angezeigt wird. Sie wählen einen Wert zwischen 1 und 5 Stellen; der Standardwert ist 3 Stellen. Ist die laufende Nummer kürzer, wird sie mit Nullen aufgefüllt.

• 3 Stellen: 001, 002 … 010 … 100
• 5 Stellen: 00001, 00002 …

Erreicht die laufende Nummer mehr Stellen als die eingestellte Mindestlänge, wächst die Nummer einfach mit. Es geht also keine Rechnung verloren.

Trennzeichen

Der Schalter Trennzeichen (-) verwenden bestimmt, ob die Bausteine mit einem Bindestrich getrennt werden. Standardmäßig ist er eingeschaltet.

• Eingeschaltet: RE-2026-001
• Ausgeschaltet: RE2026001

Nummerierung: jährlich oder monatlich

Unter Nummerierung wählen Sie, wie oft der Zähler neu bei 1 beginnt:

Modus	Aufbau	Zähler-Neustart
Jährlich (Standard)	RE-2026-001	Zu Jahresbeginn beginnt die laufende Nummer wieder bei 1.
Monatlich	RE-2026-02-001	Zu Beginn jedes Monats beginnt die laufende Nummer wieder bei 1. Im Monatsmodus enthält die Nummer zusätzlich den zweistelligen Monat.

Bei der Bestimmung von Jahr und Monat wird die deutsche Zeitzone (Berlin) verwendet. Eine Rechnung kurz nach Mitternacht wird also dem korrekten deutschen Kalendertag zugeordnet.

Warnung: Sobald die erste Rechnung erstellt wurde, lässt sich der Nummerierungsmodus (jährlich oder monatlich) nicht mehr ändern. Das System sperrt die Auswahl dauerhaft, damit keine Lücken oder Dopplungen im Nummernkreis entstehen. Diese Anforderung ergibt sich aus den steuerlichen Vorgaben zu fortlaufenden Rechnungsnummern. Überlegen Sie sich den Modus daher vor dem ersten Verkauf. Eine spätere Änderung ist nur über den Support möglich.

Solange noch keine Rechnung erstellt wurde, sehen Sie unter den Einstellungen einen orangefarbenen Warnhinweis, der auf diese einmalige Festlegung aufmerksam macht. Nach dem ersten Rechnungsversand wird stattdessen ein Schloss-Symbol mit dem Hinweis angezeigt, dass der Modus gesperrt ist.

Fortlaufende, lückenlose Nummern

Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben und der Zähler läuft fortlaufend weiter. Das System stellt sicher, dass auch bei zwei gleichzeitigen Käufen keine Nummer doppelt oder gar nicht vergeben wird. Damit erfüllen Ihre Rechnungen die steuerliche Anforderung an eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung.

Hinweis: Die einmal vergebene Nummer bleibt fest mit der jeweiligen Rechnung verbunden. Auch wenn im Hintergrund einmal ein technischer Schritt wiederholt werden muss, entsteht dadurch keine neue Nummer.

Rechnungskorrekturen bei Erstattungen

Erstatten Sie einen Gutschein-Kauf ganz oder teilweise, erstellt das System automatisch eine Rechnungskorrektur. Diese verweist auf die ursprüngliche Rechnung und trägt eine eigene Nummer.

Dafür gibt es im Abschnitt Weitere Präfixe das Feld Rechnungskorrektur-Präfix. Es sind ebenfalls genau 2 Zeichen (Buchstaben und Ziffern); der Standardwert ist GS (für „Gutschrift").

Die Nummer der Korrektur wird aus der ursprünglichen Rechnungsnummer gebildet: Das 2-stellige Rechnungs-Präfix wird durch das Rechnungskorrektur-Präfix ersetzt und eine fortlaufende Nummer angehängt. Zur ursprünglichen Rechnung RE-2026-001 entsteht so:

GS-2026-001-1

Die angehängte -1 zählt hoch, falls es zu derselben Rechnung mehrere Korrekturen gibt (zum Beispiel -2 bei einer zweiten Erstattung).

Hinweis: Rechnungskorrekturen werden nur erstellt, wenn die automatische Rechnungserstellung aktiv ist und zur ursprünglichen Bestellung bereits eine Rechnung existiert. Mehr zu Erstattungen und Korrekturen finden Sie unter Gutschriften und Stornos.

Wo Ihre Rechnungen bleiben

Erstellte Rechnungen werden dauerhaft und unveränderbar gespeichert. Sie und Ihre Kunden können sie später jederzeit als PDF herunterladen. Weitere Informationen zu den Verkäufen und Belegen finden Sie unter Verkäufe.

Tipp: Die Wahl der richtigen Besteuerungsart beeinflusst, wie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausgewiesen wird. Details dazu finden Sie unter Besteuerungsarten.