Gutschriften & Stornos

Wenn Sie einem Kunden Geld für einen Gutschein zurückerstatten, erstellt das System automatisch eine passende Rechnungskorrektur. Diese Seite erklärt die buchhalterische Seite: welches Dokument entsteht, wie es nummeriert wird und wie die Umsatzsteuer darin behandelt wird.

Hinweis: Wie Sie eine Erstattung technisch auslösen (Fenster, Auswahl, Betrag), lesen Sie unter Verkäufe. Hier geht es um das Rechnungsdokument, das dabei entsteht.

Kurz erklärt: die Begriffe

Storno / Erstattung — Sie geben dem Kunden über Stripe Geld zurück. Das kann der volle Kaufbetrag oder ein Teilbetrag sein.
Rechnungskorrektur — Das Rechnungsdokument, das die Erstattung buchhalterisch abbildet. Es wird auch „Korrekturrechnung" genannt und im Steuerrecht als Gutschrift im Sinne einer Rechnungsberichtigung verstanden. Es korrigiert die ursprüngliche Kundenrechnung.

Hinweis: „Gutschrift" hat im Alltag zwei Bedeutungen. Hier ist immer die Rechnungskorrektur gemeint (Korrektur einer bereits gestellten Rechnung), nicht eine Gutschrift als Zahlungsart.

Voraussetzungen

Eine Rechnungskorrektur entsteht nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:

Die automatische Rechnungserstellung ist aktiv. Sie schalten sie in den Einstellungen unter „Rechnungsnummern" ein. Ist sie aus, wird bei einer Erstattung keine Korrektur erzeugt.
Zur ursprünglichen Bestellung existiert bereits eine Kundenrechnung. Ohne Original-Rechnung gibt es nichts zu korrigieren.

Ist die Rechnungserstellung ausgeschaltet, wird das Geld trotzdem korrekt über Stripe zurückerstattet — es entsteht nur kein Korrektur-Dokument.

Wann entsteht eine Rechnungskorrektur?

Sobald eine Erstattung bei Stripe erfolgreich verarbeitet wurde, erstellt das System automatisch eine Rechnungskorrektur. Sie müssen dafür nichts weiter tun.

Wichtig zum Zeitpunkt:

Bei Kartenzahlungen bestätigt Stripe die Erstattung sofort. Die Korrektur entsteht direkt im Anschluss.
Die Korrektur wird am Tag der Erstattung datiert, nicht am Tag des ursprünglichen Kaufs.
Das Leistungsdatum der Korrektur bleibt das Leistungsdatum der Original-Rechnung. So bleibt der steuerliche Bezug zum ursprünglichen Verkauf erhalten.

Wie die Korrektur nummeriert wird

Jede Rechnungskorrektur erhält eine eigene, fortlaufende Nummer. Sie leitet sich aus der Original-Rechnungsnummer ab:

Die ersten beiden Zeichen (das Präfix) werden durch das Rechnungskorrektur-Präfix ersetzt.
An das Ende wird ein Zähler angehängt, beginnend bei -1.

Beispiel: Die Original-Rechnung heißt RE-2026-02-001. Das Rechnungskorrektur-Präfix ist auf GS gestellt. Die erste Korrektur zu dieser Bestellung erhält dann die Nummer:

GS-2026-02-001-1

Erstatten Sie später einen weiteren Gutschein derselben Bestellung, entsteht GS-2026-02-001-2, danach -3 und so weiter. Der Zähler wird pro Bestellung geführt.

Das Rechnungskorrektur-Präfix einstellen

Öffnen Sie Gutschein-Shop → Einstellungen.
Öffnen Sie den Bereich zu den Rechnungsnummern.
Ändern Sie unter „Weitere Präfixe" das Feld Rechnungskorrektur-Präfix.

Das Feld erlaubt genau zwei Zeichen (Buchstaben oder Zahlen, keine Sonderzeichen). Die Voreinstellung ist GS. Wählen Sie ein Präfix, das sich klar von Ihrem normalen Rechnungspräfix unterscheidet, damit Korrekturen in Ihrer Buchhaltung sofort erkennbar sind.

Tipp: Details zum Aufbau der normalen Rechnungsnummern finden Sie unter Rechnungsnummern.

Wie die Umsatzsteuer in der Korrektur behandelt wird

Wie die Erstattung steuerlich dargestellt wird, hängt von der Besteuerungsart des Gutscheins ab. Was diese Arten bedeuten, lesen Sie unter Besteuerungsarten.

Besteuerungsart	Darstellung in der Korrektur
Mehrzweckgutschein	Ohne Umsatzsteuer-Ausweis. Vermerk: „Mehrzweck-Gutschein gem. §3 Abs. 15 UStG". Die Umsatzsteuer entsteht erst bei Einlösung, deshalb ist der Verkauf selbst nicht steuerbar.
Einzweckgutschein	Mit Umsatzsteuer-Ausweis. Der Steuersatz entspricht dem Satz der Original-Rechnung (z. B. 19 %). Die beim Verkauf abgeführte Steuer wird so korrekt zurückgenommen.

Auf der Korrektur erscheint jeder erstattete Gutschein als eigene Position. Der Betrag wird mit der Menge -1 geführt, sodass die Korrektur den ursprünglichen Rechnungsbetrag mindert.

Hinweis: Erstatten Sie mehrere Gutscheine gleichzeitig, müssen diese dieselbe Besteuerungsart haben. Innerhalb einer Bestellung ist das immer der Fall, da alle Gutscheine einer Shop-Seite dieselbe Besteuerung nutzen.

Was auf der Korrektur steht

Jede Positionszeile nennt den betroffenen Gutschein und den erstatteten Betrag:

Bei einer vollständigen Erstattung: „Wertgutschein" mit dem Gutscheincode.
Bei einer Teilerstattung: „Teilerstattung Wertgutschein" mit dem Gutscheincode.
In der Beschreibung: der erstattete Betrag, der ursprüngliche Kaufpreis und der Nennwert. Beispiel: Erstattung 45,00 € (von 90,00 € Kaufpreis, Nennwert 100,00 €).

Der Kaufpreis und der Nennwert können abweichen, wenn der Gutschein mit Rabatt verkauft wurde. Erstattet wird immer höchstens der tatsächlich gezahlte Preis abzüglich bereits erstatteter Beträge — nie der höhere Nennwert.

Zusätzlich verweist die Korrektur auf die Original-Rechnung (Nummer und Datum) und nennt den bei der Stornierung eingegebenen Grund.

Wo Sie die Korrektur finden

In der Bestellung

Öffnen Sie Gutschein-Shop → Verkäufe → Bereich Bestellungen.
Öffnen Sie über das Dreipunkt-Menü (⋯) die Details der Bestellung.
Bei den erstatteten Gutscheinen erscheint jeweils die Erstattung mit einer Schaltfläche zum Herunterladen der Korrektur als PDF.

In der Monatsübersicht

Öffnen Sie in Verkäufe den Bereich Rechnungen.
Klappen Sie den betreffenden Monat auf.
Korrekturen erscheinen in der Liste der Kundenrechnungen, gekennzeichnet mit dem Zusatz (Korr.) und dem Erstattungsbetrag in einer Signalfarbe. Über das Download-Symbol laden Sie das PDF herunter.

Hinweis: Die Korrektur erscheint im Monat der Erstattung. Wurde ein Gutschein aus dem Februar erst im März erstattet, finden Sie die Korrektur im März — nicht im Februar der Original-Bestellung.

Die ZIP-Datei einer Monatsabrechnung enthält alle Kundenrechnungen und alle Korrekturen dieses Monats gebündelt.

Was der Kunde erhält

Nach einer erfolgreichen Erstattung erhält der Käufer automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. Darin stehen:

die betroffenen Gutscheine (Code maskiert),
der erstattete Gesamtbetrag,
der von Ihnen eingegebene Grund,
ein Link zum Herunterladen der Rechnungskorrektur (sofern eine erstellt wurde).

Die eigentliche Geldrückzahlung läuft über Stripe. Je nach Zahlungsmethode des Kunden dauert es in der Regel einige Werktage, bis der Betrag auf dessen Konto erscheint.

Auswirkung auf die Plattformgebühr

Die monatliche Plattformgebühr wird durch eine Erstattung nicht verändert. Sie wird beim Kauf pro Bestellung berechnet und bleibt bestehen, auch wenn Sie später ganz oder teilweise erstatten. Ihre monatliche Gebühren-Rechnung bleibt dadurch korrekt und ändert sich nicht rückwirkend.

Häufige Fragen

Ich habe erstattet, aber es gibt keine Korrektur — warum?

Am wahrscheinlichsten ist die automatische Rechnungserstellung ausgeschaltet, oder zur Bestellung existierte keine Original-Rechnung. Prüfen Sie die Einstellungen. Das Geld wurde in beiden Fällen trotzdem zurückerstattet.

Kann ich eine Rechnungskorrektur nachträglich ändern?

Nein. Eine Rechnungskorrektur ist ein abgeschlossenes Buchhaltungsdokument. Erstatten Sie weiteres Guthaben, entsteht eine zusätzliche Korrektur mit fortlaufender Nummer.

Warum steht der Korrekturbetrag als negativer Posten in der Rechnung?

Das ist gewollt. Die Menge -1 sorgt dafür, dass die Korrektur den ursprünglich fakturierten Betrag mindert. So gleichen sich Original-Rechnung und Korrektur in Ihrer Buchhaltung sauber aus.

Muss ich die Korrektur selbst an den Kunden schicken?

Nein. Der Kunde erhält in der Bestätigungs-E-Mail bereits einen Download-Link. Sie können das PDF bei Bedarf zusätzlich aus den Verkäufen herunterladen und weitergeben.