Kommunikation

Hier legen Sie fest, wie die automatischen E-Mails an Ihre Kunden aussehen und ob vor dem Termin Erinnerungen verschickt werden. Alle Einstellungen gelten pro Studio.

Voraussetzungen

Sie brauchen die Berechtigung Kalendereinstellungen verwalten. Als Inhaber oder Manager haben Sie diese automatisch. Mitarbeiter können sie in der Team-Verwaltung zusätzlich erhalten.
Der Kalender muss eingerichtet sein (siehe Kalender aktivieren).

Seite öffnen

Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender.
Öffnen Sie die Kalender-Einstellungen und wählen Sie Kundenbenachrichtigungen.

Wenn Sie mehrere Studios haben, stellen Sie die Kommunikation für jedes Studio getrennt ein.

Tipp: Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie unten auf Speichern klicken. Eine Leiste mit Speichern und Verwerfen erscheint automatisch, sobald Sie etwas geändert haben.

Hinweis: Solange der Kalender im Testmodus ist, sehen Sie oben einen Hinweis. Automatische Erinnerungen und Bewertungseinladungen werden im Testmodus nicht versendet. Buchungsbestätigungen kommen als Testmails (mit Kennzeichnung im Betreff). Sie können die Einstellungen aber jetzt schon vollständig vornehmen — sie werden aktiv, sobald der Kalender live ist.

Antwort-E-Mail

Ihre automatischen E-Mails (Terminbestätigung, Stornierung, Erinnerung) werden über eine System-Absenderadresse verschickt, auf die Kunden nicht direkt antworten können. Die Antwort-E-Mail legt fest, an welche Adresse eine Kundenantwort stattdessen zugestellt wird.

Antwortet ein Kunde zum Beispiel auf die Terminbestätigung, landet die Nachricht in dem Postfach, das Sie hier eintragen. An dieselbe Adresse werden auch Zustellfehler gemeldet — etwa wenn die E-Mail-Adresse eines Kunden nicht existiert.

Die Antwort-E-Mail ist ein Pflichtfeld. Ohne gültige Adresse lässt sich die Seite nicht speichern, und im Einrichtungs-Assistenten kommen Sie nicht zum nächsten Schritt.

Tipp: Tragen Sie eine Adresse ein, die regelmäßig gelesen wird — zum Beispiel eine gemeinsame Studio-Adresse wie info@mein-studio.de. So gehen Kundenrückfragen nicht verloren.

Kundenansprache

Wählen Sie, wie Kunden in den automatischen E-Mails angesprochen werden:

Auswahl	Wirkung	Beispiel
Formell (Sie)	Professionelle Ansprache mit „Sie"	„Guten Tag {Kundenname}, ..."
Informell (Du)	Persönliche Ansprache mit „Du"	„Hallo {Kundenname}, ..."

Standardmäßig ist die formelle Ansprache eingestellt. Die Wahl gilt für alle automatischen E-Mails an Ihre Kunden.

Mitarbeitername bei „Beliebig"-Buchungen

Wenn ein Kunde bei der Buchung keinen bestimmten Mitarbeiter auswählt, ordnet das System die Buchung automatisch einem freien Mitarbeiter zu. Mit dem Schalter Name zusätzlich anzeigen steuern Sie, ob Ihre Kunden diesen zugewiesenen Namen sehen.

Eingeschaltet (Standard) — Der Kunde sieht den Namen mit dem Zusatz „(Beliebig)", zum Beispiel „Anna (Beliebig)". Der Zusatz erscheint in der Buchungsbestätigung, in den E-Mails, im Termin-Link und in der Kalenderdatei.
Ausgeschaltet — Der Kunde sieht nur „Beliebig", ohne den Namen des Mitarbeiters.

Hinweis: Mitarbeiter, die in Ihren Einstellungen als versteckt markiert sind, erscheinen für Kunden immer als „Beliebig" — unabhängig von diesem Schalter.

Terminerinnerungen

Sie können bis zu zwei Erinnerungen einrichten, die Ihre Kunden vor dem Termin per E-Mail erhalten. Erinnerung 1 und Erinnerung 2 haben jeweils einen eigenen Schalter zum Ein- und Ausschalten.

Ist eine Erinnerung eingeschaltet, wählen Sie unter Versandzeit, wann sie verschickt wird. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Relativ zum Termin

Die Erinnerung wird eine feste Zeitspanne vor dem Termin verschickt. Bei „2 Stunden vorher" erhält ein Kunde mit einem Termin um 14:00 Uhr seine Erinnerung um 12:00 Uhr. Folgende Zeitspannen stehen zur Auswahl:

1 Stunde vorher
2 Stunden vorher
3 Stunden vorher
6 Stunden vorher
12 Stunden vorher
24 Stunden vorher
48 Stunden vorher
3 Tage vorher

Feste Uhrzeit am Vortag

Die Erinnerung wird am Tag vor dem Termin zu einer festen Uhrzeit verschickt — unabhängig davon, wann der Termin am nächsten Tag beginnt. Sie wählen die Uhrzeit selbst; voreingestellt ist 18:00 Uhr.

Diese Variante eignet sich, wenn alle Erinnerungen des Folgetages gebündelt zur gleichen Zeit rausgehen sollen, etwa am Abend zuvor.

Tipp: Kombinieren Sie beide Erinnerungen sinnvoll: zum Beispiel Erinnerung 1 als „Feste Uhrzeit am Vortag" um 18:00 Uhr und Erinnerung 2 als „2 Stunden vorher" am Termintag. So bekommt der Kunde einen Vorab-Hinweis und eine kurzfristige Erinnerung.

Was bei Änderungen am Termin passiert

Bei Absage — Geplante Erinnerungen werden automatisch storniert. Der Kunde erhält keine Erinnerung mehr für einen abgesagten Termin.
Bei Verschiebung — Die Erinnerungen passen sich automatisch an die neue Terminzeit an. Sie müssen nichts nachträglich einstellen.

Weitere Kommunikationseinstellungen

Nicht alle E-Mail-Themen liegen auf dieser Seite:

Bewertungseinladungen — Ob und wann Kunden nach dem Termin um eine Bewertung gebeten werden, stellen Sie separat unter Bewertungseinladungen in den Kalender-Einstellungen ein.
Buchungsbestätigung und Stornierung — Diese E-Mails werden automatisch versendet und lassen sich nicht abschalten. Die Kundenansprache und die Antwort-E-Mail von dieser Seite gelten auch dafür.