Services anlegen

Unter Services legen Sie fest, welche Behandlungen und Massagen Sie in Ihrem Studio anbieten. Jeder Service hat einen Namen und mindestens eine Dauer-Preis-Variante. Wenn Sie den Buchungskalender nutzen, können Ihre Kunden diese Services direkt online buchen.

Voraussetzungen

• Sie brauchen die Berechtigung Services bearbeiten. Inhaber und Manager haben sie automatisch. Anderen Teammitgliedern erteilen Sie sie über die Rollen und Berechtigungen.
• Ihr Studio muss bereits angelegt sein (siehe Studio anlegen).

Hinweis: Services können Sie auch ohne aktivierten Buchungskalender anlegen. Ohne Kalender sehen Sie nur Name, Dauern und Preise. Einstellungen wie Kalenderfarbe, Pufferzeiten und die Mitarbeiter-Zuweisung erscheinen erst, wenn der Buchungskalender aktiviert ist.

Neuen Service anlegen

Die Service-Verwaltung finden Sie im Dashboard unter Ihrem Studio im Bereich Services. Der Abschnitt trägt dort die Überschrift Angebotene Services. Ganz oben in der Liste steht die gestrichelte Karte Neuer Service. Ein Klick darauf klappt das Formular auf.

So legen Sie einen neuen Service an — zum Beispiel „Traditionelle Thai Massage" mit den Varianten 60 / 90 / 120 Minuten zu jeweils eigenem Preis:

1. Klicken Sie auf die gestrichelte Karte Neuer Service. Die Karte klappt auf und zeigt das Formular.
2. Ist Ihr Kalender aktiv, sehen Sie oben zwei Reiter: Basis und Mitarbeiter. Ohne Kalender gibt es nur die Basis-Felder.
3. Füllen Sie unter Basis den Service-Namen und optional eine Beschreibung aus. Tragen Sie bei der ersten Variante Dauer (Min) und Preis ein. Voreingestellt sind 60 Minuten und 50,00 €.
4. Über Weitere Variante fügen Sie weitere Dauer-Preis-Zeilen hinzu, zum Beispiel 90 und 120 Minuten mit dem jeweils passenden Preis.
5. Nur bei aktivem Kalender: Ergänzen Sie pro Variante bei Bedarf Puffer davor (Min) und Puffer danach (Min), wählen Sie eine Kalenderfarbe und legen Sie unter Weitere Einstellungen die gleichzeitigen Buchungen und die Anzeige auf der Buchungsseite fest.
6. Nur bei aktivem Kalender: Wechseln Sie in den Reiter Mitarbeiter und haken Sie die Teammitglieder an, die diesen Service ausführen dürfen.
7. Klicken Sie unten rechts auf Erstellen.

Nach dem Klick auf Erstellen erscheint der Service in der Liste. Er ist sofort aktiv und wird auf Ihrer Buchungsseite angezeigt, sofern der Kalender aktiviert ist und mindestens ein Mitarbeiter zugewiesen wurde.

Die folgenden Abschnitte erklären, was die einzelnen Felder bewirken.

Basis-Angaben

Name

Der Name ist ein Pflichtfeld (maximal 100 Zeichen), zum Beispiel „Klassische Thaimassage" oder „Rücken- und Nackenmassage". Er wird Ihren Kunden auf der Buchungsseite und im Kalender angezeigt. Ohne Namen lässt sich der Service nicht speichern.

Beschreibung

Die Beschreibung ist optional (maximal 2000 Zeichen). Sie hilft Kunden bei der Auswahl, wenn Sie mehrere ähnliche Services anbieten.

Dauer und Preise

Jeder Service braucht mindestens eine Dauer-Preis-Variante. Legen Sie mehrere an, wenn Sie dieselbe Behandlung in verschiedenen Längen anbieten.

• Dauer (Min) — die Behandlungsdauer in Minuten, zum Beispiel 60. Neue Varianten starten mit 60 Minuten als Vorschlag; das Eingabefeld springt in 5-Minuten-Schritten.
• Preis — der Preis pro Variante, zum Beispiel 50,00 €. Geben Sie den Betrag mit Komma ein, etwa 55,00.

Über Weitere Variante fügen Sie eine Zeile hinzu. Zum Entfernen klicken Sie auf das X rechts neben der Zeile. Die letzte verbleibende Variante lässt sich nicht entfernen, da jeder Service mindestens eine Dauer braucht.

Beispiel: Eine Thai-Massage in drei Varianten:

Dauer	Preis
30 Min	35,00 €
60 Min	55,00 €
90 Min	80,00 €

Hinweis: Zwei Varianten desselben Services dürfen nicht dieselbe Minutenzahl haben. Jede Dauer muss innerhalb eines Services eindeutig sein.

Pufferzeiten

Wenn der Buchungskalender aktiviert ist, erscheinen unter jeder Variante zwei zusätzliche Felder:

Feld	Bedeutung	Beispiel
Puffer davor (Min)	Zeit, die vor dem Termin freigehalten wird	5 Minuten zum Empfangen und Vorbereiten
Puffer danach (Min)	Zeit, die nach dem Termin freigehalten wird	10 Minuten zum Aufräumen

Der Kalender rechnet die Pufferzeit automatisch auf jeden Termin auf und blockiert den Zeitraum für andere Buchungen. Lassen Sie die Felder leer, gibt es keinen Puffer.

Weitere Einstellungen

Der Bereich mit den restlichen Einstellungen erscheint nur bei aktiviertem Buchungskalender.

Kalenderfarbe

Wählen Sie eine Farbe für den Service. Termine dieses Services werden im Kalender in dieser Farbe dargestellt. Das erhöht die Übersicht, wenn Sie mehrere Services anbieten. Neue Services erhalten automatisch eine zufällige Farbe, die Sie jederzeit ändern können.

Unter Weitere Einstellungen klappen Sie zwei zusätzliche Optionen auf:

Gleichzeitige Buchungen

Hier begrenzen Sie, wie oft dieser Service zur gleichen Zeit gebucht werden darf. Das ist nützlich, wenn Sie für einen Service nur begrenzt Platz haben — zum Beispiel zwei Massageräume, also maximal 2 gleichzeitige Buchungen. Erlaubt sind Werte von 1 bis 100.

Lassen Sie das Feld leer, gibt es keine Begrenzung („Unbegrenzt"). Der Kalender prüft dieses Limit automatisch bei jeder neuen Buchung.

Auf Buchungsseite anzeigen

Dieser Schalter steuert, ob Kunden den Service selbst online buchen können. Er ist standardmäßig eingeschaltet.

• Eingeschaltet — Der Service erscheint auf der öffentlichen Buchungsseite und Kunden können ihn buchen.
• Ausgeschaltet — Der Service ist auf der öffentlichen Buchungsseite ausgeblendet. Sie und Ihr Team können ihn aber weiterhin intern über das Termin-Fenster im Kalender buchen.

Ausgeblendete Services erkennen Sie in der Liste am durchgestrichenen Augen-Symbol neben dem Namen mit dem Hinweis „Auf Buchungsseite ausgeblendet".

Tipp: Nutzen Sie diese Einstellung für Behandlungen, die Sie nur auf Anfrage oder für Stammkunden anbieten, ohne sie ganz zu deaktivieren.

Mitarbeiter zuweisen

Im Tab Mitarbeiter legen Sie fest, welche Teammitglieder diesen Service anbieten. Nur zugewiesene Mitarbeiter erscheinen als Auswahl, wenn ein Kunde diesen Service online bucht. Der Tab erscheint nur bei aktiviertem Buchungskalender.

Setzen Sie den Haken bei jedem Mitarbeiter, der den Service anbieten soll. Mitarbeiter, die im Studio inaktiv sind, werden ausgegraut mit dem Zusatz „Inaktiv" angezeigt und lassen sich nicht auswählen.

Hinweis: Erscheint die Meldung „Keine Mitarbeiter verfügbar", müssen Sie zuerst Mitarbeiter anlegen und sie dem Studio zuweisen.

Dieselbe Zuordnung können Sie auch von der Mitarbeiter-Seite aus pflegen — siehe Services zuweisen.

Individuelle Preise und Pufferzeiten je Mitarbeiter

Für jeden angehakten Mitarbeiter können Sie abweichende Preise und Pufferzeiten festlegen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil rechts neben dem Namen, um die Details aufzuklappen.

Ein Strich („—") in einem Feld bedeutet: Es gilt der Standard-Wert des Services. Tragen Sie einen eigenen Wert ein, überschreibt er den Standard nur für diesen Mitarbeiter.

Tipp: Individuelle Preise sind sinnvoll, wenn erfahrenere Therapeuten einen höheren Preis berechnen.

Service bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf einen Service, um ihn aufzuklappen. Das Bearbeitungs-Formular öffnet sich direkt in der Karte mit denselben Feldern wie beim Anlegen. Ändern Sie die gewünschten Werte und klicken Sie auf Speichern.

Zum Verwerfen klicken Sie auf Abbrechen. Haben Sie etwas geändert, fragt ein Bestätigungsfenster nach: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Möchten Sie diese wirklich verwerfen?"

Wenn Sie eine Dauer entfernen

Entfernen oder ändern Sie eine Dauer, auf der bereits Termine liegen, erscheint vor dem Speichern ein Hinweisfenster mit den betroffenen Terminen. Bestehende Termine bleiben mit ihrer bisherigen Dauer erhalten. Neue Buchungen können die entfernte Dauer aber nicht mehr wählen. Bestätigen Sie die Änderung, um sie zu speichern.

Service aktivieren oder deaktivieren

Jeder Service hat im Kopf der Karte einen Schalter.

• Aktiv — Der Service kann gebucht werden (sofern „Auf Buchungsseite anzeigen" ebenfalls eingeschaltet ist und ein Mitarbeiter zugewiesen wurde).
• Inaktiv — Der Service ist nicht buchbar und auf der Buchungsseite ausgeblendet. Bestehende Termine bleiben erhalten.

Das Aktivieren geschieht sofort. Beim Deaktivieren erscheint ein Bestätigungsfenster: „Service deaktivieren? … Der Service wird nicht mehr auf der Buchungsseite angezeigt." Deaktivierte Services werden in der Liste leicht ausgegraut dargestellt und tragen die Kennzeichnung „Inaktiv".

Tipp: Nutzen Sie das Deaktivieren für saisonale Angebote. Statt den Service zu löschen, aktivieren Sie ihn bei Bedarf einfach wieder.

Service löschen

Klappen Sie den Service auf und klicken Sie unten links im Formular auf Löschen. Bestätigen Sie im Fenster „Service löschen?".

Wichtig: Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Bestehende Termine bleiben zwar im Kalender erhalten, der Service kann aber nicht mehr gebucht werden. Möchten Sie einen Service nur vorübergehend ausblenden, nutzen Sie stattdessen das Deaktivieren oder den Schalter „Auf Buchungsseite anzeigen".

Wenn Löschen oder Deaktivieren blockiert ist

Nutzt Ihr Studio die automatische Slot-Optimierung im Kalender und ist dieser Service dort als Haupt-Service hinterlegt, lässt er sich nicht direkt löschen oder deaktivieren. Es erscheint ein Fenster „Service kann nicht gelöscht werden" bzw. „… deaktiviert werden".

Sie haben dann drei Wege, die das Fenster anbietet:

• Anderen Studio-Hauptservice wählen — führt Sie zu den Buchungsregeln, wo Sie einen anderen Haupt-Service festlegen.
• Slot-Optimierung deaktivieren — schaltet die Optimierung in den Buchungsregeln ganz aus.
• Override anpassen — betrifft einzelne Mitarbeiter, für die dieser Service individuell als Haupt-Service gesetzt ist.

Nach der Anpassung können Sie den Service wie gewohnt löschen oder deaktivieren.

Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Services bestimmt, in welcher Reihenfolge sie auf der Buchungsseite erscheinen.

1. Greifen Sie einen Service am Zieh-Symbol (die sechs Punkte links).
2. Ziehen Sie ihn an die gewünschte Position.
3. Lassen Sie los. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert.

Hinweis: Auf Mobilgeräten müssen Sie das Zieh-Symbol kurz gedrückt halten, bevor sich der Service verschieben lässt. Ist eine Service-Karte gerade zum Bearbeiten aufgeklappt, lässt sie sich nicht verschieben.

Buchung durch Kunden

Wenn Sie den Buchungskalender aktiviert haben, erscheinen Ihre Services automatisch auf der Buchungsseite. Kunden wählen dort einen Service, eine Dauer-Variante sowie einen freien Mitarbeiter und Zeitpunkt.

Auf der öffentlichen Buchungsseite erscheint ein Service nur, wenn er

• aktiv ist,
• „Auf Buchungsseite anzeigen" eingeschaltet hat und
• mindestens einen zugewiesenen Mitarbeiter hat.

Pufferzeiten und das Limit gleichzeitiger Buchungen werden bei der Terminvergabe automatisch beachtet.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich einen Preis ändere? Die Änderung gilt für zukünftige Buchungen. Bereits bestehende Termine behalten den Preis, der zum Zeitpunkt der Buchung galt.

Kann ich einen Service für mehrere Studios nutzen? Nein. Jeder Service gehört zu genau einem Studio. Bieten Sie denselben Service in mehreren Studios an, legen Sie ihn in jedem Studio einzeln an.

Brauche ich den Buchungskalender, um Services anzulegen? Nein. Sie können Services auch ohne Kalender anlegen. Farbe, Pufferzeiten, gleichzeitige Buchungen und die Mitarbeiter-Zuweisung stehen aber erst mit aktiviertem Kalender zur Verfügung, und die Online-Buchung durch Kunden funktioniert nur mit Kalender.

Was ist der Unterschied zwischen „Deaktivieren" und „Auf Buchungsseite anzeigen"? Ein deaktivierter Service ist gar nicht buchbar — auch nicht intern. Ein Service mit ausgeschaltetem „Auf Buchungsseite anzeigen" bleibt aktiv und lässt sich weiterhin intern über das Termin-Fenster im Kalender buchen, ist für Kunden auf der öffentlichen Buchungsseite aber ausgeblendet.

Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen? Beim Deaktivieren bleibt der Service erhalten und lässt sich jederzeit wieder aktivieren. Beim Löschen wird er dauerhaft entfernt. Bestehende Termine bleiben in beiden Fällen im Kalender.