Einstellungen

Auf dieser Seite verwalten Sie die zentralen Einstellungen Ihres Gutschein-Shops: Shop-Status, Besteuerung, Stripe-Zahlungsanbindung, E-Mail-Adressen, den Einlöse-Hinweis und die Rechnungsnummern. Die meisten Einstellungen werden sofort gespeichert, sobald Sie eine Auswahl treffen. Nur die Rechnungsnummern speichern Sie über eine eigene Schaltfläche.

Voraussetzungen

Der Gutschein-Shop muss eingerichtet sein (siehe Einrichtung).
Nur Inhaber und Manager können diese Einstellungen bearbeiten. Andere Rollen erhalten keinen Zugriff.

Shop-Status

Der Shop-Status bestimmt, ob und wie Ihr Gutschein-Shop erreichbar ist. Sie wählen ihn oben rechts aus einer Auswahlliste. Die Änderung wird sofort gespeichert. Es gibt drei Zustände:

Status	Bedeutung
Aktiv	Der Shop ist online und akzeptiert echte Käufe. Zahlungen werden über Stripe abgewickelt und abgerechnet.
Testmodus	Der Shop ist öffentlich sichtbar, aber es sind keine echten Käufe möglich. Über der Seite erscheint ein oranger Hinweisbalken „Testmodus – keine echten Käufe". Testkäufe werden markiert und aus den Statistiken ausgeschlossen.
Deaktiviert	Der Shop ist nicht erreichbar. Besucher sehen eine Hinweisseite statt des Shops.

Der Ausgangszustand eines neuen Shops ist Deaktiviert.

Tipp: Nutzen Sie den Testmodus, um Ihren Shop in Ruhe auszuprobieren, bevor Sie ihn aktivieren. Im Testmodus sehen eingeloggte Studio-Mitarbeiter zusätzlich eine kleine Checkliste im Hinweisbalken, die anzeigt, welche Schritte für die Aktivierung noch fehlen.

Shop aktivieren

Der Eintrag Aktiv in der Auswahlliste ist erst wählbar, wenn Ihre Geschäftsdaten (Name, Adresse, E-Mail) vollständig hinterlegt sind. Solange das nicht der Fall ist, bleibt die Option ausgegraut.

Beim Umschalten auf Aktiv prüft das System zusätzlich zwei Dinge:

Stripe-Zahlungsanbindung muss eingerichtet sein (siehe Stripe-Verbindung).
USt-IdNr. oder Steuernummer muss hinterlegt sein.

Fehlt die Stripe-Anbindung, erscheint eine Fehlermeldung und der Status bleibt unverändert. Fehlt nur die Steuernummer, öffnet sich automatisch ein Bestätigungsfenster, in dem Sie die USt-IdNr. oder Steuernummer nachtragen. Nach dem Speichern wird der Shop direkt aktiviert (siehe USt-IdNr. und Steuernummer).

Besteuerungsart

Hier legen Sie fest, wie die Umsatzsteuer bei Gutscheinverkäufen behandelt wird. Sie wählen eine der drei Optionen an; die Auswahl wird sofort gespeichert. Der Standardwert ist Mehrzweck-Gutschein.

Besteuerungsart	Wirkung im Checkout	Für wen geeignet?
Kleinunternehmer (§19 UStG)	Keine Umsatzsteuer wird ausgewiesen.	Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind.
Einzweck-Gutschein	Die Umsatzsteuer wird bereits beim Verkauf ausgewiesen (Regelsteuersatz, standardmäßig 19 %).	Gutscheine für bestimmte Leistungen mit einem einheitlichen Steuersatz.
Mehrzweck-Gutschein (Standard)	Keine Umsatzsteuer im Checkout — sie wird erst bei der Einlösung fällig.	Die meisten Studios, deren Gutscheine für verschiedene Leistungen einlösbar sind.

Beim Einzweck-Gutschein wird der Regelsteuersatz aus der Plattform-Konfiguration verwendet (aktuell 19 %). Bei Kleinunternehmer und Mehrzweck-Gutschein wird im Checkout keine Umsatzsteuer angezeigt.

Hinweis: Die korrekte Besteuerungsart hängt von Ihrem Unternehmensstatus und den angebotenen Leistungen ab. Bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater. Ausführliche Erklärungen finden Sie unter Besteuerungsarten im Detail.

Stripe-Verbindung

Stripe ist der Zahlungsdienstleister, über den Ihre Kunden bezahlen. Ohne eingerichtete Stripe-Anbindung können Sie den Shop nicht auf Aktiv setzen.

Hinweis: Dieser Bereich erscheint erst, wenn Ihre Geschäftsdaten vollständig sind. Ist Ihr Studio noch nicht vollständig eingerichtet, wird der Abschnitt ausgeblendet.

Der aktuelle Verbindungsstatus wird als farbiger Hinweis dargestellt:

Anzeige	Bedeutung	Aktion
Zahlungen aktiviert (grün)	Stripe ist vollständig eingerichtet und funktionsbereit.	Über Bankdaten/Geschäftsdaten bearbeiten öffnen Sie die Verwaltung Ihres Stripe-Kontos.
Fast geschafft! (rot)	Das Stripe-Konto ist angelegt, aber es fehlen noch Angaben.	Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
Zahlungen einrichten (grau)	Stripe ist noch nicht verbunden.	Klicken Sie auf Jetzt einrichten.

Beim Einrichten oder Vervollständigen werden Sie zu Stripe weitergeleitet. Dort folgen Sie den Anweisungen (Geschäftsdaten, Bankkonto, Identitätsnachweis) und kehren anschließend zurück.

Antwort-E-Mail

An diese Adresse gehen Antworten und Zustellbenachrichtigungen Ihrer automatischen E-Mails. Sie hat zwei Aufgaben:

Antworten von Kunden: Antwortet ein Kunde auf eine automatische E-Mail (zum Beispiel eine Kaufbestätigung), landet die Antwort in diesem Postfach.
Zustellbenachrichtigungen: Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden (etwa bei einer ungültigen Empfängeradresse), erhalten Sie hier eine Meldung.

Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Speichern. Die meisten Kunden antworten nie — die Adresse ist vor allem ein Auffangnetz.

Hinweis: Es muss eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen werden. Eine leere Eingabe wird abgelehnt.

Benachrichtigungs-E-Mail (optional)

An diese Adresse werden Benachrichtigungen über neue Gutschein-Bestellungen gesendet. So erfahren Sie sofort, wenn ein Kunde einen Gutschein kauft.

Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Speichern. Lassen Sie das Feld leer, wird die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers verwendet.

Einlöse-Hinweis (optional)

Dieser kurze Hinweis wird angezeigt, wenn ein Gutschein geprüft beziehungsweise eingelöst wird. Damit können Sie zum Beispiel darauf hinweisen, dass ein Gutschein nur vor Ort gilt.

Geben Sie einen Text mit maximal 100 Zeichen ein (zum Beispiel „Nur vor Ort im Studio einlösen!").
Ein Zähler unter dem Feld zeigt die verbrauchten Zeichen an.
Klicken Sie auf Speichern.

Lassen Sie das Feld leer, wird beim Einlösen kein Hinweis angezeigt.

Rechnungsnummern

Hier konfigurieren Sie, ob und wie automatische Rechnungen bei Gutscheinkäufen erstellt werden, und in welchem Format die Rechnungsnummern aufgebaut sind. Anders als die übrigen Einstellungen speichern Sie diesen Bereich erst über die Schaltfläche Einstellungen speichern.

Automatische Rechnungserstellung

Mit dem Schalter Automatische Rechnungserstellung aktivieren legen Sie fest, ob Rechnungen automatisch erzeugt werden. Der Schalter ist bei neuen Shops standardmäßig eingeschaltet.

Eingeschaltet: Bei jedem erfolgreichen Gutscheinkauf wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Ausgeschaltet: Es werden keine automatischen Rechnungen erzeugt. Die Formatfelder werden ausgeblendet.

Hinweis: Für die automatische Rechnungserstellung ist eine USt-IdNr. oder Steuernummer erforderlich. Fehlt sie, öffnet sich beim Aktivieren ein Bestätigungsfenster zum Nachtragen (siehe USt-IdNr. und Steuernummer).

Rechnungsnummer-Format

Bei eingeschalteter Rechnungserstellung passen Sie das Nummernformat über folgende Felder an:

Feld	Beschreibung	Regeln	Standard
Rechnungs-Präfix	Kürzel am Anfang jeder Rechnungsnummer.	Genau 2 Zeichen, nur Buchstaben und Zahlen. Eingaben werden automatisch großgeschrieben.	RE
Zusatzfeld (optional)	Zusätzliches Kürzel, zum Beispiel für einen Standort.	Bis zu 5 Zeichen, nur Buchstaben und Zahlen. Automatisch großgeschrieben.	leer
Mindestlänge Nummer	Anzahl der Stellen der laufenden Nummer. Kürzere Nummern werden mit Nullen aufgefüllt.	1 bis 5 Stellen.	3
Trennzeichen (-) verwenden	Setzt Bindestriche zwischen die Bestandteile.	Ein oder aus.	Ein
Nummerierung	Jährlich (Neustart pro Jahr) oder monatlich (Neustart pro Monat).	Siehe Sperre unten.	Jährlich

Eine Vorschau zeigt live, wie eine Rechnungsnummer mit Ihren Einstellungen aussieht.

Beispiele:

Jährlich mit Standardwerten: RE-2026-001, RE-2026-002, …
Monatlich: RE-2026-02-001 (der Monat erscheint zusätzlich in der Nummer).
Mit Zusatzfeld SHOP1: RE-SHOP1-2026-001.
Ohne Trennzeichen: RE2026001.

Rechnungskorrektur-Präfix

Unter Weitere Präfixe legen Sie das Rechnungskorrektur-Präfix fest. Es wird für Korrekturrechnungen (Gutschriften bei Rückerstattungen) verwendet.

Genau 2 Zeichen, nur Buchstaben und Zahlen, automatisch großgeschrieben.
Standard: GS.

Mehr zu Korrekturrechnungen unter Gutschriften und Stornos.

Nummerierungsmodus (jährlich/monatlich) wird gesperrt

Die Entscheidung zwischen jährlicher und monatlicher Nummerierung ist besonders wichtig, weil sie die Struktur Ihrer Rechnungsnummern festlegt.

Jährlich: Die laufende Nummer beginnt jedes Jahr neu bei 1. Format: RE-2026-001.
Monatlich: Die laufende Nummer beginnt jeden Monat neu bei 1. Der Monat steht in der Nummer. Format: RE-2026-02-001.

Wichtig: Sobald die erste Rechnung erstellt wurde, kann der Nummerierungsmodus (jährlich/monatlich) nicht mehr geändert werden. Alle anderen Felder — Präfixe, Zusatzfeld, Mindestlänge, Trennzeichen — bleiben weiterhin jederzeit änderbar.

Solange noch keine Rechnung erstellt wurde, sehen Sie über den Feldern einen Warnhinweis, dass der Modus nach dem ersten Rechnungsversand gesperrt wird. Ist der Modus bereits gesperrt, erscheint stattdessen ein Schloss-Hinweis, und die beiden Auswahlkacheln sind ausgegraut.

Klicken Sie nach Ihren Änderungen auf Einstellungen speichern.

Mehr Details unter Rechnungsnummern konfigurieren.

USt-IdNr. und Steuernummer

Für die Shop-Aktivierung und die automatische Rechnungserstellung wird eine steuerliche Identifikation benötigt. Fehlt diese im entscheidenden Moment, öffnet sich automatisch ein Bestätigungsfenster mit zwei Feldern:

Feld	Format	Beispiel
USt-IdNr.	EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.	DE123456789
Steuernummer	Vom Finanzamt zugeteilte Nummer. Das Format variiert je nach Bundesland.	123/456/78901

Mindestens eines der beiden Felder muss ausgefüllt werden; Sie können auch beide angeben. Nach dem Speichern setzt das System die zuvor angestoßene Aktion automatisch fort — also entweder die Shop-Aktivierung oder das Einschalten der automatischen Rechnungserstellung.

Hinweis: Wenn Sie eine USt-IdNr. hinterlegen, muss diese gemäß § 5 DDG in Ihrem Impressum angegeben werden.

Übersicht: Was wird wann gespeichert?

Einstellung	Speicherung	Später änderbar?
Shop-Status	Sofort bei Auswahl	Jederzeit; „Aktiv" erfordert Geschäftsdaten, Stripe und Steuernummer
Besteuerungsart	Sofort bei Auswahl	Jederzeit
Stripe-Verbindung	Über Stripe verwaltet	Jederzeit
Antwort-E-Mail	Über Speichern	Jederzeit; Pflichtangabe (gültige E-Mail)
Benachrichtigungs-E-Mail	Über Speichern	Jederzeit; optional
Einlöse-Hinweis	Über Speichern	Jederzeit; optional, max. 100 Zeichen
Rechnungs-Präfixe, Zusatzfeld, Mindestlänge, Trennzeichen	Über Einstellungen speichern	Jederzeit, auch nach der ersten Rechnung
Nummerierungsmodus (jährlich/monatlich)	Über Einstellungen speichern	Nur bis zur ersten Rechnung, danach gesperrt
USt-IdNr. / Steuernummer	Über das Bestätigungsfenster	Jederzeit ergänzbar