Kunden

Die Kundenverwaltung sammelt alle Personen, die je einen Termin in Ihrem Studio gebucht haben. Sie sehen dort Kontaktdaten, Buchungshistorie und Aktivitäten, können Kunden sperren und Kundendaten auf Wunsch löschen.

Kunden werden automatisch angelegt — bei der ersten Buchung. Sie müssen niemanden von Hand erfassen. Diese Seite dient der Pflege und Übersicht des bestehenden Bestands.

Voraussetzungen

• Der Kalender ist aktiviert (siehe Kalender aktivieren). Ohne aktiven Kalender ist die Kundenseite nicht erreichbar.
• Sie sind als Inhaber oder Manager angemeldet. Für einfache Mitarbeiter ist die Seite gesperrt.

Sie öffnen die Seite im Kalender-Menü über Kunden. Sie erreichen dieselbe Ansicht auch aus dem Dashboard.

Wie Kunden entstehen

Jede Buchung — ob über Ihre Buchungsseite, das eingebettete Formular oder von Ihnen selbst im Kalender — legt bei Bedarf einen Kunden an. Bei einer erneuten Buchung wird der bestehende Kunde wiedererkannt.

Die E-Mail-Adresse ist dabei die eindeutige Kennung: Pro Organisation kann jede Adresse nur einem Kunden gehören. Bucht dieselbe E-Mail erneut, landet der Termin beim selben Kunden.

Die Telefonnummer ist bewusst nicht eindeutig. Familienmitglieder oder Paare teilen sich oft eine Nummer, daher können mehrere Kunden dieselbe Telefonnummer haben.

Hinweis: Bucht ein Kunde einmal als „Anna Meier" und später als „Anna M.", speichert das System die zweite Schreibweise als Alias (Zweitname). Sie sehen beide Namen am Kunden, ohne dass ein Doppel-Eintrag entsteht.

Die Übersicht

Oben stehen drei Kennzahlen für Ihre gesamte Organisation:

Kennzahl	Bedeutung
Gesamt	Alle aktiven Kunden (ohne gelöschte oder anonymisierte).
Mit Buchungen	Kunden mit mindestens einer gezählten Buchung.
Blockiert	Gesperrte Kunden, die aktuell nicht buchen dürfen.

Darunter liegt die Kundenliste. Jede Karte zeigt Name, E-Mail, Telefonnummer, die Zahl der Buchungen und das Datum der letzten Buchung.

Sind bei einem Kunden Absagen oder No-Shows verzeichnet, erscheint eine kleine Zusatzzeile, zum Beispiel „2 Kunden-Stornos · 1 No-Show". Stehen zukünftige Termine an, sehen Sie außerdem einen Hinweis wie „1 aktiver Termin".

Suchen, sortieren und filtern

• Suche: Das Suchfeld findet Kunden nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Alias. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Sortierung: Wahlweise nach Name (Standard) oder Zuletzt angelegt.
• Status: Der Statusfilter zeigt entweder Alle Status, nur Aktive oder nur Blockierte Kunden. Die Zahlen in Klammern verraten, wie viele Kunden je Status vorhanden sind.

Die Liste lädt beim Herunterscrollen automatisch weitere Kunden nach. Am Fuß der Liste steht, wie viele Kunden bereits geladen sind.

Kunden exportieren

Als Inhaber finden Sie in der Filterzeile eine Export-Schaltfläche. Sie erzeugt eine CSV-Datei (für Excel und ähnliche Programme) mit Name, Kontaktdaten, Buchungszahl, letzter Buchung, Sperrstatus, Aliassen und internen Notizen. Aktive Such- und Statusfilter werden in den Export übernommen.

Hinweis: Der Export steht nur dem Inhaber zur Verfügung, nicht Managern.

Das Kundenprofil

Ein Klick auf Details öffnet das Kundenprofil mit drei Reitern.

Reiter „Übersicht"

Hier pflegen Sie die Stammdaten. Alle Felder lassen sich direkt anklicken und bearbeiten:

• Name: Je nach Einstellung Ihres Buchungsformulars als ein Feld oder getrennt in Vor- und Nachname (siehe Buchungsfelder).
• E-Mail und Telefonnummer: Änderungen werden sofort gespeichert. Versuchen Sie, eine E-Mail-Adresse zu setzen, die bereits ein anderer Kunde nutzt, weist das System die Änderung ab und nennt den bestehenden Kunden.
• Notizen (intern): Ein freies Feld für Vermerke. Diese Notizen sieht ausschließlich Ihr Team, nie der Kunde.
• Auch bekannt als: Hier stehen die gesammelten Aliasse. Über das kleine Kreuz entfernen Sie einen Alias. Bucht der Kunde erneut mit diesem Namen, wird der Alias automatisch neu angelegt.

Weiter unten finden Sie den Blockierungsstatus (siehe unten) und einen Block mit Statistiken: Buchungen, letzte Buchung, Anlagedatum und letzte Bearbeitung.

Ganz unten steht der Bereich DSGVO / Datenschutz mit der Schaltfläche zum Löschen der Kundendaten (siehe Kundendaten löschen).

Reiter „Buchungshistorie"

Zeigt die Termine des Kunden mit Datum, Uhrzeit, Leistung, Mitarbeiter, Studio und Status (aktiv, abgeschlossen, storniert oder wartend). Bei Doppelbuchungen erkennen Sie eine Partnerbuchung samt Name der zweiten Person.

Reiter „Aktivitäten"

Ein Protokoll aller Änderungen am Kunden — geänderte Kontaktdaten, Sperren, hinterlegte Notizen. Verzeichnet der Kunde No-Shows oder kurzfristige Absagen, erscheint oben eine Ampel-Übersicht der aktiven Verstöße samt Grenzwert. Nähert sich ein Wert dem Grenzwert, warnt das System („Grenzwert erreicht").

Über Kontaktnotiz halten Sie hier zusätzlich fest, dass Sie den Kunden angerufen oder ihm geschrieben haben.

Kunden sperren

Über Kunde blockieren verhindern Sie, dass eine Person weiter bucht. Sie können einen Grund angeben (etwa „Mehrfach nicht erschienen"); das ist optional und nur für Ihr Team sichtbar.

Ein gesperrter Kunde wird an zwei Stellen aufgehalten:

• Öffentliche Buchung: Versucht der gesperrte Kunde selbst über Ihre Buchungsseite zu buchen, wird die Buchung abgelehnt.
• Buchung im Kalender: Legen Sie selbst einen Termin für einen gesperrten Kunden an, erscheint eine Warnung („Kunde ist auf der Blocklist"). Als Inhaber mit der entsprechenden Berechtigung können Sie die Warnung übergehen und den Termin trotzdem anlegen — das wird protokolliert.

Über Entsperren heben Sie die Sperre wieder auf; der Kunde kann danach wieder buchen.

Tipp: Sie müssen Kunden nicht von Hand sperren. Legen Sie in den Buchungsregeln Grenzwerte für No-Shows und kurzfristige Absagen fest, sperrt das System auffällige Kunden automatisch. Die Ampel im Reiter „Aktivitäten" zeigt, wie nah ein Kunde am Grenzwert steht.

Kundendaten löschen

Im Reiter „Übersicht" öffnet Kundendaten löschen ein Fenster mit zwei Löscharten. Beide sind unwiderruflich.

DSGVO-Löschung (Anonymisieren)

Entfernt die personenbezogenen Daten (Name, Kontakt, Notizen) unwiderruflich. Die Termine des Kunden bleiben erhalten, damit Ihre Statistiken und Auswertungen stimmig bleiben. Der Kunde erscheint danach anonymisiert.

Dies ist die richtige Wahl, wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt (Auskunfts- und Löschrecht nach DSGVO). Diese Option steht jeder berechtigten Person zur Verfügung.

Endgültig löschen

Entfernt den Kunden samt allen Terminen vollständig. Das System warnt ausdrücklich:

• Vergangene Termine des Kunden werden mitgelöscht.
• Statistiken werden dadurch verfälscht.
• Bewertungen verlieren ihren Termin-Bezug.
• No-Show- und Sperr-Nachweise gehen verloren — ein gesperrter Kunde könnte dadurch faktisch entsperrt werden.

Zur Sicherheit müssen Sie eine Bestätigungs-Auswahl setzen, bevor die Löschung möglich ist.

Warnung: „Endgültig löschen" verändert Ihre Zahlen. Für die Erfüllung eines DSGVO-Löschwunsches genügt die DSGVO-Löschung — sie erhält Ihre Statistik. Nutzen Sie das endgültige Löschen nur für Fehl- oder Testeinträge.

Das endgültige Löschen ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation dafür freigeschaltet ist und Sie die nötige Berechtigung haben (Inhaber oder ein Manager mit gesonderter Löschberechtigung). Fehlt die Freischaltung, bleibt nur die DSGVO-Löschung. Zur Freischaltung wenden Sie sich an den Support.

Kunden mit offenen Terminen

Hat der Kunde noch zukünftige, aktive Termine, listet das Löschfenster diese auf. Sie müssen die Löschung dann so bestätigen, dass die offenen Termine automatisch storniert werden. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, können Sie zusätzlich anhaken, dass der Kunde eine Stornierungsmail erhält.

Mehrere Kunden auf einmal löschen

Über Auswählen in der Filterzeile schalten Sie den Auswahlmodus ein und markieren mehrere Kunden per Häkchen. Anschließend können Sie die markierten Kunden gesammelt endgültig löschen (dieselbe Berechtigung wie bei der Einzel-Löschung nötig).

Hinweis: Kunden mit aktiven zukünftigen Terminen werden bei der Sammel-Löschung übersprungen und bleiben erhalten. Das System nennt Ihnen die Zahl der übersprungenen Kunden. Solche Kunden löschen Sie einzeln über das Kundenprofil, damit Sie die offenen Termine bewusst mitstornieren.